Optymalizacja kosztów

Z Encyklopedia Zarządzania

Optymalizacja kosztów – jest długoterminowym działaniem ustalania optymalnych wielkości kosztów, którego celem jest m.in. zwiększenie efektywności, zmniejszenie kosztów jednostkowych, poprawa jakości i poziomu obsługi klienta, czy też minimalizacja ryzyka (P. Krawczyk 2016, s. 330). Podstawą optymalizacji kosztów jest koncentracja na czynnikach kształtujących i warunkujących koszty, a nie na samych poziomach kosztów (G. Materna, G. Zimon 2014, s. 90). Kluczowym czynnikiem ustalenia optymalnych wielkości kosztów jest efektywne zarządzanie modelem biznesowym i organizacyjnym w celu uzyskania trwałego efektu optymalizacji kosztów. W celu optymalizacji kosztów potrzebne jest stosowanie holistycznego podejścia do funkcji i procesów biznesowych, wskazując potencjalne braki wydajności obszarów wymagających usprawnień (P. Krawczyk 2016, s. 330).

Etapy optymalizacji kosztów

Podobnie jak zarządzanie kosztami, optymalizację kosztów można ująć w następujących etapach (A. Karmańska 2007, s. 307):

  • etap rejestracji i klasyfikacji kosztów,
  • etap identyfikacji czynników "koszto-twórczych",
  • etap projektowania zmian,
  • etap wprowadzenia zmian,
  • etap monitorowania wprowadzonych zmian.

Bariery efektywnej optymalizacji kosztów

Nieefektywność optymalizacji kosztów wynika z szeregu barier organizacyjnych, personalnych i technicznych, do których należą (P. Krawczyk 2016, s. 332):

  • występowanie nieodpowiednich procesów generujących redukcję kosztów,
  • brak przejrzystości kosztów całej organizacji,
  • wzmożona koncentracja na unikaniu kosztów,
  • zła realizacja programów zmniejszania kosztów,
  • zbyt mała liczba zachęt do nagradzania racjonalnego, optymalnego zarządzania kosztami,
  • struktura organizacyjna niesprzyjająca efektywności kosztowej,
  • duża liczba sprzecznych projektów,
  • opór i niechęć pracowników organizacji,
  • niedobory lub mała efektywności struktury IT.

Przykładowe metody optymalizacji kosztów

W literaturze przedmiotu wyróżniane są pewne narzędzia, metody, których zastosowanie pozwala na skuteczną optymalizację kosztów, a wśród nich znajdują się takie jak (G. Zimon 2018, s. 312):

Benchmarking, czyli porównywanie do najlepszych, jest bardzo popularnym narzędziem w międzynarodowych firmach. Benchmarking to skuteczne narzędzie wspierające proces zarządzania kosztami. Ta metoda jest trudna do wdrożenia, ponieważ trudno jest uzyskać interesujące informacje, próbując porównać się z bezpośrednimi konkurentami. Najprostszy typ benchmarkingu, benchmarking wewnętrzny, może być wykorzystany do optymalizacji kosztów. Jest uważany za najłatwiejszy w użyciu, ponieważ zapewnia łatwy dostęp do wszystkich danych finansowych i niefinansowych (Tamże).

Bibliografia

Autor: Paweł Majerczyk