Tekst źródłowy strony Dokumentacja systemu zarządzania jakością

==TL;DR==
Artykuł omawia znaczenie dokumentacji w systemie zarządzania jakością. Dokumentacja pozwala na kontrolę i monitorowanie działań, ujednolica sposoby działania w organizacji oraz zwiększa skuteczność szkoleń pracowników. Stosowanie dokumentacji przynosi korzyści poprzez ujednolicenie metod działania, uporządkowanie podziału zadań i kontrolę procesów. Opracowanie dokumentacji ma także na celu zwiększenie skuteczności szkoleń pracowników. W ramach dokumentacji wymieniane są polityka jakości, księga jakości, procedury, instrukcje oraz zapisy.

==Wymagania==
[[Dokumentacja]] w systemie zarządzania jakością stanowi narzędzie pozwalające na kontrolę jego działania ([[Projektowanie]]... 1997, s. 214 i nast.). Do podstawowych zadań dokumentacji zaliczyć należy: możliwość udowodnienia zgodności z wymaganiami odpowiednich norm, umożliwienie prowadzenia audytów, monitorowania oraz kontroli, ujednolicenie sposobów działania w ramach organizacji, zwiększenie skuteczności szkoleń [[pracownik]]ów.

[[Interpretacja ISO 9001:2000|Norma ISO 9001:2000]] nakazuje opracowywanie pisemnych procedur działania. Nakaz ten jest przedstawiany bezpośrednio lub pośrednio. W pierwszym przypadku, w treści [[normy]] znajduje się [[zapis]] o obowiązku posiadania i stosowania przez organizację określonego dokumentu. W normie [[ISO 9001]] wymaganych w ten sposób jest sześć procedur dotyczących:
* [[nadzór nad dokumentami|nadzoru nad obiegiem dokumentów]],
* nadzoru nad zapisami,
* nadzoru nad wyrobem niezgodnym,
* audytów wewnętrznych,
* działań korygujących oraz zapobiegawczych,
a także [[polityka jakości]] i [[księga jakości]]. Liczba wymaganych bezpośrednio procedur została zmniejszona w stosunku do wydania [[interpretacja ISO 9001:1994|normy z 1994 roku]], gdzie obowiązywało dwanaście procedur, a zalecanych było dalszych pięć. [[Tendencja]] ta ma związek z próbami wdrażania [[system]]ów zarządzania jakością w innych niż dotychczasowe obszarach i będzie się ona utrwalać.
Normy wymagają także opracowywania dokumentów w sposób pośredni. Zawierają bowiem nakaz opracowywania pisemnych [[procedury i instrukcje|procedur i instrukcji]] we wszystkich obszarach działania systemu zarządzania jakością, w których brak takiego dokumentu stanowiłby [[zagrożenie]] dla osiągnięcia zamierzonego poziomu jakości. W zależności od kwalifikacji, doświadczenia i wykształcenia pracowników, [[kultura organizacyjna|kultury organizacyjnej]] oraz skomplikowania [[proces]]ów organizacje podejmują decyzję o liczbie przygotowywanych dokumentów. Bardzo podobne przedsiębiorstwa o zbliżonych zadaniach i rozmiarach (np. urzędy gminne) mogą zbudować odmienny zestaw dokumentów systemowych. Liberalizacja podejścia twórców norm do dokumentacji powoduje, że coraz większy nacisk kładzie się na pośrednie wymaganie opracowywania dokumentów (S. Wawak 2002, s. 94).

<google>n</google>

==Korzyści==
Stosowanie dokumentacji systemu zarządzania jakością przynosi organizacji korzyści przede wszystkim z tytułu ujednolicenia metod działania pracowników w poszczególnych procesach. W dużych przedsiębiorstwach, a także w małych posiadających skomplikowane procesy, niejednokrotnie zadania wykonywane są przez pracowników niekompletnie lub bez względu na kolejność. Jest to spowodowane brakami w wyszkoleniu, nieprzywiązywaniem wagi do niektórych zadań lub uciążliwością ich realizacji, niejasnym podziałem obowiązków, zaszłościami organizacyjnymi lub personalnymi. Taki stan wprowadza do organizacji pewną dozę chaosu, co grozi między innymi niedotrzymywaniem terminów, brakami w zaopatrzeniu, obniżeniem płynności finansowej, niewykorzystaniem mocy produkcyjnych, zerwaniem [[kontrakt]]ów, czy karami umownymi. Stan taki przez spowolnienie przepływu informacji ma tendencję do pogłębiania się.

Opracowanie dokumentacji na właściwym dla pracowników poziomie szczegółowości umożliwia uporządkowanie podziału zadań oraz ustalenie ich właściwej kolejności, określenie zakresu prac dla każdego zatrudnionego, a dalej kontrolę działania procesów i ich optymalizację.

Ostatnim z wymienionych [[cel]]ów opracowywania dokumentacji jest zwiększenie skuteczności [[szkolenie pracowników|szkolenia pracowników]]. Stosowane wciąż w wielu organizacjach ogólne szkolenia dotyczące wprowadzanych zmian odznaczają się niską skutecznością ze względu na niewłaściwy sposób przekazu (zazwyczaj odczytanie przepisów), brak zainteresowania słuchaczy oraz przekonanie, że najlepiej jest uczyć się w praktyce. Podejście takie skutkuje dużą liczbą błędów powodowanych przez pracowników w pierwszych dniach po zmianie (Zbuduj... 2002, s. 38). [[Zasada]] udostępnienia dokumentacji wszystkim pracownikom potencjalnie nią zainteresowanym oraz stałe zwracanie uwagi na [[samodoskonalenie]] powodują, że pracownicy szybciej poznają swoje nowe zadania, a w razie wątpliwości zasięgają opinii przełożonych lub autorów dokumentów. Dzięki temu liczba błędów w pracy zmniejsza się.

==Dokumenty==
* [[Polityka jakości]]
* [[Księga jakości]]
* [[Procedury i instrukcje]]

Do dokumentacji zaliczyć należy także [[zapisy]].

{{infobox5|list1={{i5link|a=[[System jakości w gminie - założenia]]}} &mdash; {{i5link|a=[[Nadzór nad dokumentami]]}} &mdash; {{i5link|a=[[Zasady zarządzania jakością]]}} &mdash; {{i5link|a=[[Audyt jakości]]}} &mdash; {{i5link|a=[[Przygotowanie projektu wdrożenia ISO 9001]]}} &mdash; {{i5link|a=[[Kultura organizacyjna w kontekście zarządzania jakością]]}} &mdash; {{i5link|a=[[Wdrażanie systemu zarządzania jakością]]}} &mdash; {{i5link|a=[[Nowelizacja norm ISO 9000]]}} &mdash; {{i5link|a=[[Wdrażanie ISO 9001 - wybrane problemy]]}} }}

==Bibliografia==
<noautolinks>
* Kowalczyk J. (red.) (2002), ''Zbuduj swój system zarządzania jakością'', Ministerstwo Gospodarki, Warszawa
* Skalik J. (red.) (1997), ''Projektowanie systemów zarządzania'', Wydawnictwo AE we Wrocławiu, Wrocław
* Wawak S. (2004), ''Zarządzanie jakością - teoria i praktyka'', Onepress, Gliwice
* Wawak S. (2007), ''Analiza i doskonalenie systemów zarządzania jakością w urzędach gminnych'', praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków
</noautolinks>

{{aa|Sławomir Wawak}}
[[Kategoria:Normalizacja]]

{{#metamaster:description|Dokumentacja zarządzania jakością - kluczowe elementy, tworzenie i aktualizacja dokumentów. Utrzymuj wysoki standard jakości produktów i usług.}}