Portal moze zapisywać w przeglądarce uzytkownika informacje związane z logowaniem oraz statystykami oglądalności. Jeśli nie zgadzasz się z tym, opuść stronę.

Kontrola obiegu dokumentów księgowych

Z Encyklopedia Zarządzania
Skocz do: nawigacji, wyszukiwania

Sprawny obieg dokumentów w firmie sprzyja w jej sprawnym funkcjonowaniu. Skraca czas potrzebny na dotarcie do istotnych informacji, czy czas obsługi poszczególnych spraw. Ułatwia realizację funkcji kontrolnych. Kontrola procesów obiegu dokumentów dokonywana jest na bieżąco, a instrukcja obiegu dokumentów okresowo weryfikowana.

Dokumenty księgowe powinny być sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym przez właściwe komórki organizacyjne jednostki oraz podpisane przez osoby uprawnione.

Kontrola merytoryczna

Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu, czy:

  • dokument został wystawiony przez właściwy podmiot,
  • operacji gospodarczych dokonały osoby do tego upoważnione,
  • planowana operacja gospodarcza znajduje potwierdzenie w założeniach zatwierdzonego planu finansowo-gospodarczego,
  • dokonana operacja gospodarcza była celowa, tj. była zaplanowana do realizacji prawidłowego funkcjonowania firmy, ochrony mienia itp.
  • dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, tj. czy dane dotyczące wykonania rzeczowego faktycznie zostały wykonane (kontrola na gruncie), czy został wykonane w sposób rzetelny i zgodnie z obowiązującymi normami,
  • została zawarta umowa na operację, która jest dokumentowana tym dowodem księgowym,
  • zastosowane ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami lub innymi przepisami obowiązującymi w danym zakresie,
  • zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z obowiązującym prawem.

Do przeprowadzenia kontroli merytorycznej zobowiązany jest zazwyczaj kierownik właściwej komórki organizacyjnej.


Kontrola formalno-rachunkowa

Kontrola formalno-rachunkowa polega na ustaleniu, czy dowody zostały wystawione w sposób technicznie prawidłowy oraz czy ich dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych. Polega ona w szczególności na sprawdzeniu, czy:

  • dowód posiada cechy wymagane dla dowodów księgowych (art. 21 Ustawy o rachunkowości)
  • faktura została wystawiona zgodnie z zasadami zawartymi w rozp. Ministra Finansów z 25.05.2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia z VAT (Dz.U. Nr 95, poz. 798 z późn. zm.),
  • dowód został opatrzony właściwymi pieczęciami stron biorących udział w zdarzeniu, w tym pieczęciami imiennymi i podpisami (lub tylko czytelnymi podpisami) osób działających w imieniu stron, czy osoby działające w imieniu podmiotu posiadają stosowne upoważnienia,
  • dowód jest wolny od błędów rachunkowych,
  • dowód posiada przeliczenie na walutę polską, jeżeli opiewa na walutę obcą,
  • dokonano w sposób prawidłowy przeliczenia dowodu wystawionego w walucie obcej na walutę polską (jeżeli takiego przeliczenia brak, to kontrolujący pod względem formalno-rachunkowym dokonuje takiego przeliczenia).

Kontroli formalno-rachunkowej dokonuje zazwyczaj upoważniony przez głównego księgowego pracownik działu księgowości.

Zapisy z kontroli

Wykonanie kontroli merytorycznej dokumentów i formalno-rachunkowej winno być stwierdzone i uwidocznione na dokumencie w postaci podpisu osoby upoważnionej do przeprowadzenia kontroli oraz daty jej dokonania. W przypadku stwierdzenia braków lub nieprawidłowości w dowodzie księgowym główny księgowy lub osoba przez niego upoważniona zwraca dokument właściwej komórce (osobie) w celu dokonania odpowiednich zmian lub poprawek (o ile obowiązujące przepisy, np. o podatku od towarów i usług, nie stanowią inaczej), przekazując jednocześnie szczegółowy opis nieprawidłowości. Jeżeli zachodzi taka konieczność, opis nieprawidłowości powinien być potwierdzony przez osobę do tego upoważnioną. Stwierdzenie nieprawidłowości uwidocznione w tej formie będzie podstawą do ewentualnego dochodzenia odszkodowania od osób materialnie odpowiedzialnych względnie do zażądania od kontrahenta faktury korygującej.

Bibliografia

  • Hołda A., Nowak W. Teczka Księgowego, Wydawnictwo C.H.Beck, Warszawa 2006, Grupa 2/5 s. 10-11
  • Ustawa o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.). Stan prawny na 25 września 2006 r.

Autor: Bartłomiej Bednarczyk

niem. Prozes der Dokumentzirkulation steuern, fr.Contr-le le processus de la circulation des documents

Uwaga.png

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych.

Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.