Metody komunikacji wewnętrznej w organizacji
| Metody komunikacji wewnętrznej w organizacji |
|---|
| Polecane artykuły |
Metody komunikacji wewnętrznej w firmie można podzielić na kilka kategorii w zależności z czym są związane:
1. Związane z przekazywaniem informacji
- media drukowane:
- wydawnictwa firmowe (biuletyn wewnętrzny, gazeta firmowa, podręcznik pracownika)
- raporty dla pracowników
- tablice informacyjno - ogłoszeniowe
- publikacje dla kadry zarządzającej
- broszury informacyjne
- media elektroniczne:
- Internet, poczta elektroniczna
- radio zakładowe, infolinia
- media audiowizualne:
- video
- projekty
- inne: skrzynka zażaleń, pomysłów
2. związane z komunikacją bezpośrednią:
- formalne:
- instrukcje pisemne
- pisma wewnętrzne, formalne zebrania, konferencje pracownicze
- nieformalne
- komunikacja osobista
- briefingi
- konsultacje
- odwiedzanie pracowników w miejscach pracy
3. wpływające na kształtowanie obrazu firmy w oczach pracowników
- system identyfikacji wizualnej
- wystawy
- konkursy dla pracowników i ich rodzin
- działalność charytatywna na rzecz społeczności lokalnych
- drzwi otwarte firmy
- imprezy okolicznościowe, rekreacja, kluby pracownicze"
Penc J. (2010), "Komunikacja i negocjowanie w organizacji", Wydawnictwo Difin, Warszawa
W organizacjach zdecydowana większość źródeł informacji potrzebnych pracownikowi do wykonywania zadań powinna znajdować się wewnątrz organizacji. Przeciętny pracownik potrzebne mu informacje powinien otrzymywać w procesie komunikacji z innymi pracownikami firmy, zwłaszcza od swojego przełożonego. Tak więc komunikacja wewnętrzna ogranicza się do dobrze znanych relacji między pracownikami firmy.
Powiązania informacyjne w grupie pracowniczej charakteryzują typy sieci komunikacyjnych H.J.Leavitt. Przedstawił on cztery warianty sieci komunikacyjnej w różnych układach: w kształcie koła, linii prostej, litery X i Y. Na podstawie wyników przeprowadzonych badań stwierdził, że jedynie metoda struktury grupy w kształcie koła daje szereg korzystnych właściwości:
- zapewnia członkom grupy najwyższy stopień swobodnego działania,
- stwarza najmniejszą potrzebę powołania formalnego kierownika grupy, a także najmniejsze prawdopodobieństwo pojawienia się kierownika nieformalnego,
- wprowadza najmniejsze skostnienie organizacji,
- najrzadziej występuje w nim poczucie zepchnięcia na peryferie organizacyjne.
Inne najbardziej efektywne sposoby komunikacji oraz praktyczne wskazówki to:
- Metoda twarzą w twarz - użyteczna w bezpośrednim zarządzaniu jako naczelna metoda komunikacji
- Zatrudnienie specjalistów ds. komunikacji - zarówno na początku, jak i końcu danego procesu; pomaga zidentyfikować informacje, dostarczyć je w odpowiedni sposób do docelowych odbiorców i uzyskać od nich informacje zwrotne,
- Wyjaśnienie załodze zasad - zapoznanie zespołu z zasadami efektywnej komunikacji i wspólne opracowanie schematu przekazywania informacji,
- Określenie i ogłoszenie pozytywnych zmian - dotyczy tego rodzaju zmian, które będą rezultatem właściwej komunikacji,
- Koordynowanie czasu komunikacji z personelem w różnych zespołach celu uniknięcia demoralizujących plotek rozsiewanych przed formalnym oświadczeniem,
- Brak spekulacji - metoda ta prowadzi do zmniejszenia niepewności wśród personelu,
- Zapewnianie ludziom wystarczającej ilości czasu na wypowiedź - istotne jest jej stosowanie bez względu na poruszane kwestie, zezwolenie na swobodne wyrażanie opinii,
- Komunikowanie się z zespołem w sposób jasny, uczciwy i konsekwentny: nie unikanie drażliwych tematów, stawianie wszystkich problemów otwarcie, przekazywanie informacji powinno być maksymalnie uproszczone i łatwe do zapamiętania,
- Tworzenie nowych nośników komuniacji
- Tworzenie komórek komunikacji wewnętrznej
- Struktury partycypacyjne: grupy dyskusyjne, spotkania oceniające, koła jakości, grupy postępu,
TL;DR
Artykuł omawia różne metody komunikacji wewnętrznej w firmach, takie jak media drukowane, elektroniczne i audiowizualne, komunikacja bezpośrednia oraz działania wpływające na kształtowanie obrazu firmy w oczach pracowników. Wskazuje również najbardziej efektywne sposoby komunikacji, takie jak metoda twarzą w twarz, zatrudnienie specjalistów ds. komunikacji i określanie zasad. Omawia też funkcje komunikacji w organizacji, takie jak informacyjna, instruktażowa, kontrolna, motywacyjna i emocyjna.
Funkcje komunikacji w organizacji
1. informacyjna
- zapewnienie informacji niezbędnych do rozstrzygnięcia decyzji i koordynowaniu działań
2. instruktażowa
- wydawanie poleceń i wyjaśnianie jakie kroki, kto i kiedy podjąć w celu osiągnięcia zamierzonych celów
3. integracyjna
- integrowanie wszystkich jednostek organizacyjnych w jedną spójną całość przez prawidłową synchronizację pewnych działań. Duże znaczenie mają w tym wypadku procesy socjalizacji społecznej i asymilacji zawodowej
4. kontrolna
- konkretyzowanie działań, władzy, odpowiedzialności pozwalające na kontrolowanie. Sprawdzenie efektywności wykonywanych zadań, dostarczenie informacji zwrotnej o uzyskanych wynikach tejże oceny oraz zastosowanie odpowiednich poprawek
5. motywacyjna
- wywoływanie zaangażowania w osiąganiu celów organizacyjnych
6. emocyjna/ekspresyjna
- stanowi łącznik wszystkich funkcji. Daje możliwość okazywania własnego zdania i uczuć, jak zaniepokojenie, irytacja czy niespełnienie. Umożliwia to rozładowanie emocji w bezpieczny sposób w celu rozwiązania konfliktów
Bibliografia
- Bednarz K. (2009), Podejście procesowe w komunikacji wewnętrznej przedsiębiorstwa, Prace naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, nr 52, s. 23-33
- Gralak K. (2010), Marketing wewnętrzny w praktyce zarządzania jednostek samorządu terytorialnego, Zeszyty naukowe, polityki europejskie, finanse i marketing, nr 3
- Gregory A., Public relations w praktyce, Wydawnictwo Profesjonalnej Szkoły Biznesu, Kraków 1997, s. 34-49
- Listwan T, Zarządzanie kadrami, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2010
- Martyniak Z. (2001), Organizacja i zarządzanie, Antykwa, Kraków-Kluczbork
- Michoń F., Organizacja i kierowanie w przedsiębiorstwie w świetle socjologii i psychologii pracy, wydanie trzecie rozszerzone, Wydawnictwo Książka i Wiedza, Warszawa 1981, s. 81-85
- Penc J., Komunikacja i negocjowanie w organizacji, Wydawnictwo Difin, Warszawa 2010
- Sikorski Cz., Zachowania ludzi w organizacji, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 1999, s. 192-212
- Werenowska A. (2014), Zastosowanie narzędzi informatycznych w komunikacji wewnętrznej w przedsiębiorstwie, Zeszyty Naukowe Szkoły Głównej Gospodarstwa Wiejskiego. Ekonomika i Organizacja Gospodarki Żywnościowej, Nr 105, s. 75-82
Autor: Edyta Łagodzińska, Julia Czerwiec
