Zapytanie ofertowe

Z Encyklopedia Zarządzania
The printable version is no longer supported and may have rendering errors. Please update your browser bookmarks and please use the default browser print function instead.
Zapytanie ofertowe
Polecane artykuły


Zapytanie ofertowe (ang. Request For Proposal - RFP). W polskim ustawodawstwie brak legalnej definicji tego pojęcia. Zgodnie z definicją słownikową zawartą w Słowniku Języka Polskiego PWN zapytanie jest to "oficjalnie zadawane pytanie” [1].

W międzynarodowych transakcjach handlowych często korzysta się z takich określeń jak: zapytanie o informację (RFI - Request For Information), zapytanie ofertowe (RFP - Request For Proposal) oraz zapytanie o cenę (RFQ - Request For Quotation). Z pojęciem zapytania ofertowego spotykamy się w przypadku przeprowadzania procedury zamówienia w sektorze prywatnym oraz sektorze publicznym.

Sektor prywatny

W przypadku realizacji usług z sektora prywatnego, który dokonuje zakupów ze środków własnych brak przepisów prawa które regulowałyby ten proces. Dlatego proces zamówień powinien być przeprowadzany zgodnie z procedurami przyjętymi w organizacji.

Sektor publiczny

Zamówienia, których wartość szacunkowa jest niższa niż próg przetargowy, czyli 30.000 euro (wartość netto, bez VAT), powinny być dokonywane zgodnie z wewnętrzną procedurą zamawiającego oraz ustawą o finansach publicznych. W przypadku podmiotów dokonujących wyboru dostawców na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2004 nr 19 poz. 177) których wartość szacunkowa jest wyższa niż próg przetargowy należy przygotować ogłoszenie o zamówieniu oraz sporządzić Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ). Jednym z elementów procedury zamówień publicznych zgodnie z PZP jest zapytanie o cenę, którego nie należy mylić z zapytaniem ofertowym.

Elementy zapytania ofertowego

Dla usprawnienia komunikacji pomiędzy zamawiającym a oferentem zapytanie ofertowe powinno zawierać:

  • dane zamawiającego,
  • szczegółową specyfikację przedmiotu zamówienia (opis przedmiotu zamówienia, warunki płatności, miejsce i termin realizacji zamówienia),
  • określenie szacunkowej wartości zamówienia (całkowitej wartości przedmiotu zapytania ofertowego),
  • warunki udziału w postępowaniu, zasady i sposób prowadzenia postępowania,
  • informację o sposobie składania oferty,
  • informację o warunkach udziału w postępowaniu (doświadczenie oferenta, odpowiednie zaplecze),
  • ustalenie formy oraz elementów składanej oferty (przedstawienie dokumentu dotyczącej reprezentacji Spółki KRS lub CEIDG, oświadczenie oferenta dot. zachowania tajemnicy, określenie terminu ważności składanej oferty, przedstawienie dokumentów jakościowych - przedstawienie deklaracji zgodności na ofertowane produkty, certyfikatów jakości, dokumentów stanowiących dopuszczenie do sprzedaży na terenie danego kraju, warunki gwarancji oraz okres gwarancji),
  • informacje dodatkowe (np. informację o możliwości składania ofert częściowych i wariantowych),
  • kryteria wyboru oferenta (informację o wagach punktowych lub procentowych),
  • termin oraz miejsce składania ofert,
  • sposobie powiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty.

Zamawiający wybiera oferenta na podstawie najkorzystniejszej oferty. Wybór najkorzystniejszej oferty powinien zostać wykonany zgodnie z procedurami przyjętymi w danej organizacji – np. opisany w protokole wyboru dostawcy na którym znajdują się informacją o wyborze najkorzystniejszej oferty oraz informacja zbiorcza o uzyskanej punktacji pozostałych oferentów.

Zapytania ofertowe powinno zostać przesłane do co najmniej 3 dostawców w formie umożliwiającej uzyskanie potwierdzenia ich przesłania (wydruk email, pisemna adnotacja o wpłynięciu zapytania ofertowego, potwierdzenia nadania listu itp.)

Najczęściej stosowane formy wysyłania zapytań ofertowych:

  • faks,
  • list polecony,
  • poczta kurierska,
  • droga elektroniczna,
  • bezpośrednie złożenie u oferenta.

Kryteria wyboru oferty

Kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty nie mogą dyskryminować potencjalnych oferentów oraz ich faworyzować.

Suma kryteriów wartości cząstkowych musi stanowić 100% (np. cena 80% + dostawa 10% + gwarancja 10% = 100%)

Sposób wyboru kryteriów nie powinien jednoznacznie wskazywać na konkretnego dostawcę lub wykonawcę. Sposób przeprowadzania zapytania ofertowego powinien uwzględniać zasady równego traktowania i uczciwej konkurencji.

Bibliografia

Przypisy

  1. Słownik Języka Polskiego PWN. Opracowanie zbiorowe. Wydanie III. Wydawnictwo Naukowe PWN. Warszawa 2007

Autor: Mateusz Richter