Cele i kluczowe rezultaty

Cele i kluczowe rezultaty (ang. Objectives and Key Results) – w skrócie OKR, to system wstępnego wyznaczania celów dla firm, zespołów i osób działających indywidualnie. Jest to metodologia zarządzania, która pomaga upewnić się, że całe przedsiębiorstwo skupia swoje wysiłki na tych samych istotnych tematach (J. Doerr 2018, s. 22). Metoda ta zapewnia wybór priorytetów, dogrywanie celów między zespołami oraz mierzenie postępu działań. Wspiera budowanie organizacji produktowej, współpracę oraz tworzenie wartości dla klienta (T. Bienias 2019, s. 1). Metoda OKR wykorzystywana jest między innymi przez firmy takie jak Google, eBay, Spotify, LinkedIn, Twitter. Metoda przeznaczona jest dla zarządzania przedsiębiorstwem oraz projektami.

Historia

Historia metody OKR sięga roku 1954, kiedy to Peter Drucker stworzył metodę MBO (Management by objectives), czyli zarządzanie przez cele. Metodą tą zainspirował się Andy Grove, który zarządzał firmą Intel w latach 70. Wprowadzenie metody OKR spowodowało pasmo bardzo dobrych wyników w firmie Intel. Wspomniany wcześniej Andy Grove został w 1997 roku ogłoszony człowiekiem roku magazynu Time za swoje osiągnięcia w firmie Intel. Metoda OKR zaczęła budzić większe zainteresowanie, gdy John Deorr w 1999 roku zaczął ją wykorzystywać w firmie Google (F. S. H. Mello 2016, s. 15-23).

Korzyści

Wprowadzenie metody OKR może przynieść korzyści takie jak:

• Komunikacja – wszyscy w firmie dowiadują się o celach organizacji,
• Jasne priorytety – metoda stworzona w taki sposób, że wymusza ich wybór,
• Motywacja – pracownicy zadają sobie sprawę z oczekiwań i czują się odpowiedzialni za wyniki,
• Wzrost wartości dla firmy i klienta,
• Dyscyplina – proces zapewniający stały przegląd efektów i działań (T. Bienias 2019, s. 1),
• Mierzalność – cele i kluczowe rezultaty określone przez firmę są mierzalne i można łatwo wyciągnąć wnioski odnośnie ewentualnej ich zmiany,
• Odpowiedzialność – wraz z regularnym przeglądem sprawiają, że pracownicy częściej rozmawiają o celach, podejmują analizę ich, a przez to bardziej świadome decyzję,
• Skupienie się bardziej na wynikach, a nie na zadaniach powoduje możliwość zastanowienia się czy konkretny cel ma sens dla przedsiębiorstwa,
• Zwiększenie produktywności,
• Ambitne ryzyko – cele i kluczowe rezultaty nie są narzędziem ani do premiowania, ani do wyciągania konsekwencji wobec pracownika,
• Kultura otwartości – przekłada się na większe zaangażowanie pracowników (P. R. Niven, B. Lamorte 2016, s. 20).

Oparty na rozmowie sposób stawiania celów oraz jasne priorytety zwiększają zaangażowanie pracowników. Jasna odpowiedzialność za działania i obszary, które wymusza proces również przynosi korzyści. Decydując się na wdrożenie Celów i kluczowych rezultatów warto ustalić wcześniej jakie problemy dane przedsiębiorstwo chce rozwiązać. Następnie po roku lub dwóch latach należy sprawdzić, czy organizacji udało się rozwiązać problem. Wersja minimalna metody polega na wdrożeniu Celów i kluczowych rezultatów ustalając i komunikując cele organizacji, a pełna wersja to dodatkowo cele poszczególnych zespołów.

Format zapisu

Zapis celu w metodzie OKR zawiera:

• Nazwę celu (Objective),
• Kluczowe rezultaty (Key Results), czyli miary osiągnięcia celu.

Cel opiera się na fundamencie jakim jest strategia firmy. Powinien być jakościowy (niewymierny), możliwy do osiągnięcia, znaczący, konkretny, mierzalny i ambitny. Jest to inspirujące hasło opisujące stan, który organizacja zamierza osiągnąć. Musi to być szczególna wartość dla firmy oraz konkretne wyzwanie, które łatwo zapada w pamięci odbiorcy. Cel powinien dotyczyć jednej rzeczy. Zadaniem firmy jest wypisanie jak najwięcej celów jakie chce osiągnąć w danym okresie, a następnie wybór tych najważniejszych, na których należy się skupić. Metoda OKR nie dotyczy tylko i wyłącznie celów, to również jest zbiór praktyk, które zwiększają skuteczność realizacji oraz proces ustalania priorytetów.

Kluczowe rezultaty to kilka punktów, których weryfikacja pokaże, w jakim stopniu udało się osiągnąć cel. Skuteczne Kluczowe rezultaty są konkretne oraz maja ustalone ramy czasowe. Kluczowa jest mierzalność oraz weryfikacja wykonania Kluczowych rezultatów. Powinny być wymierne, obiektywne oraz niezależne od oceny menedżerów. Należy je dobrać w taki sposób, żeby dało się przeprowadzić pomiar na koniec okresu OKR (T. Bienias 2019, s. 2).

Przykład Celów i kluczowych rezultatów dla firmy Blogger
Cel 1: Poprawienie reputacji firmy Blogger.
Kluczowe rezultaty:

• Przywrócić pozycję lidera dla platformy Blogger, przemawiając na co najmniej 3 wydarzeniach branżowych,
• Koordynacja działań PR platformy Blogger związanych z 10. rocznicą firmy,
• Skontaktowanie się osobiście z użytkownikami platformy Blogger.

Cel 2: Zwiększenie zysków o 10% w 2019 roku.
Kluczowe rezultaty:

• Uruchomienie kampanii sezonowej, korzystając z marketingu polecającego (promocje letnie, walentynki) i trzykrotnie zwiększyć przychody w porównaniu z poprzednim rokiem,
• Dodać zniżki dla dostawców, aby zaoszczędzić 15% na zakupach,
• Zatrudnić innych opłacalnych pośredników, aby obniżyć koszty o 20%.

Proces ustalania

Metoda cele i kluczowe rezultaty opisuje również proces ustalania oraz weryfikacji celów. Cele stawiane są przede wszystkim w organizacjach i zespołach projektowych. Metoda OKR to przede wszystkim narzędzie dostosowawcze. Ale dostosowanie może nastąpić tylko wtedy, gdy zespoły ustrukturyzowały komunikację między sobą, aby ustalić priorytety i rozwiązać współzależności (F. Castro, s. 33). Długość okresów obowiązywania Celów i kluczowych rezultatów należy dostosować do tempa realizacji oraz zmian priorytetów w przedsiębiorstwie. Istotne jest przy tym utrzymanie stałego rytmu dla wszystkich zespołów.

Kroki ustalania celów OKR:

1. Misja i wizja organizacji są znane,
2. Ustalenie celów strategicznych w formacie OKR na dłuższy okres, zazwyczaj rok
3. Ogłoszenie Celów i kluczowych rezultatów organizacji
4. Ustalenie w poszczególnych zespołach celów krótkookresowych, np. kwartał
5. Rozliczenie poprzedniego okresu
6. Wyciągnięcie wniosków

Praca zespołów powinna odbywać się w krótkich cyklach, zazwyczaj kwartalnych. Cele organizacji mogą obowiązywać długookresowo. Na przykład cele przedsiębiorstwa mogą być aktualizowane co pół roku, a cele działów co kwartał. Proces związany z uzgodnieniami i rozliczeniem angażować będzie całą organizację, a przede wszystkim kierownictwo średniego i wyższego szczebla. Należy podejść do procesu w sposób zdyscyplinowany. Pozwala to na systematyczną weryfikację priorytetów i działań (T. Bienias 2019, s. 3).

Podejście do pracy w metodzie OKR

OKR to bardzo ogólne narzędzie, z którego może korzystać każdy w organizacji. Jednak podobnie jak w przypadku każdego narzędzia, istnieją rozważania dotyczące najlepszych sposób zastosowania. Metoda ta odniosła znaczny sukces szczególnie w organizacjach zajmujących się produktami technologicznymi (C. Wodtke 2016, s. 117). Cele i kluczowe rezultaty mogą wspierać budowę innowacyjnej kultury organizacyjnej opartej o współpracę i zaufanie. Kluczowym czynnikiem w tym obszarze jest wiedza o Zarządzaniu przez cele (MBO). Ważnym elementem jest oddanie zespołom władzy nad ich celami, a w dodatku wprowadzenie również tzw. Stretch Golas, czyli cele tak trudne i wymagające, że zespół musi przemyśleć sposób pracy oraz zadawać trudne pytania i prowadzić rozmowy, które w innych przypadkach mógłby uniknąć (F. Castro, s. 29).

Cele w metodzie OKR, podobnie jak w przypadku MBO powinny ściśle dotyczyć zmian. Polega to nie na opisywaniu wszystkiego czym zajmuje się firma lub zespół, ale wyłącznie skupienie się na priorytetach, czyli najważniejszych zmianach, nad którymi pracuje zespół.

Cele zespołu powinny być tworzone przez cały zespół. Nie powinien robić tego tylko lider, a zaangażowanie w ustalenie celów zwiększa motywację ludzi. Część celów zespołów powinno wynikać z celów organizacji. Jest to wyzwanie dla kierownictwa, które powinno przyjąć postawę, w której zadaje się pytania, dlaczego dany zespół ustalił określone cele, a nie mówi się co dany zespół ma osiągnąć.

Ważnym elementem metody OKR jest stawianie ambitnych celów. Metoda bowiem zakłada, że zespoły stosujące ją stawiają bardzo ambitne cele, nawet na granicy możliwości. Sięgają po rzeczy wydające się niemal nieosiągalne, aby wyjść poza optymalizację oraz zmienić dotychczasowe sposoby działania. Aby możliwe było takie zastosowanie należy wykluczyć karę, zwłaszcza finansową za porażkę, ale również, kiedy zespół osiągnie cel nie powinien otrzymać premii. Taki sposób zachęci zespół do podejmowania ryzyka.

Istotnym elementem jest także mierzenie wartości i postępu. Tworząc prawidłowo kluczowe rezultaty zespół jest w stanie poznać efekty podejmowanych działań. I tym sposobem wie, gdzie zaszła zmiana. Skupienie się tylko i wyłącznie na wyniku rozliczenia celu nie jest tak ważne jak rozmowa (o elementach, które zadziałały, o tym co jest najważniejsze oraz jakimi działaniami można to osiągnąć), którą metoda wymusza.

Bibliografia

• Bienias T. (2019), OKRy – ABC metody, s. 1.
• Castro F., The Beginner’s Guide To OKR, https://felipecastro.com/resource/The-Beginners-Guide-to-OKR.pdf, s. 33.
• Doerr J. (2018), Measure What Matters. How Google, Bono, and the Gates Foundation Rock the World with OKRs, Portfolio/Penguin, New York, s. 22.
• Mello F. S. H. (2016), OKRs, From Mission to Metrics. How Objectives and Key Results Can Help Your Company Achieve Great Things, https://qulture.rocks/wp-content/uploads/2019/06/the-ultimate-guide-to-okrs.pdf, Qulture, s. 15-13.
• Niven P. R., Lamorte B. (2016), Objectives and Key Results: Driving Focus, Alignment, and Engagement with OKRs, Wiley, s. 20.
• The OKR Guide: From Strategy to Execution, https://www.academia.edu/39028538/THE_OKR_GUIDE_FROM_STRATEGY_TO_EXECUTION (dostęp 18.04.2021)
• Wodtke C. (2016), Radical Focus: Achieving Your Most Important Goals with Objectives and Key Results, Cucina Media LLC, s. 117.

Autor: Bartłomiej Pająk