Metody komunikacji wewnętrznej w organizacji
[edytuj] Definicja
Komunikacja (z łac. communicare = dzielić się) dwustronny proces polegający na dzieleniu się informacją, który wymaga zarówno słuchania, jak i mówienia, bądź też użycia wizualnych symboli powodujących znaczenie u słuchacza. Klasyfikacja informacji, którymi się dzielimy obejmuje 3 kategorie:
- Wspólna - daje poczucie dumy i przynależności.
- Kaskadowa - informowanie o zadaniach.
- Osobista - motywacja z dnia na dzień.
Komunikacja w przedsiębiorstwie obejmuje:
- Informację operacyjną.
- Systemy informacji tradycyjnej lub skomputeryzowanej.
- Komunikację wewnętrzną.
- Komunikację zewnętrzną.
- Nieformalną wymianę informacji.
Dobra komunikacja jest ważnym czynnikiem motywującym. Spaja zespoły, daje poczucie dumy z pracy dla firmy i zachęca ludzi do zwiększania wysiłku.
[edytuj] Cele i metody
Cele komunikacji wewnętrznej
- uwrażliwienie załogi na zadania przedsiębiorstwa
- tworzenie ducha współpracy
- wzmacnianie spójności.
- ustalanie klimatu zaufania
Metody komunikacji wewnętrznej
W organizacjach zdecydowana większość źródeł informacji potrzebnych pracownikowi do wykonywania zadań powinna znajdować się wewnątrz organizacji. Przeciętny pracownik potrzebne mu informacje powinien otrzymywać w procesie komunikacji z innymi pracownikami firmy, zwłaszcza od swojego przełożonego. Tak więc komunikacja wewnętrzna ogranicza się do dobrze znanych relacji między pracownikami firmy.
Do sposobów uzyskiwania i przekazywania informacji o strukturze przedsiębiorstwa oraz jego aktualnej sytuacji można zaliczyć:
- spotkania zespołów lub duże zebrania, na których załoga ma okazję słuchać i zadawać pytania szefom,
- inne spotkania w ?bezpiecznym? dla załogi miejscu,
- artykuły w katalogach domowych,
- kasety video, taśmy audio,
- schematy przyznawania nagród,
- ankiety,
- biuletyny i gazety zakładowe,
- plakaty, informatory;
Powiązania informacyjne w grupie pracowniczej charakteryzują typy sieci komunikacyjnych H.J.Leavitt. Przedstawił on cztery warianty sieci komunikacyjnej w różnych układach: w kształcie koła, linii prostej, litery X i Y. Na podstawie wyników przeprowadzonych badań stwierdził, że jedynie metoda struktury grupy w kształcie koła daje szereg korzystnych właściwości:
- zapewnia członkom grupy najwyższy stopień swobodnego działania,
- stwarza najmniejszą potrzebę powołania formalnego kierownika grupy, a także najmniejsze prawdopodobieństwo pojawienia się kierownika nieformalnego,
- wprowadza najmniejsze skostnienie organizacji,
- najrzadziej występuje w nim poczucie zepchnięcia na peryferie organizacyjne.
Inne najbardziej efektywne sposoby komunikacji oraz praktyczne wskazówki to:
- Metoda twarzą w twarz - użyteczna w bezpośrednim zarządzaniu jako naczelna metoda komunikacji
- Zatrudnienie specjalistów ds. komunikacji - zarówno na początku, jak i końcu danego procesu; pomaga zidentyfikować informacje, dostarczyć je w odpowiedni sposób do docelowych odbiorców i uzyskać od nich informacje zwrotne;
- Wyjaśnienie załodze zasad - zapoznanie zespołu z zasadami efektywnej komunikacji i wspólne opracowanie schematu przekazywania informacji;
- Określenie i ogłoszenie pozytywnych zmian - dotyczy tego rodzaju zmian, które będą rezultatem właściwej komunikacji;
- Koordynowanie czasu komunikacji z personelem w różnych zespołach celu uniknięcia demoralizujących plotek rozsiewanych przed formalnym oświadczeniem;
- Brak spekulacji - metoda ta prowadzi do zmniejszenia niepewności wśród personelu;
- Zapewnianie ludziom wystarczającej ilości czasu na wypowiedź - istotne jest jej stosowanie bez względu na poruszane kwestie, zezwolenie na swobodne wyrażanie opinii;
- Komunikowanie się z zespołem w sposób jasny, uczciwy i konsekwentny: nie unikanie drażliwych tematów, stawianie wszystkich problemów otwarcie, przekazywanie informacji powinno być maksymalnie uproszczone i łatwe do zapamiętania;
- Tworzenie nowych nośników komuniacji
- Tworzenie komórek komunikacji wewnętrznej
- Struktury partycypacyjne: grupy dyskusyjne, spotkania oceniające, koła jakości, grupy postępu;
[edytuj] Bibliografia
- Michoń F., Organizacja i kierowanie w przedsiębiorstwie w świetle socjologii i psychologii pracy, wydanie trzecie rozszerzone, Wydawnictwo Książka i Wiedza, Warszawa 1981, str. 81-85;
- Sikorski Cz., Zachowania ludzi w organizacji, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 1999, str. 192-212;
- Gregory A., Public relations w praktyce, Wydawnictwo Profesjonalnej Szkoły Biznesu, Kraków 1997, str.34-49;
- Martyniak Z., Organizacja i zarządzanie, wydanie drugie poprawione i rozszerzone, Oficyna Wydawnicza: Drukarnia ANTYKWA s.c., Kraków - Kluczbork 2001, str.18285-289;
Autor: Edyta Łagodzińska
