Zapytanie o informację: Różnice pomiędzy wersjami

Z Encyklopedia Zarządzania
m (Infobox update)
 
Nie podano opisu zmian
Linia 1: Linia 1:
{{infobox4
'''Request For Information (RFI)'''
|list1=
Odpowiednikiem tego pojęcia w języku polskim jest zapytanie o [[informacje]]. Jest to postępowanie ułatwiające rozpoznanie aktualnego stanu ofert rynkowych usług w rozpatrywanym zakresie, aby możliwości usługodawców uwzględnić w zamierzeniach przyszłego zleceniodawcy. Skierowanie RFI do potencjalnych [[klient]]ów umożliwia uzyskanie w krótkim czasie odpowiednich informacji o ofertach. Zapytanie o informacje jest jednym z narzędzi wykorzystywanych we wstępnym etapie poszukiwania partnerów do współpracy. Na podstawie sporządzonej listy usługodawców zawierającej informacje o usługach dostępnych na rynku można dokonać korekty (zazwyczaj redukcji) zakresów zadań, które powinny zostać powierzone kooperantom.
<ul>
 
<li>[[Etapy outsourcingu - Rozpoznanie stanu podaży usług]]</li>
==Informacje zawarte w zapytaniu o informacje==
<li>[[Zapytanie o cenę]]</li>
Nie ma ustalonego sposobu pisania RFI. Każde przedsiębiorstwo powinno samo zdecydować, jakie konkretnie informacje potrzebuje zebrać od potencjalnych partnerów. Ważne jest, aby informacje zostały zebrane w ustrukturyzowany oraz sformalizowany sposób, tak aby umożliwiały porównanie ofert pomiędzy firmami. Dokument powinien zawierać wymagania, jakie stawia przedsiębiorstwo, które wystosowało pismo. Wymagania powinny zostać sprecyzowane jasno, aby uniknąć potencjalnych nieporozumień i uzyskać w odpowiedzi informacje w jaki sposób dostawca może spełnić stawiane wymagania. W celu znalezienia różnic pomiędzy dostawcami należy skupić się na unikalnych wymaganiach pytającego, a także na problemach które potencjalnie dany dostawca jest w stanie rozwiązać lepiej lub taniej od innych. Kolejną dobrą praktyką przy sporządzaniu RFI jest ograniczenie ilości informacji na temat których firma oczekuje odpowiedzi tylko do niezbędnych i na odpowiednim poziomie szczegółowości, adekwatnym do wagi danego zagadnienia. W miarę możliwości należy unikać zapytań o ceny ze względu na to, że takie dane zazwyczaj nie są wymagane na tak wczesnym etapie. 
<li>[[Proces akwizycji]]</li>
<li>[[Eksploracja zasobów sieciowych]]</li>
<li>[[Proces zarządzania reklamą]]</li>
<li>[[Giełda transportowa]]</li>
<li>[[Personalizacja]]</li>
<li>[[Oferta handlowa]]</li>
<li>[[Zasada konkurencyjności]]</li>
</ul>
}}


==Struktura zapytania o informacje==
Struktura zapytania o informacje może się różnić w zależności od branży. Można jednak wyróżnić cztery sekcje, które powinny zostać uwzględnione:
* '''przegląd''' – ta część powinna być napisana w celu przedstawienia zadań oraz głównych celów organizacji, zarówno w perspektywie krótko jak i długoterminowej. Warto tutaj wymienić także podstawowe informacje na temat organizacji, aby zaznajomić odbiorcę ze specyfiką a także po części uzasadnić zapytanie. Od tego momentu potencjalny partner powinien wiedzieć, kim jest i czym zajmuje się organizacja a także był świadomy, że dokument jest oficjalnym zapytaniem o informacje.
* '''informacje których dotyczy zapytanie''' – ten element dokumentu powinien znajdować się po przeglądzie i powinien obejmować wszystkie informacje o które prosi zainteresowany. Sekcja ta powinna szczegółowo określać, jakie informacje są potrzebne od dostawcy a także zawierać specyfikacje, takie jak terminy, wymagania funkcjonalne, techniczne czy wymagania związane z zarządzaniem.  Pod koniec tej sekcji potencjalny dostawca powinien dokładnie posiadać wystarczająco szczegółów, aby udzielić wyczerpującej odpowiedzi oraz znać ogólną koncepcję zamawiającego.
* '''oczekiwania''' względem odpowiedzi – ta sekcja powinna opisywać, czego zamawiający oczekuje od odpowiedzi. Należy tutaj szczegółowo określić kryteria oceny oraz wskazówki, w jakiej formie i terminie składający zapytanie oczekuje odpowiedzi. Zapytanie o informacje jak i odpowiedź nie musze być wysyłane na piśmie a co za tym idzie nalży należy wskazać która forma najbardziej odpowiada zainteresowanej stronie. Watro także zaproponować w tej sekcji szablon według którego dostawca może udzielić odpowiedzi – ułatwi to proces późniejszego porównywania ofert od różnych dostawców.
* '''wyjaśnienie''' – ostatnia sekcja RFI powinna wyjaśniać lub doprecyzowywać wcześniej poruszone zagadnienia, które wymagają szczególnej uwagi. Można także tutaj wskazać, które informacje nie są poszukiwane przez zainteresowanego oraz które z nich wymagają wyłącznie ogólnego zdefiniowana, bez konieczności podawania szczegółów.
Struktura pisania zapytania o informacje powinna być nastawiona na potrzeby podmiotu które jest autorem zapytania. Jednym z głównych celów RFI jest otrzymanie w krótkim czasie wielu informacji od wielu różnych podmiotów aby następnie wykorzystać je w porównaniu dostawców. Co za tym idzie należy trzymać się struktury umożliwiającej osiągnięcie zadowalających efektów najmniejszym kosztem. Wszystkie informacje powinny być jasne, wystarczająco precyzyjne a zarazem zwięzłe.
==Bibliografia==


'''Request For Information (RFI)'''
Odpowiednikiem tego pojęcia w języku polskim jest zapytanie o [[informacje]]. Jest to postępowanie ułatwiające rozpoznanie aktualnego stanu ofert rynkowych usług w rozpatrywanym zakresie, aby możliwości usługodawców uwzględnić w zamierzeniach przyszłego zleceniodawcy. Skierowanie RFI do potencjalnych [[klient]]ów umożliwia uzyskanie w krótkim czasie odpowiednich informacji o ofertach. Zapytanie o informacje jest jednym z narzędzi wykorzystywanych we wstępnym etapie poszukiwania partnerów do współpracy. Na podstawie sporządzonej listy usługodawców zawierającej informacje o usługach dostępnych na rynku można dokonać korekty (zazwyczaj redukcji) zakresów zadań, które powinny zostać powierzone kooperantom.


{{a|[[Tomasz Małkus]]}}
{{a|[[Tomasz Małkus]], Mateusz Kaczor}}
{{msg:stub}}
{{msg:stub}}
[[Kategoria:Outsourcing]]
[[Kategoria:Outsourcing]]
[[en:Request For Information]]
[[en:Request For Information]]

Wersja z 21:45, 27 kwi 2022

Request For Information (RFI) Odpowiednikiem tego pojęcia w języku polskim jest zapytanie o informacje. Jest to postępowanie ułatwiające rozpoznanie aktualnego stanu ofert rynkowych usług w rozpatrywanym zakresie, aby możliwości usługodawców uwzględnić w zamierzeniach przyszłego zleceniodawcy. Skierowanie RFI do potencjalnych klientów umożliwia uzyskanie w krótkim czasie odpowiednich informacji o ofertach. Zapytanie o informacje jest jednym z narzędzi wykorzystywanych we wstępnym etapie poszukiwania partnerów do współpracy. Na podstawie sporządzonej listy usługodawców zawierającej informacje o usługach dostępnych na rynku można dokonać korekty (zazwyczaj redukcji) zakresów zadań, które powinny zostać powierzone kooperantom.

Informacje zawarte w zapytaniu o informacje

Nie ma ustalonego sposobu pisania RFI. Każde przedsiębiorstwo powinno samo zdecydować, jakie konkretnie informacje potrzebuje zebrać od potencjalnych partnerów. Ważne jest, aby informacje zostały zebrane w ustrukturyzowany oraz sformalizowany sposób, tak aby umożliwiały porównanie ofert pomiędzy firmami. Dokument powinien zawierać wymagania, jakie stawia przedsiębiorstwo, które wystosowało pismo. Wymagania powinny zostać sprecyzowane jasno, aby uniknąć potencjalnych nieporozumień i uzyskać w odpowiedzi informacje w jaki sposób dostawca może spełnić stawiane wymagania. W celu znalezienia różnic pomiędzy dostawcami należy skupić się na unikalnych wymaganiach pytającego, a także na problemach które potencjalnie dany dostawca jest w stanie rozwiązać lepiej lub taniej od innych. Kolejną dobrą praktyką przy sporządzaniu RFI jest ograniczenie ilości informacji na temat których firma oczekuje odpowiedzi tylko do niezbędnych i na odpowiednim poziomie szczegółowości, adekwatnym do wagi danego zagadnienia. W miarę możliwości należy unikać zapytań o ceny ze względu na to, że takie dane zazwyczaj nie są wymagane na tak wczesnym etapie.

Struktura zapytania o informacje

Struktura zapytania o informacje może się różnić w zależności od branży. Można jednak wyróżnić cztery sekcje, które powinny zostać uwzględnione:

  • przegląd – ta część powinna być napisana w celu przedstawienia zadań oraz głównych celów organizacji, zarówno w perspektywie krótko jak i długoterminowej. Warto tutaj wymienić także podstawowe informacje na temat organizacji, aby zaznajomić odbiorcę ze specyfiką a także po części uzasadnić zapytanie. Od tego momentu potencjalny partner powinien wiedzieć, kim jest i czym zajmuje się organizacja a także był świadomy, że dokument jest oficjalnym zapytaniem o informacje.
  • informacje których dotyczy zapytanie – ten element dokumentu powinien znajdować się po przeglądzie i powinien obejmować wszystkie informacje o które prosi zainteresowany. Sekcja ta powinna szczegółowo określać, jakie informacje są potrzebne od dostawcy a także zawierać specyfikacje, takie jak terminy, wymagania funkcjonalne, techniczne czy wymagania związane z zarządzaniem. Pod koniec tej sekcji potencjalny dostawca powinien dokładnie posiadać wystarczająco szczegółów, aby udzielić wyczerpującej odpowiedzi oraz znać ogólną koncepcję zamawiającego.
  • oczekiwania względem odpowiedzi – ta sekcja powinna opisywać, czego zamawiający oczekuje od odpowiedzi. Należy tutaj szczegółowo określić kryteria oceny oraz wskazówki, w jakiej formie i terminie składający zapytanie oczekuje odpowiedzi. Zapytanie o informacje jak i odpowiedź nie musze być wysyłane na piśmie a co za tym idzie nalży należy wskazać która forma najbardziej odpowiada zainteresowanej stronie. Watro także zaproponować w tej sekcji szablon według którego dostawca może udzielić odpowiedzi – ułatwi to proces późniejszego porównywania ofert od różnych dostawców.
  • wyjaśnienie – ostatnia sekcja RFI powinna wyjaśniać lub doprecyzowywać wcześniej poruszone zagadnienia, które wymagają szczególnej uwagi. Można także tutaj wskazać, które informacje nie są poszukiwane przez zainteresowanego oraz które z nich wymagają wyłącznie ogólnego zdefiniowana, bez konieczności podawania szczegółów.

Struktura pisania zapytania o informacje powinna być nastawiona na potrzeby podmiotu które jest autorem zapytania. Jednym z głównych celów RFI jest otrzymanie w krótkim czasie wielu informacji od wielu różnych podmiotów aby następnie wykorzystać je w porównaniu dostawców. Co za tym idzie należy trzymać się struktury umożliwiającej osiągnięcie zadowalających efektów najmniejszym kosztem. Wszystkie informacje powinny być jasne, wystarczająco precyzyjne a zarazem zwięzłe.

Bibliografia

Autor: Tomasz Małkus, Mateusz Kaczor

At work.png

To jest zalążek artykułu.
Jeśli posiadasz kompetencje i uprawnienia, możesz go rozbudować.
Usuń tę informację po rozbudowie hasła