Archiwizacja dokumentów księgowych

Z Encyklopedia Zarządzania
Skocz do: nawigacji, wyszukiwania

Dowody księgowe, które stanowią podstawę zapisu w księgach rachunkowych, należy przechowywać w siedzibie jednostki gospodarczej przez cały rok obrotowy, a następnie archiwizować.

Archiwizacja obejmuje:

Zasady archiwizowania dokumentów finansowo księgowych

  • zasada grupowania dokumentów do akt (w ustalonym porządku np. jednorodność tematyczna).
  • zasada podziału na okresy sprawozdawcze w aktach (układ chronologiczny).
  • zasada przechowywania akt (w komórce organizacyjnej).
  • zasada łatwego wyszukiwania dokumentów, widoczne i trwałe oznakowanie:
    • określenie nazwy ich rodzaju np. księgi rachunkowe,
    • określenie roku obrotowego,
    • opisanie numeracji (numer kolejny).
  • zasada odpowiedzialności indywidualnej (każdy pracownik odpowiada za gromadzone przez siebie dokumenty na danym stanowisku pracy).

Okres przechowywania dokumentów księgowych

Ze względu na okres archiwizacji dokumentacje księgową możemy podzielić na:

  • dokumenty archiwalne przechowywane w sposób trwały, czyli zatwierdzone sprawozdania finansowe- oznaczone symbolem A,
  • dokumenty nie archiwalne przechowywane okresowo, czyli księgi rachunkowe i dokumenty inwentaryzacyjne- oznaczone symbolem B.

Symbolem B z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorie dokumentacji nie archiwalnych, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlegają brakowaniu. Długość okresu archiwizacji dokumentów księgowych wynosi:

  • księgi rachunkowe- 5 lat
  • dowody księgowe dotyczące sprzedaży detalicznej- do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego
  • dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji- 5 lat od roku w którym zostały zakończone
  • plan kont-5 lat od upływu ważności
  • dokumenty reklamacji - 1 rok po rozliczeniu
  • dokumenty inwentaryzacyjne- 5lat.

Bibliografia

  • A. Dziuba- Burczyk Podstawy rachunkowości w świetle międzynarodowych standardów, Krakowska Szkoła Wyższa im. Andrzeja Frycza Modrzewskiego, Kraków 2003, (s. 70).
  • B. Micherda, Podstawy rachunkowości, aspekty teoretyczne i praktyczne, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2005, (s. 141).
  • T. Kiziukiewicz, Organizacja rachunkowości w przedsiębiorstwie, Wydawnictwo PWE, Warszawa 2002, (s. 69).

Autor: Justyna Chruślicka

Uwaga.png

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych.

Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.