Budżet projektu
TL;DR
Artykuł omawia budżetowanie projektu, jego funkcje, proces budżetowania oraz przykłady budżetu. Zawiera również definicje budżetu projektu według PRINCE2 i standardu PMBoK® Guide.
Budżet projektu
Budżet projektu (ang. project budget) - jest planem finansowym realizacji projektu lub, liczbowym wyrażeniem planu działań w projekcie, umożliwiającym pomiar wykonania projektu w kategoriach finansowych. Określany jest także jako podział kosztów, przedstawionym w tabelach, na użytek działań realizowanych w projekcie.
Budżetem projektu możemy nazwać zestawienie środków finansowych potrzebnych do pokrycia kosztów realizacji danego zgodnie z założonymi celami, o odpowiednim stopniu szczegółowości, na okres całkowitego wdrażania projektu. Wyrażany jest poprzez sposób alokacji zasobów do projektu w ujęciu wartościowym.
Funkcje budżetu projektu
- Orientuje wykonawców projektu na ustalone cele,
- Integruje różnych wykonawców i koordynuje ich działania,
- Dyscyplinuje w zakresie zużycia środków,
- Jest podstawą i narzędziem kontroli w projekcie,
- Mobilizuje do oszczędnego działania w ramach projektu
Budżet projektu jest jednym z podstawowych i obligatoryjnych dokumentów planistycznych projektu.
Przede wszystkim pełni funkcję wewnętrzną, określając możliwości i ograniczenia finansowe, które powinny być respektowane podczas realizacji projektu, zgodnie z jego celami.
Budżet ten jest czasem określany jako preliminarz kosztów, czyli ujęcie dopuszczalnych wydatków przewidzianych na wykonanie poszczególnych czynności i zadań w projekcie. Jest również narzędziem zewnętrznej kontroli.
Proces budżetowania
Budżetowanie projektu polega na sporządzaniu, uzgadnianiu i zatwierdzaniu budżetu projektu a następnie przekazaniu go do realizacji jako obowiązującej wytycznej działania.
Aby sporządzić budżet, należy wykonać następujące kroki:
- Określić okres objęty budżetem
- Ustalić rodzaj, miejsce powstania i nośniki kosztów objętych budżetem
- Opracować budżet kosztów projektu
- Sprawdzić możliwość realizacji budżetu z punktu widzenia dostępności środków finansowych
- Sprawdzić możliwość realizacji budżetu z punktu widzenia płynności finansowej
- Zatwierdzić budżet projektu
Budżet projektu sporządzany jest na całkowity okres realizacji przedsięwzięcia. W zależności od potrzeb, czas ten może być podzielony na krótsze okresy: od rocznych poprzez półroczne, kwartalnych, miesięcznych, tygodniowych a nawet dziennych. Zestawienie to może przedstawiać strukturę kosztów w kilku wymiarach: rodzajowym, nośników kosztu a także miejsc ich powstania.
Przykład budżetu projektu:
Tabela 1. Przykład budżetu projektu
| Robocizna bezpośrednia | Stawka tygodniowa [USD] | Osobo-tygodnie | Koszty [USD] |
| Starszy inżynier oprogramowania | 1000 | 10 | 10,000.00 |
| Inżynier oprogramowania | 700 | 10 | 7,000.00 |
| Starszy specjalsta | 500 | 3 | 1,500.00 |
| Specjalista - instruktor | 600 | 2 | 1,200.00 |
| 25 | 19,700.00 | ||
| Dodatkowe świadczenia (Fringe Benefits) 30% | 5,910.00 | ||
| Suma częściowa 1 | 25,610.00 | ||
| Koszty stałe (Overheads) 70% | |||
| Suma częściowa 2 | 43,537.00 | ||
| Inne koszty bezpośrednie | |||
| Oprogramowanie | 8,000.00 | ||
| Materiały szkoleniowe | 1,000.00 | ||
| Suma częściowa 3 | 52,537.00 | ||
| Koszty ogólne i admistracyjne 15% | 7,881.00 | ||
| Całkowity koszt | 60,418.00 | ||
| Współczynnik zysku 10% | 6,042.00 | ||
| Cena | 66,460.00 |
Źródło: Opracowanie własne na podstawie [Pawlak, 2006]
Definicja budżetu projektu wg PRINCE2
W metodoyce PRINCE2 budżet projektu jest określany jako "Zaplanowane koszty zaangażowanych w projekt zasobów (wraz z innymi kosztami), oszacowane na potrzeby stworzenia planu projektu"
Budżet projektu powinien uwzględniać następująco:
- Koszty czynności wytworzenia i sprawdzenia produktów specjalistycznych
- Koszty czynności zarządzania projektem
- Budżet zarządzania zmian (opcjonalnie)
- Budżet zarządzania ryzykiem (opcjonalnie)
- Tolerancję kosztów
Budżetowanie kosztów wg standardu PMBoK® Guide
Budżetowanie kosztów obejmuje alokację całkowitych szacunków kosztów poszczególnych elementów pracy w celu ustalenia podstawy kosztowej do pomiaru wyników projektu. Określenie budżetu to proces łączenia stymulowanego kosztu indywidualnych działań lub pakietów roboczych w celu ustalenia autoryzowanej linii bazowej
Dane wejściowe:
- Szacowanie kosztów działalności
- Podstawa szacunków kosztu
- Zakres działań
- Harmonogram projektu
- Kalendarz zasobów
- Kontrakty
- Zasoby procesu organizacyjnego
Dane wyjściowe:
- Podstawa efektywności kosztowej
- Wymogi finansowania projektów
- Aktualizacja dokumentów projektu
| Budżet projektu — artykuły polecane |
| Budżetowanie — Plan zarządzania kosztami projektu — Zarządzanie kosztami wg PMBOK — Metody kontroli w projekcie — Procedura budżetowania — Budżet wiodący — Program — Planowanie operacyjne — Zarządzanie czasem wg PMBOK |
Bibliografia
- Lopes M., Flavell R. (1998), Project appraisal-a framework to assess non-financial aspects of projects during the project life cycle, International journal of project management 16, 4
- Office of Government Commerce (OGC) (2009), Managing Successful Projects with PRINCE2
- Pawlak M. (2011), Zarządzanie projektami, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
- Pietras P., Szmit M. (2003), Zarządzanie projektami wybrane metody i techniki, Oficyna Księgarsko-Wydawnicza Horyzont, Łódź
- PMI (2021), A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Seventh Edition and The Standard for Project Management
- Raymond L., Bergeron F. (2008), Project management information systems: An empirical study of their impact on project managers and project succes, International Journal of Project Management 26.2
- Trocki M. (2012), Nowoczesne zarządzanie projektami, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
- Wirkus M., Roszkowski H., Dostatni E., Gierulski W. (2014), Zarządzanie projektem, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
Autor: Justyna Panek
