Portal moze zapisywać w przeglądarce uzytkownika informacje związane z logowaniem oraz statystykami oglądalności. Jeśli nie zgadzasz się z tym, opuść stronę.

Proces archiwizacji

Z Encyklopedia Zarządzania
Skocz do: nawigacji, wyszukiwania
Proces.gif

To tylko przykład procesu.

Nie traktuj go jako idealny wzorzec, a raczej jako wersję poglądową.

Spis treści

[edytuj] Cele procesu

  • Zachowywanie dokumentów od przypadkowej utraty, odtworzenie kopii dokumentu w przypadku jego skasowania, zniszczenia bądź zagubienia.
  • W przypadku roszczeń klientów zarchiwizowane dokumenty stanowią podstawę reklamacji
  • Zarchiwizowane dokumenty stanowią podstawę do wyciągania wniosków odnośnie ulepszenia jakości oferowanych usług przez spółkę
  • Usuwanie nieużywanych dokumentów z czynnego użycia.
  • Niszczenie dokumentów.
  • Aspekt prawny - obowiązek niszczenia niektórych dokumentów wynika wprost z odpowiednich ustaw regulujących przetwarzanie określonych informacji.
  • Aspekt bezpieczeństwa - znaczna część dokumentacji niearchiwalnej zawiera poufne informacje, które nie powinny znaleźć się w posiadaniu osób nieuprawnionych.
  • Aspekt ekonomiczny - zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej jest dużo tańsze niż jej gromadzenie i przechowywanie.
  • Aspekt ekologiczny - zniszczone dokumenty nie trafiają na wysypiska ani do spalarni, są natomiast powtórnie przetwarzane przez papiernie na papier, co pozwala zaoszczędzić znaczące ilości energii i zasobów naturalnych.


Cele doskonalenia procesu

[edytuj] Charakterystyka procesu

Proces archiwizacji rozpoczyna się wtedy, gdy pracownik biurowy stwierdza, że dokument można przekazać do archiwum. Następnie dokument jest skanowany i indeksowany. Po upływie określonego w ustawie okresu czasu dokument jest albo niszczony. albo przekazywany do archiwum państwowego

[edytuj] Zasoby (dane wejściowe)

[edytuj] 1. Uczestnicy procesu

Kierownik archiwum

Pracownik archiwum

Pracownik magazynu

Pracownik biurowy

Dyrektor oddziału firmy

Członkowie komisji nadzorującej niszczenie dokumentów

[edytuj] 2. Zasoby materialne

Komputery osobiste

Drukarki

Skaner przemysłowy

Rejestrator przenośny

Materiały biurowe: (pudła kartonowe na dokumenty, teczki i inne)

Niszczarka

Środki Transportu

Szafy magazynowe w archiwum

[edytuj] 3. Zasoby informacyjne

Zadanie 1: Lista dokumentów do przekazania do archiwum sporządzana przez pracownika biurowego. Podpisuje ją przełożony porównaniu jej ze stanem faktycznym

Instrukcja dla pracowników biurowych o przekazywaniu dokumentów do archiwizacji

Instrukcja niszczenia dokumentów

Instrukcja postępowania z dokumentami poufnymi

Instrukcja przekazania do archiwum państwowego

Lista dokumentów do zniszczenia (Zadanie 8)

Procedura niszczenia dokumentów, w tym powołania komisji) (Zadanie 8)

Procedura przekazania dokumentów do archiwum państwowego (Zadanie 9)

Protokół potwierdzający zniszczenie dokumentów.

[edytuj] 4. Narzędzia, metody i techniki

Metoda indeksowania oparta na ścieżce dostępu do dokumentu, ścieżka zawiera numer pudła, teczki i indywidualny numer dokumentu. Metoda ta ułatwia poruszanie się po magazynie.

Technika skanowania

Technika OCR (rozpoznawanie tekstu) służy zmniejszeniu objętości plików.


[edytuj] Opis procesu

[edytuj] 1. przekazanie dokumentów do archiwizacji - decyzja

Kiedy pracownik biurowy stwierdza, że dany dokument można przekazać do archiwum (na podstawie wytycznych dotyczących przechowywania dokumentacji), zwraca się on do przełożonego o podjęcie decyzji o archiwizacji.


[edytuj] 2. przekazanie dokumentów do archiwizacji - przygotowanie

Stempluje i wkłada dokumenty przeznaczone do archiwizacji do teczki, a ich listę daje do podpisania przełożonemu.


[edytuj] 3. przekazanie dokumentów do archiwizacji

Pracownik biurowy zanosi dokumenty do archiwum. kierownik archiwum potwierdza przyjęcie dokumentów podpisem i stemplem archiwum na liście.


[edytuj] 4. skanowanie

Pracownik archiwum #2 wyjmuje dokumenty z teczek, oddziela zszywki i spinacze oraz wkłada kartki do skanera przemysłowego. Korzystając z komputera osobistego zapisuje dokumenty sporządzane odręcznie jako skompresowane bitmapy, natomiast dokumenty drukowane poddaje procesowi rozpoznawania tekstu. Efektem pracy są zeskanowane dokumenty. Przekazuje je osobie odpowiedzialnej za indeksowanie - kierownik archiwum.


[edytuj] 5. archiwizacja fizyczna

Pracownik magazynu przyjmuje zeskanowane dokumenty od pracownika archiwum i w uzgodnieniu z nim nadaje każdemu dokumentowi "ścieżki dostępu" pudło/teczka/dokument. Korzysta z kartonowych pudeł dostarczanych przez pracownika zaopatrzenia oraz pudeł zwolnionych po zniszczeniu dokumentów. Następnie układa pudła na półkach. Efektem jego pracy są skatalogowane dokumenty papierowe, które są składane w magazynie według kategorii priorytetu dostępu i czasu powstania.


[edytuj] 6. indeksowanie

kierownik archiwum na podstawie wytycznych i wymagań ustawowych pracownik nadaje datę usunięcia dokumentu oraz wiąże dokument elektroniczny z przechowywanym w magazynie załączając fizyczną ścieżkę dostępu do dokumentu. Baza danych znajduje się na serwerze wyposażonym w pamięć masową złożoną - nadmiarową macierz dysków.


[edytuj] 7. kontrola przydatności dokumentu

Pracownik magazynu #3 na podstawie automatycznie generowanej listy wyświetlonej na ekranie rejestratora przenośnego odszukuje dokumenty wyznaczone do zniszczenia od czasu ostatniego niszczenia dokumentów. Efektem pracy są oddzielone dokumenty przeznaczone do zniszczenia.


[edytuj] 8. komisyjne niszczenie dokumentów

W ustalonych okresach czasu zbędne dokumenty są niszczone. Dyrektor oddziału powołuje komisję złożoną z pracowników biurowych. Komisja porównuje listę dokumentów przeznaczonych do zniszczenia ze stanem faktycznym i potwierdza zgodność. Kierownik archiwum ani żaden inny pracownik archiwum nie wchodzi w jej skład. Lista dokumentów przeznaczonych do zniszczenia jest generowana automatycznie na podstawie bazy danych, dokumenty w pudłach są gromadzone przez pracownika magazynu. Zniszczenia dokonuje się za pomocą niszczarki. Następnie jeden z pracowników archiwum zawozi powstałe odpady do recyklingu/ kompostowania/ spalenia.


[edytuj] 9. przekazanie dokumentów do archiwum państwowego - decyzja

Lista dokumentów do przekazania archiwum państwowemu generowana automatycznie na podstawie bazy danych (np. dokumentacja osobowa i płacowa). Pracownik magazynu #3 na podstawie listy odszukuje w magazynie dokumenty wyznaczone do przekazania, lista jest drukowana i załączana do decyzji o przekazaniu dokumentów do archiwum państwowego. Pracownik archiwum #1 porównuje listę ze stanem faktycznym i potwierdza podpisem. Załącza również elektroniczne kopie wyeksportowane z bazy danych na nośniku optycznym. Dokumenty są pakowane i zapieczętowane.


[edytuj] 10. przekazanie dokumentów do archiwum państwowego

Kurier zawozi dokumenty do siedziby archiwum państwowego, gdzie lista jest porównywana ze stanem faktycznym. W razie nieścisłości osobą odpowiedzialną jest pracownik archiwum #1 (kierownik). Po przejęciu dokumentów przez archiwum państwowe są one usuwane z bazy danych.


[edytuj] Wyjścia (dane wyjściowe)

Efektami procesu archiwizacji są:

[edytuj] Odpowiedzialność i uprawnienia

pracownik upoważniony do odpowiedzialny za
dyrektor 1 podjęcie decyzji o przekazaniu zgodność treści dokumentów
pracownik biurowy 2 sporządzenie listy zgodność listy ze stanem rzeczywistym
kierownik archiwum 3 przyjęcie dokumentów zgodność listy ze stanem rzeczywistym
pracownik archiwum 4 dostęp do bazy danych zgodność kopii elektronicznej z oryginałem
kierownik archiwum 4 odbiór dokumentów od pracownika archiwum zgodność listy ze stanem rzeczywistym
pracownik magazynu 5 dostęp do bazy danych (tylko odczyt) nadanie właściwej ścieżki
kierownik archiwum 6 spójność bazy danych prawidłowe indeksowanie, spójność bazy danych
pracownik magazynu 7 dostęp do magazynu, dostęp do bazy danych (tylko odczyt), przenoszenie dokumentów odszukanie właściwych dokumentów przeznaczonych do zniszczenia
członkowie komisji 8 kontrola dok. przeznaczonych do zniszczenia zgodność listy dokumentów przeznaczonych do zniszczenia ze stanem rzeczywistym
kierownik archiwum 8 niszczenie dokumentów przestrzeganie terminów
pracownik magazynu 9 dostęp do bazy danych (tylko odczyt) odszukanie właściwych dokumentów do przekazania
kierownik archiwum 10 usunięcia przekazanych dokumentów z bazy danych zgodność listy przekazywanych dokumentów ze stanem faktycznym

[edytuj] Diagram procesu

Zadania \Uczestnicy Kierownik archiwum Pracownik archiwum Pracownik magazynu Pracownik biurowy Dyrektor Komisja Kurier
1 W
2 W Z
3 Z W
4 K W
5 Ng W
6 W
7 W
8 W In K
9 Z W
10 K W
W- wykonawca

I- udzielenie informacji wykonawcy

In- inicjacja

O- opinia

Oo- opinia obowiązująca z uzasadnieniem

Wyt- wytyczne

K- kontrola

N- nadzór bezpośredni

No- nadzór ogólny

Ng- nadzór ogólny z koordynacją grupową

Z- zatwierdzenie

Autor: Adam Soński, Marek Suma

Oceń treść artykułu

Aktualna ocena artykułu: 51/100 (głosów: 8)
 Musisz włączyć JavaScript, aby głosować

Źródło „http://mfiles.pl/pl/index.php?title=Proces_archiwizacji&oldid=18367
Osobiste
Przestrzenie nazw
Warianty
Działania
encyklopedia
Narzędzia