Portal moze zapisywać w przeglądarce uzytkownika informacje związane z logowaniem oraz statystykami oglądalności. Jeśli nie zgadzasz się z tym, opuść stronę.

Dowód księgowy

Z Encyklopedia Zarządzania
Skocz do: nawigacji, wyszukiwania

Dowody księgowe to dokumenty stanowiące podstawę księgowania, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające - zgodnie z ustawą o rachunkowości - niezbędną treść.

Dokument jest pojęciem znacznie szerszym, obejmuje zarówno dokumenty podlegające księgowaniu (czyli dowody księgowe), jak i dokumenty niepodlegające ewidencji.

Dokumenty odzwierciedlają zdarzenia gospodarcze, natomiast dowody księgowe operacje gospodarcze. [A. Dziuba-Burczyk, 2003, s. 61]

Zawartość dowodów księgowych

Dowód księgowy powinien zawierać, co najmniej [ ustawa o rachunkowości, stan prawny na dzień 1 stycznia 2002 r. art. 21par.1]:

  • określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
  • określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych,
  • opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także jednostkach naturalnych,
  • datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
  • podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub, od której przyjęto składniki aktywów,
  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Cechy dokumentów księgowych

Dowód księgowy spełnia swoją funkcję, jeżeli jest [K. winiarska, 2001, s. 29-30]:

  • rzetelny, tj. odzwierciedla rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej,
  • kompletny zawierający cechy określone art. 21 u. rach.,
  • sprawdzony pod względem:
    • merytorycznym - w celu sprawdzenia, czy przedstawiona w dokumencie księgowym operacja jest zgodna z rzeczywistością, czy treść słowna i dane liczbowe identyfikują dokładnie istotę transakcji lub rozliczenia,
    • formalnoprawnym - sprawdzenie, czy dokument odpowiada stawianym mu wymogom, co do formy (czy zawiera kompletne dane, jest właściwie sporządzony, na odpowiednim formularzu, wystawiony przez uprawnioną osobę, jest czytelny i staranny, opatrzony datą, numeracją, zawiera podpisy osób upoważnionych do zawierania dowodów księgowych, nie wykazuje śladów poprawek, zawiera właściwe pieczęcie itp.),
    • rachunkowym - w celu sprawdzenia, czy dokumentnie zawiera błędów arytmetycznych w obliczeniach,
  • pozbawiony niedopuszczalnych poprawek,
  • opatrzony w oznaczenia identyfikujące go z zapisami w księdze rachunkowej,
  • sprawdzony w języku polskim lub obcym, a dane w walucie obcej przeliczone są na walutę polską.

Klasyfikacja dowodów księgowych

Dokumenty księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej noszą nazwę ustawową dowodów źródłowych i mogą być klasyfikowane według różnych kryteriów [A. Dziuba-Burczyk, 2003, s. 63-65]:

Według jednostek wystawiających dowody księgowe

  • dowody własne - wystawione przez komórki organizacyjne jednostki gospodarczej, np. karty imienne przychodów pracowników przez sekcję wynagrodzeń, dokumenty "Kasa Przyjmie" wystawione przez kasjera,
    • wewnętrzne własne, - czyli dowody własne wystawione dla innych komórek w ramach danego podmiotu sporządzone na potrzeby jednostki gospodarczej, np. wydanie materiałów do produkcji, karta pracy pracownika,
    • zewnętrzne własne, - czyli dowody własne przedsiębiorstwa przeznaczone dla jednostek obcych, np. dla kontrahentów, faktury sprzedaży VAT,
  • dowody zewnętrzne obce - wystawione przez obce jednostki organizacyjne (banki, dostawców, inwestorów, sądy, organa administracji państwowej, samorządowej) i przekazane jednostce gospodarczej do ewidencji, np. faktury zakupu, wyciągi bankowe itp.

Według podstaw sporządzenia

  • dowody - źródłowe (pierwotne), które po raz pierwszy rejestrują określone operacje gospodarcze,
  • dowody zbiorcze - to dowody wtórne wystawione na podstawie dokumentów źródłowych. Służą do dokonywania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w nich pojedynczo wyszczególnione,
  • dowody korygujące poprzednie zapisy - polecenie księgowania storna czerwonego, bądź czarnego w przypadku błędnego zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, czy też wystawienie faktury korygującej VAT,
  • dowody zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego źródłowego dowodu księgowego
  • dowody rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy w księgach, ale uwzględniające inne kryteria klasyfikacyjne.


Bibliografia

  • Dziuba-Burczyk A. Podstawy rachunkowości w świetle międzynarodowych standardów, Krakowskie Towarzystwo Edukacyjne sp. z o.o., Kraków 2003, s. 61-65
  • Gierusz B. Podręcznik samodzielnej nauki księgowania, Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr Sp. z o.o. Gdańsk 2001, s. 49-51
  • Winiarska K. Podstawy rachunkowości Dom wydawniczy ABC, Warszawa 2001, str. 26-30
  • Ustawa o rachunkowości stan prawny na dzień 1 stycznia 2002 r.

Autor: Agnieszka Gancarczyk

Uwaga.png

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych.

Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.