Zasada SMART

Zasada SMART - jest to metoda wspomagająca prawidłowe definiowanie celów w projekcie, dzięki czemu wzrasta szansa na ich osiągnięcie. Wyznaczanie celów zgodnie z tą zasadą wymaga uważnego przeanalizowania tego co chcemy osiągnąć (Walczak R. 2014, s. 110). Jej nazwa złożona jest z akronimu, pochodzącego od angielskich słów.

TL;DR

Zasada SMART to metoda definiowania celów w projekcie, która zwiększa szansę na ich osiągnięcie. Skrót S.M.A.R.T. oznacza Specific (jasność celu), Measurable (mierzalność celu), Achievable (realność celu), Relevant (znaczenie celu) i Time-bound (określenie terminu celu). Metoda ta wymaga dokładnej analizy celu i jego sprecyzowania. Pierwsze kroki w metodzie S.M.A.R.T. to wyjaśnienie pracownikom, co i dlaczego jest robione, oraz określenie celów włączając pracowników do dyskusji. Ustalenie celów S.M.A.R.T. pozwala na osiągnięcie wymiernych efektów. Przykłady celów spełniających zasadę SMART to wzrost wiedzy, zwiększenie zysków, budowa sieci wodociągowej i wzrost sprzedaży.

S.M.A.R.T.

Specific- (specyficzny) oznacza to, że mamy jasno wiedzieć, czego nasz cel dotyczy, powinien być jasno sprecyzowany, zdefiniowany i co chcemy dzięki niemu osiągnąć. Specyficzność celu oznacza precyzję w opisaniu tego, co chcemy osiągnąć w przyszłości, a nie szczegółowym opisie sposobu, w jaki będziemy to osiągać. Dobrze sformułowany cel, zgodnie z zasadą Specific, oznacza to że łatwo nam go sobie wyobrazić i zmierzyć. Ułatwi dalszą pracę nad kolejnymi aspektami zgodnie z formułą S.M.A.R.T. i pozwoli oprzeć go na konkretnych liczbach i wielkościach. Tak, aby można było śledzić postępy jego realizacji.

Measurable - (mierzalny) konieczne jest, aby cel w projekcie był możliwy do zmonitorowania i zmierzenia. Mierzalność pozwala jednoznacznie określić czy cel został osiągnięty (Kozina A. 2015). Postęp celu można określić na parę sposobów np. poprzez przedstawienie naszych etapów, podanie faktycznych wartości czy po sprecyzowaniu, jak będzie wyglądać sytuacja po osiągnięciu celu.

Achievable- (osiągalny) bardzo ważne, aby osoby które chcą osiągnąć dany cel, powinny mieć możliwość uzyskania niezbędnych zasobów potrzebnych do jego realizacji. Rzeczywistość celu może w tym wymiarze charakteryzować posiadanie bądź rozwój własnych kompetencji (umiejętności). Zasobami potrzebnymi do realizacji celu mogą być np. pieniądze, czas, materiały, ludzie, umiejętności, wiedza, motywacja jak również nasza samoocena. Istotne jest jednocześnie skontrolowanie, czy osoby, które mają realizować wyznaczony cel, mają realny wpływ na możliwość jego realizacji. Osiągnięcie celu powinno dać wymierną korzyść (niekoniecznie materialną). Cel powinien być także atrakcyjny i ambitny. Należy zwrócić uwagę, by nie stawiać nieprzemyślanych celów, a także zbyt mało ambitnych (Blanchard K., "Przywództwo wyższego stopnia").

Relevant - (istotny) cel powinien być podstawowym krokiem naprzód, ale również powinien stanowić określoną wartość dla tego, kto będzie go realizował. Należy wziąć pod uwagę taki cel, aby osoby, które będą go realizować, będą mogły się z nim utożsamić. Dlatego powinien być słuszny i mieć sens, aby skutecznie dążyć do realizacji. Odpowiednim sposobem między pracownikami jest uzgodnienie zadań w sposób aktywny, tak aby każdy pracownik miał pełną świadomość, że jego funkcja w realizacji celu jest istotna i ważna. Na tym etapie warto stworzyć listę niezbędnych do jego osiągnięcia umiejętności, wiedzy i zasobów. Następnie określić, co z tej listy posiadamy, czego nam brakuje i jak to uzupełnimy.

Time-bound - (określony w czasie) istotne jest, aby określić termin wyznaczonych celów. Przy formułowaniu celu nie może zabraknąć ostatecznego terminu jego osiągnięcia. Dzięki temu, postawiony sobie cel zwiększa mobilizację do działania oraz jest to warunek do skutecznego monitorowania (wiedząc ile zostało czasu do realizacji lub ewentualnie podjąć działania korygujące). Określenie dokładnych dat (początku i zakończenia celu, a także poszczególnych etapów) ułatwia uniknięcie pułapki w postaci ciągłego odkładania celu na później. Należy uważać, by nie przyjąć nierealistycznych założeń, czyli takich, że cel zostanie osiągnięty w bardzo krótkim czasie (Janasz K, Wiśniewska J. "Zarządzanie projektami w organizacji" s. 55). Ustalenie zbyt długiego czasu jest również niekorzystne, ponieważ powoduje brak silnej motywacji do realizacji celu.

Pierwsze kroki w metodzie S.M.A.R.T

W momencie gdy się zdecydujemy na zarządzanie przez metodę S.M.A.R.T., musimy pamiętać o najważniejszych 2 krokach, które należy podjąć. Na początku, należy wytłumaczyć pracownikom, co jest robione, dlaczego i w jaki sposób jest to robione. W drugim etapie, należy określić cele, które mogą być wyzwaniem, dlatego należy włączyć do dyskusji pracowników.

Ustalanie celów S.M.A.R.T.

Program celów powinien określić kamienie milowe, które muszą być osiągnięte z dokładnymi ramami czasowymi. W praktyce cele są często zbyt ogólne, niejasne i często niedokładnie określone. Tak słabo wyznaczone cele powodują brak rezultatów. Poprawne ustalenie celów poprzez zasadę S.M.A.R.T. może przynieść wymierne efekty. Proces ustalania celów jest trudny, ale może być ułatwiony poprzez zadanie prostych pytań, typu: "Jak najlepiej mogę pomóc w osiągnięciu celów?" Od tej odpowiedzi wynika sedno ustalania celów jednostki. Na przykład, jeśli celem jest ulepszenie wyniku satysfakcji klienta, zespół może popracować nad systemem samoobsługi, by zredukować liczbę połączeń telefonicznych i połączeń oczekujących lub zaproponować narzędzia do zwiększenia poziomu satysfakcji obsługi, klienta poprzez wyjaśnienie jak komunikować się z klientem.

Kluczowe uczenie się

Ustalenie zorganizowanych celów wywiera pozytywny wpływ na organizację. Wydawać się to może zniechęcające dla członków zespołu, ale daje kilka kroków do przodu i jest ro prosta recepta na sukces.

Przykłady celów spełniających zasadę S.M.A.R.T.

• Wzrost wiedzy w posługiwaniu się języka angielskiego przez 100 osób (50 kobiet, 50 mężczyzn w wieku 20-30 lat) potwierdzony zdaniem egzaminu na poziomie A1 do grudnia 2018 r.
• Zwiększenie zysków o 10% do końca roku 2017
• Budowa sieci wodociągowej w gminie Chełmiec do roku 2020.
• Wzrost sprzedaży o 20% w trakcie kampanii trwającej od stycznia do czerwca 2017 roku.

Zasada SMART — artykuły polecane

Prawo Parkinsona — Kształtowanie zespołu — Delegowanie zadań — Jidoka — Velocity — Zarządzanie czasem — Delegowanie uprawnień — Kamień milowy — Counselling

Bibliografia

• Blanchard K. (2016), Przywództwo wyższego stopnia. Blanchard o przywództwie i tworzeniu efektywnych organizacji, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Janasz K., Wiśniewska J. (red.) (2014), Zarządzanie projektami w organizacji, Difin, Warszawa
• Kaczor K. (2010), Jak wyznaczać i osiągać cele metodą SMART
• Kopczyński T. (2014), Rola i kompetencje kierownika projektu w zwinnym zarządzaniu projektami na tle tradycyjnego podejścia do zarządzania projektami, Studia Oeconomica Posnaniensia, nr 9 (270)
• Kozina A. (2015), Formułowanie problemów i celów negocjacji w firmie
• Walczak R. (2014), Podstawy zarządzania projektami. Metody i przykłady, Difin, Warszawa
• Wysocki R. (2013), Efektywne zarządzanie projektami. Tradycyjne, zwinne, ekstremalne, Helion, Gliwice

Autor: Beata Puch, Jakub Starzec