Portal moze zapisywać w przeglądarce uzytkownika informacje związane z logowaniem oraz statystykami oglądalności. Jeśli nie zgadzasz się z tym, opuść stronę.

Archiwizacja dokumentów księgowych

Z Encyklopedia Zarządzania
Skocz do: nawigacji, wyszukiwania

Dowody księgowe, które stanowią podstawę zapisu w księgach rachunkowych, należy przechowywać w siedzibie jednostki gospodarczej przez cały rok obrotowy, a następnie archiwizować.

Archiwizacja obejmuje:

Zasady archiwizowania dokumentów finansowo księgowych

  • zasada grupowania dokumentów do akt (w ustalonym porządku np. jednorodność tematyczna).
  • zasada podziału na okresy sprawozdawcze w aktach (układ chronologiczny).
  • zasada przechowywania akt (w komórce organizacyjnej).
  • zasada łatwego wyszukiwania dokumentów, widoczne i trwałe oznakowanie:
    • określenie nazwy ich rodzaju np. księgi rachunkowe,
    • określenie roku obrotowego,
    • opisanie numeracji (numer kolejny).
  • zasada odpowiedzialności indywidualnej (każdy pracownik odpowiada za gromadzone przez siebie dokumenty na danym stanowisku pracy).

Okres przechowywania dokumentów księgowych

Ze względu na okres archiwizacji dokumentacje księgową możemy podzielić na:

  • dokumenty archiwalne przechowywane w sposób trwały, czyli zatwierdzone sprawozdania finansowe- oznaczone symbolem A,
  • dokumenty nie archiwalne przechowywane okresowo, czyli księgi rachunkowe i dokumenty inwentaryzacyjne- oznaczone symbolem B.

Symbolem B z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorie dokumentacji nie archiwalnych, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlegają brakowaniu. Długość okresu archiwizacji dokumentów księgowych wynosi:

  • księgi rachunkowe- 5 lat
  • dowody księgowe dotyczące sprzedaży detalicznej- do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego
  • dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji- 5 lat od roku w którym zostały zakończone
  • plan kont-5 lat od upływu ważności
  • dokumenty reklamacji - 1 rok po rozliczeniu
  • dokumenty inwentaryzacyjne- 5lat.

Bibliografia

  • A. Dziuba- Burczyk Podstawy rachunkowości w świetle międzynarodowych standardów, Krakowska Szkoła Wyższa im. Andrzeja Frycza Modrzewskiego, Kraków 2003, (s. 70).
  • B. Micherda, Podstawy rachunkowości, aspekty teoretyczne i praktyczne, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2005, (s. 141).
  • T. Kiziukiewicz, Organizacja rachunkowości w przedsiębiorstwie, Wydawnictwo PWE, Warszawa 2002, (s. 69).

Autor: Justyna Chruślicka

Uwaga.png

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych.

Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.

Oceń treść artykułu

Aktualna ocena artykułu: 78/100 (głosów: 14)
 Musisz włączyć JavaScript, aby głosować