Zakres czynności

Zakres czynności pracownika to przygotowany przez pracodawcę spis zadań i obowiązków jakie spoczywają na pracowniku w celu pełnego wykonania powierzonej mu pracy. Wyszczególnienie zadań w formie pisemnej w postaci zakresu obowiązków powinno być dołączone do akt osobowych pracownika po wcześniejszym zaakceptowaniu poprzez złożenie podpisu na dwóch jednakowo brzmiących egzemplarzach.

TL;DR

Artykuł opisuje znaczenie i zawartość zakresu czynności pracownika. Zakres czynności jest przygotowywany przez pracodawcę i określa zadania i obowiązki pracownika. Dokument powinien zawierać pieczęć pracodawcy, dane osobowe pracownika, ogólny zakres czynności, konkretne zadania na danym stanowisku oraz zakres uprawnień i odpowiedzialności. Zakres czynności różni się w zależności od stanowiska, np. magazynier, specjalista do spraw handlowych, specjalista do spraw kadr i płac. Celem zakresu czynności jest efektywne wykorzystanie czasu pracy i dostosowanie do wymagań stanowiska.

Cele przygotowywania zakresu czynności

Głównym celem przygotowywania zakresu czynności pracownika jest możliwość dostosowania czasu pracy w ten sposób, aby w pełni był on wykorzystany na wykonanie zadań związanych bezpośrednio ze stanowiskiem pracy. Przygotowany zakres czynności jest również pomocny w wypadku zmiany pracy - można umieścić listę wykonywanych zadań w obecnym miejscu pracy w formularzu Curicullum Vitae, dzięki czemu hipotetyczny pracodawca już na wstępie może określić, czy kandydat na stanowisko poprzez doświadczenie zdobyte w poprzednich miejscach pracy współgra z wymaganym profilem pracownika.

Co powinno być zawarte w dokumencie zakresu czynności

• Przede wszystkim ważne jest, aby dokument w swojej lewej górnej części zawierał pieczęć podłużną pracodawcy. W prawym górnym rogu należy wpisać miejscowość, oraz datę rozpoczęcia stosunku pracy.
• Następnie należy wyszczególnić dane osobowe pracownika wykonującego obowiązki. Dane takie to: Imię i nazwisko, Miejsce zatrudnienia, stanowisko pracy, dane bezpośredniego przełożonego.
• W kolejnym podpunkcie pracodawca może zawrzeć ogólny zakres czynności obowiązujących wszystkich pracowników. W tym miejscu można powołać się na art. 100 (w którym mowa jest o sumienności i staranności wykonywania powierzonej pracy oraz szczególnych obowiązkach takich jak przestrzeganie czasu pracy, przepisów i zasad obowiązujących na miejscu pracy) i 211 (w tym artykule wyszczególnione są obowiązki wynikające z przestrzegania przepisów i zasad BHP) Kodeksu Pracy.
• W kolejnym podpunkcie należy wyszczególnić zakres czynności i obowiązków na konkretnym zajmowanym przez pracownika stanowisku.
• W ostatnim punkcie pracodawca może określić zakres uprawnień oraz odpowiedzialności pracownika.

Dokument należy potwierdzić odręcznym podpisem zarówno pracodawcy (w prawym dolnym rogu), jak i pracownika (w lewym dolnym rogu wraz z datą zaznajomienia się).

Rodzaje zakresu czynności ze względu na stanowisko

Nie ma możliwości ujednolicenia zakresu czynności ze względu na odmienny charakter pracy, jak również odmienne cele pracy. Zakres czynności charakteryzuje zatem indywidualny i dopasowany do konkretnego pracownika sposób działań których skutkiem powinno być osiągnięcie zamierzonego bądź założonego celu. Zupełnie inny zakres czynności będzie obowiązywał zatem pracownika magazynu, a z kolei całkiem inne zadania do wykonania będzie miał specjalista do spraw handlowych lub specjalisty do spraw kadr i płac.

Przykładowy zakres czynności na stanowisku magazyniera:

• przyjmowanie dostaw towarów (sprawdzanie zgodności ilości dostarczonych towarów, zlokalizowanie ewentualnych uszkodzeń towaru, poświadczanie odbioru dostaw)
• sprawdzanie stanu faktycznego dostawy na podstawie dokumentu dostawy, zgłaszanie ewentualnych braków,
• ułożenie towarów w określonych miejscach na magazynie,
• przygotowywanie towarów do wysyłki poprzez ich zapakowanie
• obsługa logistyczna zamówień (kontakt z firmą kurierską, przekazanie towaru kurierowi, dopilnowanie podpisania dokumentu potwierdzającego wysyłkę przez kuriera)
• dbanie o porządek, utrzymywanie w czystości miejsca pracy
• dbanie o powierzone mu towary
• dbanie o kompletność realizowanych zamówień i zgłaszanie ewentualnych braków do działu zajmującego się fakturowaniem,
• pilnowanie poprawnego obiegu dokumentów związanych z realizacją zamówień,
• sprawowanie kontroli nad stanami towarów,
• coroczne wykonywanie spisu inwentaryzacyjnego.

Przykładowy zakres czynności na stanowisku specjalisty do spraw handlowych:

• tworzenie ofert handlowych zawierających informacje o firmie, sprzedawanym asortymencie.
• aktywne poszukiwanie nowych kontrahentów w celu nawiązania współpracy
• utrzymywanie kontaktów ze stałymi kontrahentami
• wprowadzanie danych kontrahentów do systemu, zakładanie kartotek nowym klientom oraz dokonywanie ewentualnych zmian w kartotekach stałych klientów
• przyjmowanie zamówień, przygotowywanie faktur zakupu i przekazywanie ich na magazyn,
• sporządzanie korekt faktur.
• rozwiązywanie kwestii operacyjnych zamówień (ewentualne braki, ustalenia),
• negocjowanie warunków handlowych,
• czynny udział w targach branżowych, eventach, spotkaniach z klientami biznesowymi,
• przyjmowanie zgłoszeń reklamacyjnych oraz nadzór nad nimi,
• kontrola stanów magazynowych, przygotowywanie wstępnych zamówień do producentów,
• dbanie o pozytywny wizerunek firmy,
• przygotowywanie dokumentów księgowych dla odpowiedniego działu.

Przykładowy zakres czynności na stanowisku specjalisty do spraw kadr i płac:

• Zakładanie i prowadzenie kartotek pracowniczych oraz akt osobowych,
• Przygotowywanie i ewentualne korygowanie umów cywilnoprawnych
• Zgłaszanie nowych pracowników do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych
• Przygotowanie świadectw pracy,
• Prowadzenie ewidencji urlopów pracowników a także wykonywanie obliczeń wymiaru urlopów pracowników,
• Obliczanie wynagrodzeń
• Przygotowywanie listy płac
• Przygotowanie dokumentów potrzebnych do rozliczeń z instytucjami takimi jak Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Urząd Skarbowy,
• Ewidencja czasu pracy, sprawdzanie listy obecności,
• Ewidencja pracowników przebywających na zwolnieniu lekarskim,
• Zgłaszanie wyrejestrowania pracownika przy ustaniu stosunku pracy

Zakres czynności — artykuły polecane

Zakres obowiązków — Proces adaptacji — Oferta pracy — Obowiązki pracodawcy — Dane osobowe pracownika — Rekrutacja — Windykator — Merchandiser — Nienormowany czas pracy

Bibliografia

• Dziliński B., Napiórkowska K. (2014), Prawo pracy i ubezpieczeń społecznych w pytaniach i odpowiedziach, C.H. Beck, Warszawa
• Juchnowicz M. (2010), Zarządzanie kapitałem ludzkim a poziom zaangażowania pracowników, Zarządzanie zasobami ludzkimi, nr 3-4
• Rogowski P. (2017), Obowiązki i zadania pracowników administracji publicznej w sytuacji przemocy w rodzinie - prawo, doświadczenie czy moralność? Przegląd Prawno – Ekonomiczny, Nr 39
• Sidor-Rządkowska M. (2010), Zarządzanie personelem w małej firmie, Oficyna, Warszawa
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
• Żemigała M. (2010), Menedżer Nowych czasów. Najlepsze metody i narzędzia zarządzania, One Press, Gliwice

Autor: Klaudia Kaczmarczyk