Procedura budżetowania

Budżetowanie jest jednym z elementów prac przygotowawczo-rozwojowych. Nazywane jest to procesem planowania finansowego, na który składa się:

• budżetowanie kosztów przedsięwzięć
• programowanie zmian
• prognozowanie efektów
• kontrolę oraz analizę porównawczą.

Budżet, zatem można nazwać narzędziem planowania i kontroli, który stosuje się jednocześnie w zarządzaniu strategicznym i operacyjnym. Projektowanie budżetu jest ściśle powiązane z harmonogramami, programami zmian, instrukcjami technik zarządzania itp. Dzięki temu budżet ma swój głęboki udział w przygotowaniu strategii oraz ich wdrożeniu.

TL;DR

Budżetowanie jest procesem planowania finansowego, który obejmuje budżetowanie kosztów przedsięwzięć, programowanie zmian, prognozowanie efektów oraz kontrolę i analizę porównawczą. Budżet ma wiele celów, takich jak motywowanie do realizacji planów, kontrola nad działami przedsiębiorstwa i poprawa jakości organizacji. Istnieje wiele rodzajów budżetów, takich jak operacyjne, finansowe, marketingowe, produkcji, rachunku zysków i strat, zapasów, przychodów, kosztów, inwestycji i środków pieniężnych. Metody budżetowania różnią się w zależności od reguł, wartości pozycji budżetu i uczestnictwa pracowników. Etapy budżetowania obejmują ustalanie celów, opracowanie budżetu, zatwierdzenie, realizację i reakcję na wyniki. Budżetowanie w zarządzaniu projektami zajmuje się alokacją kosztów i analizą kosztów. Budżety można podzielić na krótkoterminowe i długoterminowe, stałe i kroczące.

Cele tworzenia budżetów

Budżetowanie w każdym podmiocie gospodarczym wiąże się z innymi celami. Budżet jest jednym z narzędzi motywujących do wykonania założonych planów oraz realizacji budżetów operacyjnych. W dużych podmiotach gospodarczych budżetowanie jest pomocnym narzędziem dla kadry kierowniczej rożnych szczebli, pomaga ono w sprawowaniu kontroli nad poszczególnymi działami oraz zarządzaniu nimi. Wpływa ono także na poprawę, jakości organizacji a także zwiększa świadomość pracowników, ponieważ ukazuje, w jakim kierunku zmierza przedsiębiorstwo oraz jakie cele jest w stanie zrealizować. Występują trzy rodzaje celów budżetów, które zależą od okresu decyzyjnego na różnych szczeblach zarządzania, składają się na nie cele długookresowe, średniookresowe i krótkookresowe. Jednak nie jest to jedyna możliwość przeprowadzenia procesu budżetowania. Przedsiębiorstwa mogą wybierać spośród wielu metod.

Rodzaje budżetów

W zależności od wielkości jednostki gospodarczej oraz jej działalności budżety można sklasyfikować według określonych kryteriów. Ze względu na szczebel zarządzania w przedsiębiorstwie wyróżniamy budżety:

• operacyjne
• finansowe

Ze względu na obszar funkcyjny wyróżniamy budżety:

• marketingowe
• produkcji
• rachunku zysków i strat
• zapasów
• przychodów
• kosztów
• inwestycji
• środków pieniężnych.

Ze względu na stopień elastyczności wyróżniamy budżety:

• elastyczne
• sztywne.

Ze względu na horyzont czasowy wyróżniamy budżety:

• krótkookresowe
• wieloletnie.

Ze względu na procesy realizowane w przedsiębiorstwie wyróżniamy budżety:

• procesów finansowych
• procesów realnych.

Ze względu na jednostki miary wyróżniamy budżety:

• ilościowe
• wartościowe.

Ze względu na zakres uczestnictwa kierownictwa niższego rzędu w przygotowywaniu budżetów wyróżniamy:

• budżety odgórne
• budżety oddolne.

Metody budżetowania

Metody budżetowania pokazują, jakie reguły należy stosować w trakcie tworzenia budżetu. Przy wyborze odpowiedniej metody należy kierować się następującymi czynnikami, sposobem tworzenia wartości pozycji budżetu oraz stopniem uczestnictwa pracowników różnych szczebli w procesie tworzenia budżetu. Występuje siedem metod budżetowania, na które składają się:

• budżetowanie odgórne - tworzeniem budżetu zajmuje się osoba, która działa w porozumieniu zarządem, w tworzeniu budżetu nie biorą udziału pracownicy niższych szczebli
• budżetowanie oddolne - do tworzenia budżetu zaangażowani są pracownicy niższych szczebli, jednak to, co zostało przez nich przygotowane musi zostać zatwierdzone przez zarząd
• budżetowanie przyrostowe - polega na analizie danych z poprzedniego okresu i przewidywaniu zmian w przyszłym okresie
• budżetowanie "od zera" - w tej metodzie określony zostaje zakres działalności przedsiębiorstwa, oraz ustalone zostają zadania, które należy wykonać aby zrealizować określone cele
• budżetowanie stałe - w tej metodzie określone zostają stałe wielkości sprzedaży, których nie można zmieniać podczas okresu budżetowego
• budżetowanie elastyczne - polega na tym, że wartości ekonomiczne przyjęte w budżecie są elastyczne i mają różne wielkości, tworzy się wiele budżetów zastępczych których celem jest dostarczanie ważnych informacji na temat zmienności dochodu zależnego od wielkości produkcji i sprzedaży
• budżetowanie procentu od sprzedaży - w tej metodzie przyjmuje się że wraz ze zmieniającą się wielkością sprzedaży składniki aktywów i pasywów zostają podzielone na zmienne i niezmienne, składniki bilansu pozostają w stałej proporcji w stosunku do wielkości sprzedaży, poziom aktywów i pasywów w okresie bazowym może zostać przeniesiony przez kierownictwo na przyszłe aktywa i pasywa jeśli uznany zostanie za optymalny.

Etapy budżetowania

Zanim przedsiębiorstwo rozpocznie proces budżetowanie należy przeprowadzić szereg czynności poprzedzających. Po pierwsze należy ustalić cele, do których przedsiębiorstwo zmierza, najczęściej wykonuje się to poprzez określenie celów głównych i szczegółowych. Kolejną czynnością poprzedzającą stworzenie budżetu jest analiza otoczenia i stanu przedsiębiorstwa, ocenia się tutaj wszystkie czynniki, które mają wpływ na osiągnięcie podstawowych celów. Pierwszym etapem budżetowania jest ustalenie założeń do budżetu. W tym etapie zdefiniowane zostają cele strategiczne, operacyjne i taktyczne a także poinformowanie o nic pracowników. W tej metodzie dokonuje się również podziału na ośrodki odpowiedzialności oraz wybór odpowiedniej metody przygotowywania budżetu. Etap ten ma na celu opracowania instrukcji budżetowych oraz poinformowanie o wszystkich szczegółach dotyczących procesu budżetowania. Drugim etapem jest opracowanie budżetu. W skład tego etapu wchodzi szereg czynności, wśród których wyszczególnione zostały:

• ustalenie cen wewnętrznych
• stworzenie budżetów cząstkowych
• określenie krytycznych czynników budżetu

Trzecim etapem jest zatwierdzenie całego procesu budżetowania. W tym etapie dokonuje się sprawdzenia planów operacyjnych, które będą należeć do ich ośrodka decyzyjnego. Wszystkie plany są dokładnie przeanalizowane przez komitet budżetowy i na tej podstawie budżet zostaje oficjalnie zatwierdzony przez zarząd. Pomiędzy trzecim a czwartym etapem następuje czas realizacji budżetu. W ostatnim etapie budżetowania zawarta jest reakcja podmiotu na wyniki z realizacji budżetu. W tej fazie zarząd podejmuje decyzje, w których określa, co należy zmienić w przyszłych budżetach, aby wyniki były zadowalające.

Budżetowanie w zarządzaniu projektami

Budżetowanie zajmuje się alokacją ogólnych szacunków kosztów w stosunku do określonych elementów pracy. Jego celem jest skonstruowanie linii ogólnego poziomu kosztów, dzięki której możliwe będzie późniejsze badanie stopnia wykonania projektu. W budżecie ukazane zostają wszystkie rodzaje dochodów (darowizny, składki, granty, działalność gospodarcza) dzięki czemu jesteśmy w stanie łatwo stwierdzić czy cel jest osiągalny oraz jakie mamy źródła finansowania i jakiej sumy pieniędzy nam brakuje. Budżetowanie jest także wnikliwą analizą kosztów w której szacuje się kiedy one wystąpią, z czego będą wynikać oraz kiedy będą rozliczone.

Z punktu widzenia kryterium czasu budżety można podzielić na krótkoterminowe oraz długoterminowe. Do budżetów długoterminowych zaliczamy budżety projektów trwających dłużej niż rok, tworzone są one w oparciu o ramy budżetowania kapitałowego. Budżety krótkoterminowe mogą być tworzone dla projektów długoterminowych i krótkoterminowych, ponadto nie są one związane z innymi obszarami działalności. Kolejnym kryterium podziału budżetów jest okres, jaki obejmują, wyróżnia się tutaj budżety stałe, przewidziane na określony czas od rozpoczęcia projektu do zakończenia jego realizacji, oraz budżety kroczące, które są systematycznie weryfikowane a trakcie realizacji projektu. Sporządzanie budżetów kroczących zwiększa pracochłonność, ale określenie danych budżetowych jest bardziej wiarygodne. Stosowane są one często w stosunku do projektów o dużym stopniu niepewności.

Procedura budżetowania — artykuły polecane

Budżet wiodący — Plan finansowy — Centrum kosztów i jego kontrola — Proces nadzoru w projekcie — Plan zarządzania kosztami projektu — Budżetowanie — Budżet projektu — Proces controllingu finansowego — Controlling finansowy

Bibliografia

• G. K. Świderska, Rachunek kosztów i rachunkowość zarządcza. Definicje, podstawowe problemy, pytania testowe i zadania sytuacyjne z rozwiązaniami, Stowarzyszenie Księgowych w Polsce, Warszawa 2008
• K. Michałowska Procedura budżetowania i jego wpływ na sytuacje finansową podmiotów gospodarczych Wydawnictwo naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego, Szczecin 2014
• M. Ossowski Metody budżetowania Prace i Materiały Wydziału Zarządzania Uniwersytetu Gdańskiego, Gdańsk 2005
• P. Szczypa, Rachunkowość zarządcza, CeDeWu.pl, Warszawa 2008
• Stabryła A. (2015), Zarządzanie projektami ekonomicznymi i organizacyjnymi, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• W. Gos, Budżety w zarządzaniu, w: Rachunkowość zarządcza, red. T. Kiziukiewicz, Wyd. VI, Ekspert, Wrocław 2009

Autor: Piotr Gawędzki