Tekst źródłowy strony Nadzór nad dokumentami

{{infobox4
|list1=
<ul>
<li>[[Dokumentacja systemu zarządzania jakością]]</li>
<li>[[Nowelizacja norm ISO 9000]]</li>
<li>[[Księga jakości]]</li>
<li>[[Audyt jakości]]</li>
<li>[[Dlaczego ISO nie działa]]</li>
<li>[[System jakości w gminie - założenia]]</li>
<li>[[Wdrażanie systemu zarządzania jakością]]</li>
<li>[[Dokumentowanie systemu zarządzania]]</li>
<li>[[Polityka jakości]]</li>
</ul>
}}



W ramach nadzoru nad dokumentacją [[interpretacja ISO 9001:2000|norma ISO 9001:2000 wymaga]], aby dokumenty były zidentyfikowane, czytelne, aktualne, dostępne, zabezpieczone. Tych pięć podstawowych zasad odnosi się do każdego dokumentu w ramach systemu zarządzania jakością, a także szerzej - zintegrowanego systemu zarządzania.

Każdy [[dokument]] powinien zostać zidentyfikowany poprzez nadanie symbolu według opracowanego w organizacji systemu (Podręcznik... 2002, s. 179). Dotyczy to oryginałów [[procedury i instrukcje|procedur, instrukcji]], formularzy i innych [[dokumentacja systemu zarządzania jakością|dokumentów systemowych]]. [[Zapisy]] dodatkowo identyfikowane są numerem kolejnym. Każda kopia powinna posiadać swój numer kolejny odnotowany w rozdzielniku wraz z informacją o adresacie i terminie przekazania. Po otrzymaniu dokumentu, powinien on zostać zarejestrowany w jednostce, która go przyjęła. Takie same zasady identyfikacji dotyczą wszystkich dokumentów organizacji, które mogą mieć wpływ na [[jakość]], a zatem: zarządzeń, okólników, polityk, strategii, aktów prawnych oraz dokumentacji od klienta, o ile nie stanowi ona jego własności.

Dzięki systemowi identyfikacji można stwierdzić jakie dokumenty zostały wydane i kto je otrzymał. Daje to podstawę do wymagania stosowania zawartych w nich postanowień. W przypadku dezaktualizacji, w łatwy sposób można wycofać wszystkie egzemplarze lub dokonać w nich zmian.

Podstawowym problemem, jaki występuje w identyfikacji jest w przypadku starych organizacji duża liczba przechowywanych i niezinwentaryzowanych dokumentów. Wymaga to od wdrażających [[system]] przeglądu i weryfikacji aktualności archiwów oraz wycofania tych egzemplarzy, które są zbędne. W przedsiębiorstwach produkcyjnych i niektórych rodzajach usług istnieją pokaźne zbiory rysunków technicznych, danych [[klient]]ów czy specyfikacji wyposażenia. Ze względu na niemożliwość ich szybkiego skatalogowania, opracowywane są odpowiednie [[plan jakości|plany jakości]]. Innym problemem może być brak zwyczaju porządkowania dokumentów w organizacji oraz spowodowany tym nadmiar przechowywanej dokumentacji (Zbuduj... 2002 s. 23).

<google>ban728t</google>

Stosowanie komputerów i edytorów tekstu pozwala na stosunkowo łatwe spełnienie wymogu czytelności dokumentów. Jednak postulat ten dotyczy także właściwego przygotowania tekstu pod względem logicznym. Konieczne jest szczegółowe przeglądanie treści w celu uniknięcia problemów interpretacyjnych. Sposobem na uniknięcie potencjalnych spowodowanych tym problemów jest stosowanie metod graficznych (M. Wiśniewska 2000, s. 39). 

[[Dokumentacja]] dostępna na stanowiskach pracy powinna być aktualna (Podręcznik... 2002, s. 188). W tym celu tzw. właściciele [[proces]]ów (osoby odpowiedzialne za ich prawidłowe [[działanie]]) monitorują zmiany i sygnalizują [[potrzeby]] aktualizacji. Przyjmuje się dwie metody wprowadzania zmian. W przypadku zmian wpływających na [[poziom jakości]] dokonuje się ich niezwłocznie, natomiast pozostałe są dokonywane przy wydawaniu kolejnych wersji dokumentów.

Przyczyną konieczności dokonania aktualizacji dokumentu może być [[zmiana]] w sposobie realizacji procesu, w procesach związanych, w przepisach prawnych lub postulat doskonalenia.

Aktualizacje prowadzone są poprzez wycofanie wszystkich kopii dokumentu i wydanie nowych z kolejnym numerem wersji, dokonanie odręcznych zmian we wszystkich egzemplarzach z odnotowaniem tego w odpowiednich rejestrach lub dołączenie aneksów. Formularze i inne załączniki są podmieniane na nowe z kolejnym numerem wersji.

Dokumenty powinny być dostępne dla wszystkich [[pracownik]]ów, którzy uczestniczą w procesach. [[Dostępność]] ta może zostać osiągnięta poprzez rozpowszechnienie kopii pośród wszystkich zainteresowanych pracowników, dostarczenie egzemplarzy kierownikom jednostek lub udostępnienie w intranecie (jeżeli wszyscy pracownicy mają do niego dostęp).

Zapewnienie dostępności i aktualności dokumentów wymaga zastosowania centralnego systemu rozpowszechniania (Podręcznik... 2002, s. 188). Zwykle jest on podległy pełnomocnikowi ds. systemu zarządzania jakością lub kierownikowi działu organizacyjnego. W dużych organizacjach posiadających liczne, oddalone od siebie oddziały, stosuje się dystrybucję częściowo zdecentralizowaną - każdy oddział otrzymuje jeden egzemplarz dokumentu, który następnie rozpowszechnia wśród pracowników. Pracownicy otrzymujący egzemplarze są zobowiązani do zapoznania się z nimi oraz przeszkolenia pozostałych. 

Postulat zabezpieczania dokumentów dotyczy ograniczania dostępu do nich osobom nieuprawnionym, właściwe ich przechowywanie oraz archiwizację. Dokumentacja powinna być przechowywana w sposób umożliwiający łatwe odnalezienie, ale jednocześnie taki, który zabezpieczy ją przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. Dotyczy to w sposób szczególny własności i danych klientów. Dokumenty nieaktualne powinny być niezwłocznie wycofywane w celu zabezpieczenia przez wykorzystaniem. Czas przechowywania nieaktualnych oryginałów oraz zapisów należy określić w procedurach, o ile nie jest określony przez [[akty prawne]].

==TL;DR==
Norma ISO 9001:2000 wymaga, aby dokumenty były zidentyfikowane, czytelne, aktualne, dostępne i zabezpieczone. Identifikacja dokumentów odbywa się poprzez nadanie symbolu i numeru kolejnego. Stosowanie komputerów ułatwia czytelność dokumentów, ale trzeba również dbać o ich logiczną strukturę. Dokumenty powinny być aktualizowane w przypadku zmian, a wycofane egzemplarze powinny być zabezpieczone. Dostępność dokumentów dla pracowników można zapewnić poprzez ich rozpowszechnienie i centralny system rozpowszechniania. Dokumenty powinny być zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych i uszkodzeniem.

==Bibliografia==
* PN-EN [[ISO 9001]]:2000, ''Systemy zarządzania jakością - Wymagania'', [[Polski Komitet Normalizacyjny]], Warszawa 2001
* ''Podręcznik zarządzania jakością'', pod red. D. Locka, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2002
* Wawak S., ''Analiza i doskonalenie systemów zarządzania jakością w urzędach gminnych'', pr. doktorska, AE Kraków 2007
* Wiśniewska M., ''Droga przedsiębiorstwa do uzyskania certyfikatu [[ISO 9000]]. Praktyczny poradnik menedżera'', Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr, Gdańsk 2000
* ''Zbuduj swój [[system zarządzania]] jakością'', pod red. J. Kowalczyka, Ministerstwo Gospodarki, Warszawa 2002

<p align=right>'''Autor:''' [[Sławomir Wawak]]

[[Kategoria:Normy systemów zarządzania]]
<!--[[en:Control of documents]]-->