Tekst źródłowy strony Proces oceny dostawców

{{infobox4
|list1=
<ul>
<li>[[Proces administrowania systemami informatycznymi]]</li>
<li>[[Proces zaopatrzenia]]</li>
<li>[[Proces transportu]]</li>
<li>[[Proces przegląd zarządzania]]</li>
<li>[[Proces obsługi klienta]]</li>
<li>[[Proces obsługi klienta - akwizycja]]</li>
<li>[[Proces badania satysfakcji pracowników i klientów]]</li>
<li>[[Proces opracowania i realizacji budżetu]]</li>
<li>[[Proces planowania produkcji]]</li>
</ul>
}}


{{proces}}
==TL;DR==
Artykuł opisuje proces oceny i kwalifikacji dostawców w firmie. Proces ten obejmuje rozpoznanie dostawcy, zebranie informacji o zapotrzebowaniu, uruchomienie dostawy, finalizację dostawy, dodawanie informacji o dostawach do danych dostawców, obliczanie wskaźników oceny dostawców, zastosowanie ważonej oceny oraz tworzenie rankingu dostawców. Proces ten wymaga udziału specjalisty ds. dostaw i pracownika działu dostaw, a wyjściami są ranking dostawców, informacje o dostawcach danego produktu oraz baza danych na temat dostawców.

== Cele procesu==
# Dokładne [[monitorowanie]] dostaw w celu wyciągania wniosków
# Zapisywanie danych o dostawach w celu późniejszej analizy
# Aktualna [[ocena]] i [[ranking]] [[Dostawca|dostawców]] współpracujących z [[firma|firmą]]

[[Cele]] polepszenia procesu:
# Zmniejszenie średniego opóźnienia dostaw do max. 2 dni
# Zmniejszenie średniego czasu trwania dostawy do max. 7 dni
# Wydłużenie średniego terminu płatności do min. 20 dni.

== Charakterystyka procesu==
[[Proces]] oceny i kwalifikacji dostawców charakteryzuje się dużą cyklicznością. Dla bieżącej oceny wymagane jest śledzenie każdej dostawy, tak, by po jej zamknięciu (realizacji) mogła ona uzupełnić [[dane]] na temat konkretnego dostawcy.
<google>ban728t</google>

Wyjścia procesu muszą być stale dostępne dla innych procesów zachodzących w firmie (np. zaopatrzenia) tak, by w razie zapotrzebowania na [[produkt]]y decydenci dysponowali pełną [[informacja|informacją]] na temat dostawców - kto, za ile, na kiedy może dany produkt dostarczyć.

== Zasoby (dane wejściowe)==
=== 1. Uczestnicy procesu ===
'''a) Specjalista ds. dostaw'''

wymagania: [[wykształcenie]] wyższe (ścisłe lub ekonomiczne), [[zdolność]] analitycznego myślenia, wysokie [[zdolności]] interpersonalne, biegła obsługa komputera - systemów tak Windows jak i Linux, ze szczególnym naciskiem na pakiety biurowe (odpowiednio Microsoft Office i Open Office), wskazana znajomość języka angielskiego i orientacja w [[branża|branży]] rowerowej,

'''b) [[Pracownik]] działu dostaw'''

wymagania: wykształcenie minimum średnie, mile widziany licencjat (kierunki ścisłe lub ekonomiczne), zdolność analitycznego myślenia, biegła obsługa komputera - systemów tak Windows jak i Linux, ze szczególnym naciskiem na pakiety biurowe (odpowiednio Microsoft Office i Open Office), wskazana orientacja w branży rowerowej,

===2. Zasoby materialne ===
* Komputery PC (Desktop/Laptop)
* Oprogramowanie (na [[potrzeby]] procesu wystarczy w pełni funkcjonalność rozwiązań [[Open Source]] - [[system]] operacyjny Linux + [[pakiet]] Open Office)
* Telefony - stacjonarne (w biurze) oraz komórkowe (w przypadku pracy poza biurem)

===3. Zasoby informacyjne===
* [[informacje]] z działu zamówień o potrzebnych produktach
* informacje z działu zamówień o złożonych zamówieniach
* informacje z działu zamówień o zamkniętych (zrealizowanych) zamówieniach
* tworzona w procesie [[baza danych]] na temat dostawców

===4. Narzędzia, metody i techniki ===
* Komputery klasy PC na których tworzona będzie baza informacji na temat dostaw
* Aktywne śledzenie dostaw (kontakt z dostawcami, rozwiązywanie problemów z dostawami)
* Rzetelne raportowanie przebiegu dostawy
* Okresowa [[analiza danych]] zrealizowanych dostaw i tworzenie w oparciu o nie rankingu dostawców

==Opis procesu==
===1. Rozpoznanie dostawcy ===
'''Specjalista ds. dostaw''', w przypadku zapotrzebowania na [[towar]] dostępny od dostawcy, z którego usług [[firma]] jeszcze nie korzystała, przeprowadza [[wywiad]] na temat dostawcy. Wywiad ten ma na celu wstępne zapoznanie się z dostawcą - jak długo działa na [[rynek|rynku]], w czym się specjalizuje, jak prawdopodobny jest pomyślny przebieg dostawy. Jest to [[zadanie]] najmniej ustrukturalizowane, ponieważ Specjalista ds. dostaw musi użyć wszelkich możliwych środków, by zebrać jak najwięcej informacji. Dużą rolę grają tutaj źródła nieoficjalne - opinia o dostawcy w branży, prywatne kontakty Specjalisty ds. dostaw, doświadczenia kontrahentów z danym dostawcą, opinie znajomych itp. Kolejnym źródłem mogą być informacje z czasopism branżowych, takich jak bikeBoard, [[Magazyn]] Rowerowy, BikeAction. Również opinie na forach internetowych o tematyce rowerowej mogą się okazać pomocne.

===2. Zebranie informacji o zapotrzebowaniu ===
'''Pracownik działu dostaw''' w momencie powstania zapotrzebowania na towar otrzymuje [[zamówienie]] wewnętrzne. Zawiera ono typ i ilość towaru, oraz pożądaną datę jego dostarczenia do firmy. Na podstawie tych danych, mając do dyspozycji ranking dostawców, Pracownik działu dostaw generuje informację zwrotną dla zaopatrzenia, doradzającą, któremu dostawcy powierzyć dostarczenie produktu.

===3. Zebranie informacji o uruchomieniu dostawy ===
'''Pracownik działu dostaw '''w momencie złożenia zamówienia przez Specjalistę ds. zaopatrzenia otrzymuje pełną informację o tym zamówieniu: rodzaj i ilość towaru, [[cena]], umówiony termin dostawy, dane dostawcy, [[termin płatności]]. Pracownik działu dostaw poprzez wykorzystanie odpowiedniego formularza wprowadza ją bazy ze statusem "w toku".

===4. Zebranie informacji o finalizacji dostawy ===
'''Pracownik działu dostaw '''zmienia status dostawy na "zamknięta" po jej zrealizowaniu. Jest ona wtedy podsumowywana w celu dalszej analizy. Przy zamykaniu dostawy zapisywane są informacje o&nbsp;opóźnieniu (wyprzedzeniu) w stosunku do umówionego terminu, ewentualnych problemach oraz o&nbsp;sposobach, w jaki zostały rozwiązane.

===5. Dodawanie informacji o dostawach do danych dostawców ===
'''Pracownik działu dostaw''' każdą "zamkniętą" dostawę dodaje do informacji o poprzednich usługach danego dostawcy. (Przenosi informacje z formularza "w toku" do formularza właściwego dla danego dostawcy).

===6. Obliczanie wskaźników oceny dostawców ===
'''Pracownik działu dostaw''' za pomocą posortowanych (wg dostawcy) informacji o zrealizowanych dostawach wylicza mierniki w programie Calc, za pomocą odpowiednich formuł. Przyjmują wartości na skali punktowej od 1 do 10. Mierniki oraz sposób ich obliczania obrazuje poniższa tabela:

{| border=1
| [[Miernik]]
| Sposób otrzymywania

|-
| Średnie opóźnienie dostawy
| Σ (Faktyczna data dostarczenia - Umówiona data dostarczenia) / ilość dostaw

|-
| Średni czas trwania dostawy
| Σ (Umówiona data dostarczenia - Data złożenia zamówienia) / ilość dostaw

|-
| Średni termin płatności
| Σ (Data płatności - Data złożenia zamówienia) / ilość dostaw

|}
Punktację dla mierników przedstawiają tabele:
* Średnie opóźnienie dostawy:

{| class="prettytable"
| [[Wartość]]
| Punkty

|-
| <nowiki><0</nowiki>
| 10

|-
| 0 - 1
| 9

|-
| 1 - 2
| 7

|-
| 2 - 3
| 5

|-
| 3 - 5
| 3

|-
| >5
| 1

|}
* Średni czas trwania dostawy:

{| border=1
| Wartość
| Punkty

|-
| 0 - 1
| 10

|-
| 1 - 2
| 9

|-
| 2 - 3
| 8

|-
| 3 - 4
| 7

|-
| 4 - 5
| 6

|-
| 5 - 7
| 5

|-
| 7 - 10
| 4

|-
| 10 - 14
| 2

|-
| >14
| 1

|}
* Średni termin płatności:

{| order=1
| Wartość
| Punkty

|-
| >60
| 10

|-
| 45 - 60
| 9

|-
| 30 - 45
| 8

|-
| 20 - 30
| 7

|-
| 15 - 20
| 6

|-
| 7 - 15
| 4

|-
| <nowiki><7</nowiki>
| 1

|}
===7. Zastosowanie ważonej oceny ===
'''Specjalista ds. dostaw''' jest odpowiedzialny za dalszą część analizy. [[Wskaźnik]]i obliczone w punkcie6. są przemnażane przez wagi i sumowane. [[Zarząd]] raz w miesiącu, w drodze zarządzenia ustala, jakie kryteria są brane pod uwagę i jakie są ich współczynniki wagowe (a tym samym pryzmat patrzenia na dostawców). Oprócz obliczonej ważonej oceny zawsze istnieje możliwość przeanalizowania wskaźników, z których się ona wzięła (by móc stwierdzić, że np. dany [[dostawca]] jest dobry pod względem terminowości, natomiast jego ceny są wygórowane). Współczynniki wagowe mogą przyjmować wartości od 0 do 1, przy czym Σ współczynników = 1.

===8. Tworzenie (aktualizacja) rankingu ===
'''Specjalista ds. dostaw''' za pomocą zabiegów z pkt.6. i7. tworzy i aktualizuje ranking dostawców - główne wyjście naszego procesu, dostępne dla reszty firmy w celu wyboru właściwych dostawców. Jak wynika z punktów6. i7. w rankingu ocena dostawcy przedstawia się w skali od 1 do 10. Wyróżniamy trzy grupy dostawców:
* ocena 7 - 10 - Rzetelny dostawca - należy skupić się na zacieśnianiu współpracy
* ocena 3,5 - 7 - Dostawca średnio wiarygodny - należy negocjować korzystniejsze warunki lub poszukać dostawcy alternatywnego dla danych produktów
* ocena niższa niż 3,5 - Dostawca niewiarygodny - należy jak najszybciej znaleźć inne źródło danych produktów, po czym przestać korzystać z usług dotychczasowego dostawcy.

== 7. Wyjścia (dane wyjściowe)==
* ranking dostawców (do wglądu dla zarządu)
* informacje na temat dostawców danego produktu (dla działu zaopatrzenia)
* baza danych na temat dostawców (do użytku wewnętrznego w procesie)

== 8. Odpowiedzialność i uprawnienia==

{| border=1
| <center>'''''Stanowisko'''''</center>
| <center>'''''Zadanie (numer)'''''</center>
| <center>'''''Uprawniony do'''''</center>
| <center>'''''Odpowiada za'''''</center>

|-
| Specjalista ds. dostaw
| 1
| - zbierania wszelkich dostępnych informacji na temat nowego dostawcy; pełna dowolność wyboru źródeł
| - wydanie trafnej opinii wstępnej na temat nowego dostawcy

|-
| 
| 4
| - kontaktu z dostawcami w przypadku wystąpienia problemów; reprezentowania firmy w sytuacjach spornych
| - szybkie, sprawne i efektowne rozwiązywanie ewentualnych problemów z dostawami

|-
| 
| 8
| - kształtowania ocen poszczególnych dostawców
| - zastosowanie wag dla wskaźników zgodnie z życzeniami kierownictwa

|-
| 
| 9
| - tworzenia głównego wyjścia informacyjnego procesu - rankingu dostawców
| - utrzymywanie aktualności rankingu; wydawanie oceny dostawcy w oparciu o ranking

|-
| Pracownik działu dostaw
| 2
| - wglądu w ranking w celu dobrania dostawcy
| - dobranie dostawcy najbardziej odpowiedniego dla potrzeb zaopatrzenia

|-
| 
| 3
| - wprowadzania informacji o dostawie do bazy
| - poprawne wprowadzenie wszystkich informacji na temat danej dostawy

|-
| 
| 5
| - zmiany statusu dostawy z "w toku" na "zamknięta"
| - poprawne uwzględnienie okoliczności zaistniałych przy realizacji dostawy

|-
| 
| 6
| - przeniesienia danych dostawy do danych odpowiedniego dostawcy
| - właściwe łączenie "zamkniętych" dostaw z podmiotami, które je wykonały

|-
| 
| 7
| - przeliczania wskaźników z uwzględnieniem nowych danych
| - utrzymywanie wskaźników na bieżąco

|}
== Formularze ==
Formularze papierowe będą w procesie ograniczone do minimum. Do normalnego funkcjonowania będą używane wyłącznie nośniki elektroniczne - formularze będą miały postać arkuszy kalkulacyjnych. Przykłady poniżej:

a) dostawy o statusie "w toku"

{| border=1
| Nazwa dostawcy
| Nazwa towaru
| Ilość
| Cena jedn.
| Data złożenia zamówienia
| Umówiona data dostarczenia
| Faktyczna data dostarczenia
| Data płatności

|-
| &nbsp,
| 
| 
| 
| 
| 
| 
| 

|-
| &nbsp,
| 
| 
| 
| 
| 
| 
| 

|}
b) dostawy o statusie "zamknięta", segregowane według dostawców

{| border=1
| Nazwa towaru
| Ilość
| Cena jedn.
| Data złożenia zamówienia
| Umówiona data dostarczenia
| Faktyczna data dostarczenia
| Data płatności
| Opóźnienie
| Czas trwania dostawy
| Termin płatności

|-
| &nbsp,
| 
| 
| 
| 
| 
| 
| 
| 
| 

|-
| &nbsp,
| 
| 
| 
| 
| 
| 
| 
| 
| 

|}
== Diagram procesu==

{| border=1
| Zadania/Uczestnicy
| Specjalista ds. dostaw
| Pracownik działu dostaw
| Zarząd

|-
| 1
| W
| 
| 

|-
| 2
| I
| W
| 

|-
| 3
| No
| W
| 

|-
| 4
| K
| 
| 

|-
| 5
| 
| W
| 

|-
| 6
| Z
| W
| 

|-
| 7
| N
| W
| 

|-
| 8
| W
| 
| K

|-
| 9
| O
| 
| N

|}

[[Kategoria:Zarządzanie procesami]]
{{a|Marek Dudek, Michał Dutkowski}}

{{#metamaster:description|Ocenianie dostawców to istotny proces w zarządzaniu jakością. Dowiedz się, jak skutecznie oceniać i wybierać dostawców, aby zapewnić wysoką jakość produktów i usług.}}