Portal moze zapisywać w przeglądarce uzytkownika informacje związane z logowaniem oraz statystykami oglądalności. Jeśli nie zgadzasz się z tym, opuść stronę.

Kontrola obiegu dokumentów księgowych

Z Encyklopedia Zarządzania
Skocz do: nawigacji, wyszukiwania

Charakterystyka

Sprawny obieg dokumentów w firmie sprzyja w jej sprawnym funkcjonowaniu. Skraca czas potrzebny na dotarcie do istotnych informacji, czy czas obsługi poszczególnych spraw. Ułatwia realizację funkcji kontrolnych. Kontrola procesów obiegu dokumentów dokonywana jest na bieżąco, a instrukcja obiegu dokumentów okresowo weryfikowana.

Dokumenty księgowe powinny być sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym przez właściwe komórki organizacyjne jednostki oraz podpisane przez osoby uprawnione.

Kontrola merytoryczna

Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu, czy:

  • dokument został wystawiony przez właściwy podmiot,
  • operacji gospodarczych dokonały osoby do tego upoważnione,
  • planowana operacja gospodarcza znajduje potwierdzenie w założeniach zatwierdzonego planu finansowo-gospodarczego,
  • dokonana operacja gospodarcza była celowa, tj. była zaplanowana do realizacji prawidłowego funkcjonowania firmy, ochrony mienia itp.
  • dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, tj. czy dane dotyczące wykonania rzeczowego faktycznie zostały wykonane (kontrola na gruncie), czy został wykonane w sposób rzetelny i zgodnie z obowiązującymi normami,
  • została zawarta umowa na operację, która jest dokumentowana tym dowodem księgowym,
  • zastosowane ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami lub innymi przepisami obowiązującymi w danym zakresie,
  • zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z obowiązującym prawem.

Do przeprowadzenia kontroli merytorycznej zobowiązany jest zazwyczaj kierownik właściwej komórki organizacyjnej.


Kontrola formalno-rachunkowa

Kontrola formalno-rachunkowa polega na ustaleniu, czy dowody zostały wystawione w sposób technicznie prawidłowy oraz czy ich dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych. Polega ona w szczególności na sprawdzeniu, czy:

  • dowód posiada cechy wymagane dla dowodów księgowych (art.21 Ustawy o rachunkowości)
  • faktura została wystawiona zgodnie z zasadami zawartymi w rozp. Ministra Finansów z 25.05.2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia z VAT (Dz.U. Nr 95, poz. 798 z późn. zm.),
  • dowód został opatrzony właściwymi pieczęciami stron biorących udział w zdarzeniu, w tym pieczęciami imiennymi i podpisami (lub tylko czytelnymi podpisami) osób działających w imieniu stron, czy osoby działające w imieniu podmiotu posiadają stosowne upoważnienia,
  • dowód jest wolny od błędów rachunkowych,
  • dowód posiada przeliczenie na walutę polską, jeżeli opiewa na walutę obcą,
  • dokonano w sposób prawidłowy przeliczenia dowodu wystawionego w walucie obcej na walutę polską (jeżeli takiego przeliczenia brak, to kontrolujący pod względem formalno-rachunkowym dokonuje takiego przeliczenia).

Kontroli formalno-rachunkowej dokonuje zazwyczaj upoważniony przez głównego księgowego pracownik działu księgowości.

Zapisy z kontroli

Wykonanie kontroli merytorycznej dokumentów i formalno-rachunkowej winno być stwierdzone i uwidocznione na dokumencie w postaci podpisu osoby upoważnionej do przeprowadzenia kontroli oraz daty jej dokonania. W przypadku stwierdzenia braków lub nieprawidłowości w dowodzie księgowym główny księgowy lub osoba przez niego upoważniona zwraca dokument właściwej komórce (osobie) w celu dokonania odpowiednich zmian lub poprawek (o ile obowiązujące przepisy, np. o podatku od towarów i usług, nie stanowią inaczej), przekazując jednocześnie szczegółowy opis nieprawidłowości. Jeżeli zachodzi taka konieczność, opis nieprawidłowości powinien być potwierdzony przez osobę do tego upoważnioną. Stwierdzenie nieprawidłowości uwidocznione w tej formie będzie podstawą do ewentualnego dochodzenia odszkodowania od osób materialnie odpowiedzialnych względnie do zażądania od kontrahenta faktury korygującej.

Bibliografia

  • Hołda A., Nowak W. Teczka Księgowego, Wydawnictwo C.H.Beck, Warszawa 2006, Grupa 2/5 str.10-11
  • Ustawa o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.). Stan prawny na 25 września 2006 r.

Autor: Bartłomiej Bednarczyk

niem. Prozes der Dokumentzirkulation steuern, fr.Contr-le le processus de la circulation des documents

Uwaga.png

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych.

Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.

Oceń treść artykułu

Aktualna ocena artykułu: 73/100 (głosów: 18)
 Musisz włączyć JavaScript, aby głosować