Kontrola finansowa

Kontrola finansowa jest elementem procesu zarządzania publiczną gospodarką finansową. Jej zadaniem jest przekazywanie informacji na temat jakości działania oraz funkcjonalności gospodarki. Pomaga również wyryć obszary, w których konieczne jest dokonanie różnych korekt. "W ostatnich latach w obszarze kontroli w sektorze finansów publicznych można zaobserwować liczne zmiany" (Kaczurak-Kozak M., 2011, s. 70). Za kontrolę finansową odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki.

Standardowe rozumienie pojęcia "kontrola finansowa" przejawia się jako zestawienie stanu rzeczywistego ze stanem obowiązującym oraz uzgadnianie ewentualnych błędów i odchyleń a także weryfikowanie czy dane elementy są zgodne z prawem. Pod uwagę bierze się również ochronę zasobów oraz zapewnienie wiarygodności sprawozdań.

W praktyce wykorzystywanej w finansach publicznych można rozumieć pojęcie kontroli finansowej pod dwiema postaciami - aby wyrazić przebieg oceniania i sprawozdawczości oraz jako jeden z elementów systemu zarządzania, w którego skład wchodzą procedury, reguły, obowiązki pracowników, standardy etyczne oraz inne elementy (Kaczurak-Kozak M., 2011, s. 73).

Pojęcie jest kontroli finansowej jest związane z rewizją.

TL;DR

Kontrola finansowa jest ważnym elementem zarządzania publiczną gospodarką finansową. Jej celem jest ocena jakości działania i funkcjonalności gospodarki oraz wykrywanie obszarów wymagających korekty. W praktyce kontrola finansowa może być rozumiana jako proces oceny i sprawozdawczości oraz jako element systemu zarządzania. Kryteria kontroli finansowej to prawo, plan i gospodarność. Istnieją trzy rodzaje kontroli finansowej: kontrola wstępna, bieżąca i następna. Kontrola wstępna chroni jednostkę przed nadużyciami i stratami. Kontrola bieżąca sprawdza poprawność działań i zabezpiecza majątek jednostki. Kontrola następna analizuje działalność już wykonaną i dokumenty, aby zapobiec powstawaniu podobnych odchyleń w przyszłości.

Kryteria kontroli finansowej

Możemy wyróżnić trzy kryteria kontroli finansowej: prawo, plan oraz gospodarność.

Prawo - jest to główne kryterium, stosowane od dawna i najbardziej pospolite. Kontrolerzy powinni być dobrze przygotowani pod względem znajomości prawa (studia prawnicze, ekonomiczne, administracyjne) i stale uaktualniać swoją wiedzę, ponieważ prawo nieustannie się zmienia. Dokładne rozumienie i interpretacja jest niezbędne do przeprowadzenia kontroli.

Plan - stosując to kryterium, należy uwzględnić wielorakość przyczyn rozbieżności danych działań z planem oraz elastyczność i możliwości przystosowania się do wcześniejszych, niezaplanowanych czynności. Badanie i ocena wykonanych planów jest skomplikowana, ponieważ plany często są bardzo szczegółowe i bardzo precyzyjne.

Gospodarność - inaczej zasada racjonalnego działania. Stanowi kryterium, które integruje elementy w całość. Podczas kontroli należy wykazać czy dane działanie jest zgodne z zasadą gospodarności, czyli powinno zawierać się w funkcjonowaniu gospodarczo-finansowym np. optymalizacja procesów produkcyjnych, zwiększanie wydajności pracy, poprawianie jakości (Kurowski L. I in., 2000, s. 46-49).

Rodzaje kontroli finansowej

Kontrola finansowa składa się z trzech etapów: kontrola wstępna, kontrola bieżąca oraz kontrola następna.

Kontrola wstępna - dokładne jej zrealizowanie chroni jednostkę przed ponadplanowymi kosztami, nadużyciami i stratami. W tej części znaczną większość czasu pochłania analiza projektów różnego rodzaju umów oraz sprawdzanie różnych elementów pod kątem prawnym. Należy działać zgodnie z m.in. kodeksem administracyjnym. Ten rodzaj kontroli odgrywa znaczącą rolę przy przyjmowaniu nowych pracowników (umowa o pracę, wykonywane czynności, obowiązki na miejscu pracy, okres wypowiedzenia, niekiedy istotna jest niekaralność oraz oświadczenie o odpowiedzialności materialnej). Kontrola wstępna przykuwa uwagę do dochodów budżetowych, jakie uzyskuje dana organizacja. Dochody budżetowe powinny być zawarte w danych urządzeniach i wykazane w określonych kwotach oraz terminach. Należy także określić oraz sprawdzić dokumenty (dowody finansowo-księgowe) oraz osoby, które są za nie odpowiedzialne.

Kontrola bieżąca - celem tej kontroli jest zweryfikowanie czy wyodrębnione komórki firmy działają poprawnie oraz czy nie pojawiają się sytuacje, które mogą spowodować zniszczenie lub inną stratę w majątku, w tym również kradzież. Rzeczywisty stan składników majątku powinien być bardzo skrupulatnie przeanalizowany, aby móc wykluczyć możliwość powstania zarówno nadwyżek jak i niedoborów, które mogą spowodować problemy w działalności jednostki. Sprawdzeniu podlega również wyposażenie pracowników np. w odzież ochronną, środki higieny. Należy zweryfikować czy zatrudnieni terminowo rozliczają się z zaliczek.

Kontrola następna - podczas tej części kontroli bada się działalność, która już się odbyła oraz dokumenty, które wykazują i opisują te czynności. Przegląd tych dokumentów sprawdza, czy dotychczasowe funkcjonowanie organizacji przebiega właściwie oraz według aktualnych przepisów prawa. Bada się również o wpłynęło na odchylenia od zaplanowanych norm, a które spowodowały straty w majątku. Celem tej kontroli jest podjęcie przez osobę zarządzającą działań, które spowodują, że w przyszłości nie będą powstawać podobne zaburzenia i odstępstwa od normy (Kulaszyński S., 2002, s. 21-24).

Kontrola finansowa — artykuły polecane

Plan audytów — Audyt wewnętrzny — Dokumentacja organizacyjna — Badanie sprawozdania finansowego — Arkusz analizy ryzyka — System zarządzania przebiegiem procesów — Zarządzanie nieruchomościami — Plan projektu — Plan reakcji na ryzyko

Bibliografia

• Banaszkiewicz A., Makowska E. (2016) Rewizja finansowa a wiarygodność sprawozdań finansowych, Prace naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu nr 436
• Kaczurak-Kozak M. (2011), Kontrola zarządcza jako nowy wymiar kontroli w sektorze finansów publicznych, Finanse, rynki finansowe, ubezpieczenia, nr 42, Zeszyty naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego nr 669
• Kulaszyński S. (2002), Kontrola finansowa w jednostkach budżetowych i gospodarce pozabudżetowej, Edukator, Warszawa
• Kurkowski L., Ruśkowski E., Sochacka-Krysiak H. (2000), Kontrola finansowa w sektorze publicznym, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Sawicki K. (2012), Relacje między kontrolą wewnętrzną, audytem wewnętrznym, kontrolą zarządczą i rewizją finansową, Finanse, rynki finansowe, ubezpieczenia nr 53, Zeszyty naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego nr 718

Autor: Joanna Spyrka