Notatka służbowa: Różnice pomiędzy wersjami

Z Encyklopedia Zarządzania
m (Infobox update)
 
(LinkTitles.)
 
Linia 19: Linia 19:
 
Jest jednym z najczęściej wykorzystywanych dokumentów w wewnętrznej komunikacji [[przedsiębiorstwo|przedsiębiorstw]], instytucji i [[organizacja|organizacji]]. Służy do przekazywania istotnych wiadomości pomiędzy poszczególnymi pracownikami ale również pomiędzy różnymi [[jednostka organizacyjna|jednostkami organizacyjnymi]] (E. Stefaniak - Piasek, s. 62).
 
Jest jednym z najczęściej wykorzystywanych dokumentów w wewnętrznej komunikacji [[przedsiębiorstwo|przedsiębiorstw]], instytucji i [[organizacja|organizacji]]. Służy do przekazywania istotnych wiadomości pomiędzy poszczególnymi pracownikami ale również pomiędzy różnymi [[jednostka organizacyjna|jednostkami organizacyjnymi]] (E. Stefaniak - Piasek, s. 62).
  
Notatka ma charakter pisma informacyjnego, czyli ma za zadanie przedstawić faktyczny obraz rzeczywistości, dostarczyć odbiorcy informacji na temat danej kwestii w rzetelny, obiektywny i zwięzły sposób (E. Jendrzejczak, s. 64). Jest pismem prawnie potwierdzającym przyjęte ustalenia i umożliwia późniejszą weryfikację podjętych działań (M. Jasińska, G. Kurzątkowski, s. 8).
+
Notatka ma charakter pisma informacyjnego, czyli ma za [[zadanie]] przedstawić faktyczny obraz rzeczywistości, dostarczyć odbiorcy informacji na temat danej kwestii w rzetelny, obiektywny i zwięzły sposób (E. Jendrzejczak, s. 64). Jest pismem prawnie potwierdzającym przyjęte ustalenia i umożliwia późniejszą weryfikację podjętych działań (M. Jasińska, G. Kurzątkowski, s. 8).
  
 
==Zastosowanie==
 
==Zastosowanie==
 
Wyróżnia się trzy przesłanki stosowania notatek służbowych (E. Jendrzejczak, s. 81):
 
Wyróżnia się trzy przesłanki stosowania notatek służbowych (E. Jendrzejczak, s. 81):
* gdy uniemożliwiona jest komunikacja słowna (np. gdy pracownicy pracują w dwóch różnych biurach),
+
* gdy uniemożliwiona jest [[komunikacja]] słowna (np. gdy pracownicy pracują w dwóch różnych biurach),
 
* w sytuacji delegowania zadań przez [[przełożony|przełożonego]],
 
* w sytuacji delegowania zadań przez [[przełożony|przełożonego]],
 
* gdy istnieją specjalne okoliczności, wymagające pisemnej formy przekazania komunikatu (np. gdy notatka jest również potwierdzeniem przekazania i otrzymania danej wiadomości).
 
* gdy istnieją specjalne okoliczności, wymagające pisemnej formy przekazania komunikatu (np. gdy notatka jest również potwierdzeniem przekazania i otrzymania danej wiadomości).
 
<google>t</google>
 
<google>t</google>
  
Notatka służbowa nie ma ograniczeń wykorzystania, może zostać zastosowana wszędzie tam, gdzie nadawca uzna za stosowne utrwalenie wiadomości w formie pisemnej, a nie istnieje potrzeba stworzenia wnikliwego opisu sytuacji. Sporządzane są najczęściej w związku z przebytymi rozmowami z [[interesariusze|interasariuszami]], [[klient|klientami]], spotkaniami pomiędzy współpracownikami ale również w związku z istotnymi z punktu widzenia organizacji postanowieniami i podejmowanymi działaniami (R. Winkler, s. 52).  
+
Notatka służbowa nie ma ograniczeń wykorzystania, może zostać zastosowana wszędzie tam, gdzie [[nadawca]] uzna za stosowne utrwalenie wiadomości w formie pisemnej, a nie istnieje [[potrzeba]] stworzenia wnikliwego opisu sytuacji. Sporządzane są najczęściej w związku z przebytymi rozmowami z [[interesariusze|interasariuszami]], [[klient|klientami]], spotkaniami pomiędzy współpracownikami ale również w związku z istotnymi z punktu widzenia organizacji postanowieniami i podejmowanymi działaniami (R. Winkler, s. 52).  
  
 
==Sporządzanie i dystrybucja==
 
==Sporządzanie i dystrybucja==
Istnieje dowolność w sposobie i technice tworzenia notatek służbowych. Mogą być one tworzone zarówno komputerowo, maszynowo jak i odręcznie, tak długo jak pozostają one czytelne a tym samym zrozumiałe. Co za tym idzie mogą one być przekazywane z wykorzystaniem różnych dróg komunikacji. W przypadku notatek zawierających dane poufne bądź wrażliwe najczęstszym rozwiązaniem będzie wykorzystanie poczty tradycyjnej lub elektronicznej. Współcześnie droga e-mail'owa ma najszersze zastosowanie, jej główną zaletą jest niemal natychmiastowa informacja potwierdzająca otrzymanie wiadomości przez adresata (w przypadku problemów z dostarczeniem wiadomości e-mail, nadawca otrzyma informację zwrotną). W przypadku treści jawnych praktykuje się przekazywanie wiadomości np. poprzez umieszczanie ich do przegródek na korespondencję poszczególnych pracowników (E. Jendrzejczak, s. 81).
+
Istnieje dowolność w sposobie i technice tworzenia notatek służbowych. Mogą być one tworzone zarówno komputerowo, maszynowo jak i odręcznie, tak długo jak pozostają one czytelne a tym samym zrozumiałe. Co za tym idzie mogą one być przekazywane z wykorzystaniem różnych dróg komunikacji. W przypadku notatek zawierających dane poufne bądź wrażliwe najczęstszym rozwiązaniem będzie wykorzystanie poczty tradycyjnej lub elektronicznej. Współcześnie droga e-mail'owa ma najszersze zastosowanie, jej główną zaletą jest niemal natychmiastowa [[informacja]] potwierdzająca otrzymanie wiadomości przez adresata (w przypadku problemów z dostarczeniem wiadomości e-mail, nadawca otrzyma informację zwrotną). W przypadku treści jawnych praktykuje się przekazywanie wiadomości np. poprzez umieszczanie ich do przegródek na korespondencję poszczególnych pracowników (E. Jendrzejczak, s. 81).
  
 
Jak każde pismo biurowe, notatka musi zostać sporządzona zgodnie z zasadami ortografii i interpunkcji. Jej przekaz powinien być konkretny i prosty, umożliwiający szybkie odnalezienie kluczowych punktów. Notatka nie wymaga korzystania ze specjalistycznego słownictwa czy oficjalnych zwrotów używanych w wielu pismach biznesowych. Jest to forma cechująca się krótkim czasem tworzenia przekazu, jak i odszyfrowaniem go (M. Jasińska, G. Kurzątkowski, s. 8).
 
Jak każde pismo biurowe, notatka musi zostać sporządzona zgodnie z zasadami ortografii i interpunkcji. Jej przekaz powinien być konkretny i prosty, umożliwiający szybkie odnalezienie kluczowych punktów. Notatka nie wymaga korzystania ze specjalistycznego słownictwa czy oficjalnych zwrotów używanych w wielu pismach biznesowych. Jest to forma cechująca się krótkim czasem tworzenia przekazu, jak i odszyfrowaniem go (M. Jasińska, G. Kurzątkowski, s. 8).
Linia 45: Linia 45:
 
==Notatka służbowa a list==
 
==Notatka służbowa a list==
 
Zarówno notatka służbowa jak i list są jednymi z najbardziej popularnych form komunikowania się używanymi w organizacjach. Ponieważ istnieje między nimi wiele podobieństw, istotne jest aby wyszczególnić te cechy, które umożliwią rozróżnienie ich.
 
Zarówno notatka służbowa jak i list są jednymi z najbardziej popularnych form komunikowania się używanymi w organizacjach. Ponieważ istnieje między nimi wiele podobieństw, istotne jest aby wyszczególnić te cechy, które umożliwią rozróżnienie ich.
* Jedną z głównych różnic pomiędzy listem a notatką jest zakres ich dotarcia. W przypadku listów, stosuje się je podczas nawiązywania kontaktów z osobami lub działami, nie będącym częścią tej samej organizacji, co autor. Są one wykorzystywane przede wszystkim do komunikacji zewnętrznej. W przypadku notatek służą one tylko i wyłącznie do przekazywania informacji wewnątrz organizacji.
+
* Jedną z głównych różnic pomiędzy listem a notatką jest [[zakres]] ich dotarcia. W przypadku listów, stosuje się je podczas nawiązywania kontaktów z osobami lub działami, nie będącym częścią tej samej organizacji, co autor. Są one wykorzystywane przede wszystkim do komunikacji zewnętrznej. W przypadku notatek służą one tylko i wyłącznie do przekazywania informacji wewnątrz organizacji.
 
* Notatka w przeciwieństwie do listu, umożliwia dotarcie z przekazem do więcej niż jednej osoby na raz.
 
* Notatka w przeciwieństwie do listu, umożliwia dotarcie z przekazem do więcej niż jednej osoby na raz.
 
* Listy przygotowywane przez organizacje najczęściej pisane są na charakterystycznym papierze firmowym, oznakowanym logiem i najważniejszymi danymi na temat instytucji. Notatka najczęściej sporządzona jest na zwykłym papierze.
 
* Listy przygotowywane przez organizacje najczęściej pisane są na charakterystycznym papierze firmowym, oznakowanym logiem i najważniejszymi danymi na temat instytucji. Notatka najczęściej sporządzona jest na zwykłym papierze.
Linia 54: Linia 54:
 
==Bibliografia==
 
==Bibliografia==
 
* Debasish S.S., Das B. (2010). ''Business Communication'', PHI, New Dehli
 
* Debasish S.S., Das B. (2010). ''Business Communication'', PHI, New Dehli
* Jasińska M., Kurzątkowski G. (2015). ''Wzory pism - korespondencja urzędowa w zakresie funkcjonowania jednostek sektora finansów publicznych'', Grupa Wydawnicza Infor
+
* Jasińska M., Kurzątkowski G. (2015). ''Wzory pism - korespondencja urzędowa w zakresie funkcjonowania jednostek sektora finansów publicznych'', [[Grupa]] Wydawnicza Infor
 
* Jendrzejczak E. (2014). ''Korespondencja biurowa'', Oficyna Wydawnicza Politechniki Warszawskiej, Warszawa
 
* Jendrzejczak E. (2014). ''Korespondencja biurowa'', Oficyna Wydawnicza Politechniki Warszawskiej, Warszawa
* Ober J. (2013). [https://www.infona.pl/resource/bwmeta1.element.baztech-e6101fff-31a6-4496-8aa7-34b995ccafb5/content/partDownload/e47506fb-42f0-3017-aafb-04511bdecb11 Funkcja i rola efektywnej komunikacji w zarządzaniu] ''Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej, Seria: Organizacja i Zarządzanie z.65'', nr kol.1897
+
* Ober J. (2013). [https://www.infona.pl/resource/bwmeta1.element.baztech-e6101fff-31a6-4496-8aa7-34b995ccafb5/content/partDownload/e47506fb-42f0-3017-aafb-04511bdecb11 Funkcja i rola efektywnej komunikacji w zarządzaniu] ''Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej, Seria: [[Organizacja]] i [[Zarządzanie]] z.65'', nr kol.1897
 
* Rybak A. (2005). ''Praktyczne zasady sporządzania korespondencji i innych prac biurowych'', Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr, Gdańsk
 
* Rybak A. (2005). ''Praktyczne zasady sporządzania korespondencji i innych prac biurowych'', Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr, Gdańsk
 
* Sikorski W. (2010). [http://edukacjaustawicznadoroslych.eu/download/2010/edu_3_2010.pdf#page=46 Skuteczna komunikacja interpersonalna w pracy]''Edukacja ustawiczna dorosłych'', nr 3/(70)
 
* Sikorski W. (2010). [http://edukacjaustawicznadoroslych.eu/download/2010/edu_3_2010.pdf#page=46 Skuteczna komunikacja interpersonalna w pracy]''Edukacja ustawiczna dorosłych'', nr 3/(70)
* Stefaniak - Piasek E. (2005). ''Technika pracy biurowej cz.2 - Praca Biurowa'', WSiP, Warszawa
+
* Stefaniak - Piasek E. (2005). ''[[Technika]] pracy biurowej cz.2 - [[Praca]] Biurowa'', WSiP, Warszawa
 
* Winkler R. (2008). [https://repozytorium.ka.edu.pl/bitstream/handle/11315/14187/ADAMUS_Wspolczesne_problemy_w_zarzadzaniu_organizacjami_2008.pdf?sequence=1#page=44 Komunikowanie w relacji przełożony–podwładny: przegląd technik], [w:] ''Współczesne problemy w zarządzaniu organizacjami'', Adamus. W (red.), Krakowska Szkoła Wyższa im. Andrzeja Frycza Modrzewskiego, Kraków
 
* Winkler R. (2008). [https://repozytorium.ka.edu.pl/bitstream/handle/11315/14187/ADAMUS_Wspolczesne_problemy_w_zarzadzaniu_organizacjami_2008.pdf?sequence=1#page=44 Komunikowanie w relacji przełożony–podwładny: przegląd technik], [w:] ''Współczesne problemy w zarządzaniu organizacjami'', Adamus. W (red.), Krakowska Szkoła Wyższa im. Andrzeja Frycza Modrzewskiego, Kraków
  

Aktualna wersja na dzień 22:09, 20 maj 2020

Notatka służbowa
Polecane artykuły


Notatka służbowa nazywana również memo (ang.) oraz raportem (E. Jendrzejczak, s. 81).

Jest jednym z najczęściej wykorzystywanych dokumentów w wewnętrznej komunikacji przedsiębiorstw, instytucji i organizacji. Służy do przekazywania istotnych wiadomości pomiędzy poszczególnymi pracownikami ale również pomiędzy różnymi jednostkami organizacyjnymi (E. Stefaniak - Piasek, s. 62).

Notatka ma charakter pisma informacyjnego, czyli ma za zadanie przedstawić faktyczny obraz rzeczywistości, dostarczyć odbiorcy informacji na temat danej kwestii w rzetelny, obiektywny i zwięzły sposób (E. Jendrzejczak, s. 64). Jest pismem prawnie potwierdzającym przyjęte ustalenia i umożliwia późniejszą weryfikację podjętych działań (M. Jasińska, G. Kurzątkowski, s. 8).

Zastosowanie

Wyróżnia się trzy przesłanki stosowania notatek służbowych (E. Jendrzejczak, s. 81):

  • gdy uniemożliwiona jest komunikacja słowna (np. gdy pracownicy pracują w dwóch różnych biurach),
  • w sytuacji delegowania zadań przez przełożonego,
  • gdy istnieją specjalne okoliczności, wymagające pisemnej formy przekazania komunikatu (np. gdy notatka jest również potwierdzeniem przekazania i otrzymania danej wiadomości).

Notatka służbowa nie ma ograniczeń wykorzystania, może zostać zastosowana wszędzie tam, gdzie nadawca uzna za stosowne utrwalenie wiadomości w formie pisemnej, a nie istnieje potrzeba stworzenia wnikliwego opisu sytuacji. Sporządzane są najczęściej w związku z przebytymi rozmowami z interasariuszami, klientami, spotkaniami pomiędzy współpracownikami ale również w związku z istotnymi z punktu widzenia organizacji postanowieniami i podejmowanymi działaniami (R. Winkler, s. 52).

Sporządzanie i dystrybucja

Istnieje dowolność w sposobie i technice tworzenia notatek służbowych. Mogą być one tworzone zarówno komputerowo, maszynowo jak i odręcznie, tak długo jak pozostają one czytelne a tym samym zrozumiałe. Co za tym idzie mogą one być przekazywane z wykorzystaniem różnych dróg komunikacji. W przypadku notatek zawierających dane poufne bądź wrażliwe najczęstszym rozwiązaniem będzie wykorzystanie poczty tradycyjnej lub elektronicznej. Współcześnie droga e-mail'owa ma najszersze zastosowanie, jej główną zaletą jest niemal natychmiastowa informacja potwierdzająca otrzymanie wiadomości przez adresata (w przypadku problemów z dostarczeniem wiadomości e-mail, nadawca otrzyma informację zwrotną). W przypadku treści jawnych praktykuje się przekazywanie wiadomości np. poprzez umieszczanie ich do przegródek na korespondencję poszczególnych pracowników (E. Jendrzejczak, s. 81).

Jak każde pismo biurowe, notatka musi zostać sporządzona zgodnie z zasadami ortografii i interpunkcji. Jej przekaz powinien być konkretny i prosty, umożliwiający szybkie odnalezienie kluczowych punktów. Notatka nie wymaga korzystania ze specjalistycznego słownictwa czy oficjalnych zwrotów używanych w wielu pismach biznesowych. Jest to forma cechująca się krótkim czasem tworzenia przekazu, jak i odszyfrowaniem go (M. Jasińska, G. Kurzątkowski, s. 8).

Elementy

Nie istnieje jedna, oficjalna forma tworzenia notatek służbowych. W zależności od przedsiębiorstwa, tematyki przekazu oraz osoby sporządzającej notatki można zauważyć różnorodne elementy w nich występujące. Są nimi przede wszystkim (A. Rybak s. 149):

  • data i miejsce sporządzenia notatki,
  • imię i nazwisko nadawcy,
  • imię i nazwisko odbiorcy (w przypadku notatki skierowanej do jednego adresata),
  • krótka informacja, czego notatka dotyczy,
  • treść.

Notatka służbowa a list

Zarówno notatka służbowa jak i list są jednymi z najbardziej popularnych form komunikowania się używanymi w organizacjach. Ponieważ istnieje między nimi wiele podobieństw, istotne jest aby wyszczególnić te cechy, które umożliwią rozróżnienie ich.

  • Jedną z głównych różnic pomiędzy listem a notatką jest zakres ich dotarcia. W przypadku listów, stosuje się je podczas nawiązywania kontaktów z osobami lub działami, nie będącym częścią tej samej organizacji, co autor. Są one wykorzystywane przede wszystkim do komunikacji zewnętrznej. W przypadku notatek służą one tylko i wyłącznie do przekazywania informacji wewnątrz organizacji.
  • Notatka w przeciwieństwie do listu, umożliwia dotarcie z przekazem do więcej niż jednej osoby na raz.
  • Listy przygotowywane przez organizacje najczęściej pisane są na charakterystycznym papierze firmowym, oznakowanym logiem i najważniejszymi danymi na temat instytucji. Notatka najczęściej sporządzona jest na zwykłym papierze.
  • Struktura listów jest dużo bardziej sformalizowana od notatki. W liście wszystkie elementy (data i miejsce sporządzenia, dane nadawcy, dane odbiorcy) powinny być ułożone zgodnie z ogólnie przyjętą strukturą. W przypadku notatki konstrukcja jest bardziej luźna i może być modyfikowana. To samo dotyczy stopnia sformalizowania języka w nich używanych.
  • O ile natura listu wymaga takich elementów jak wstęp, rozwinięcie czy zakończenie, o tyle notatka ma zawierać tylko esencję danej kwestii bez zagłębiania się w mniej istotne szczegóły.
  • Biorąc pod uwagę stopień sformalizowania obu form, listy można rozróżnić na oficjalne i nieoficjalne, kiedy notatka służbowa ma charakter wyłącznie formalny (S.S. Debasish, B. Das, s. 253)

Bibliografia

  • Debasish S.S., Das B. (2010). Business Communication, PHI, New Dehli
  • Jasińska M., Kurzątkowski G. (2015). Wzory pism - korespondencja urzędowa w zakresie funkcjonowania jednostek sektora finansów publicznych, Grupa Wydawnicza Infor
  • Jendrzejczak E. (2014). Korespondencja biurowa, Oficyna Wydawnicza Politechniki Warszawskiej, Warszawa
  • Ober J. (2013). Funkcja i rola efektywnej komunikacji w zarządzaniu Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej, Seria: Organizacja i Zarządzanie z.65, nr kol.1897
  • Rybak A. (2005). Praktyczne zasady sporządzania korespondencji i innych prac biurowych, Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr, Gdańsk
  • Sikorski W. (2010). Skuteczna komunikacja interpersonalna w pracyEdukacja ustawiczna dorosłych, nr 3/(70)
  • Stefaniak - Piasek E. (2005). Technika pracy biurowej cz.2 - Praca Biurowa, WSiP, Warszawa
  • Winkler R. (2008). Komunikowanie w relacji przełożony–podwładny: przegląd technik, [w:] Współczesne problemy w zarządzaniu organizacjami, Adamus. W (red.), Krakowska Szkoła Wyższa im. Andrzeja Frycza Modrzewskiego, Kraków

Autor: Anna Grabska