Kodyfikacja wiedzy

Wersja z dnia 20:57, 19 sty 2018 autorstwa 1141034 (dyskusja | edycje) (Słabe strony kodyfikacji wiedzy)
Kodyfikacja wiedzy
Pojęcie nadrzędne
Pojęcia związane
Metody i techniki


Kodyfikacja wiedzy jest jedną z dwóch odmiennych strategii zarządzania wiedzą – kodyfikacji i personalizacji. Proces kodyfikacji wiedzy opiera się na wiedzy jawnej (gromadzenie i jej rozpowszechnianie), która została opracowana na podstawie doświadczeń i spostrzeżeń pracowników firmy, wynikających z realizacji projektów. Zawarty jest w nim ujednolicony zbiór najważniejszych informacji niezbędnych do funkcjonowania organizacji, dostępny w każdej chwili dla wszystkich upoważnionych osób. Kodyfikacja wiedzy ma w swojej istocie ułatwić dostęp do zasobów wiedzy w firmie tak, aby najważniejsze informacje były możliwe do odtworzenia chociażby na wypadek odejścia decydujących pracowników. Informacje te powinny być w taki sposób sformułowane, aby były łatwe do zrozumienia i przyswojenia, a także były dostępne w miejscu łatwym, do odnalezienia.


Przedsiębiorstwa, które korzystają ze skodyfikowanej wiedzy zatrudniają na swoich stanowiskach absolwentów, którzy ukończyli szkoły wyższe z najlepszymi wynikami. Ponad to, dla pracowników organizowane są poszerzające wiedzę szkolenia grupowe, zarówno stacjonarnie, jak i z wykorzystaniem szkolenia na odległość, a także e-learningi. Dodatkowo opracowany jest system nagradzania pracowników, który motywuje ich do aktywnego korzystania, umieszczania i aktualizowania wiedzy w systemie.

Korzyści

Jeżeli firma korzysta ze strategii kodyfikacji wiedzy, unika w ten sposób powtarzalności błędów, jakie mogą powstawać podczas funkcjonowania organizacji. Pracownicy, którzy mają za zadanie rozwiązać dany problem mogą bez potrzeby porozumiewania się z innymi pracownikami sprawdzić, czy w systemie był już zgłaszany dany problem i jeśli tak, to jakie rozwiązanie jest temu dedykowane. Możliwość wielokrotnego wykorzystywania wiedzy i rozwiązań zawartych w zintegrowanym systemie pozwala na oszczędzanie czasu, który można w przyszłości wykorzystać na rozwiązywanie innych problemów w większej ilości, za czym idzie generowanie przychodów. Pracownicy zajmujący się danym problemem nie muszą indywidualnie konsultować się z twórcami rozwiązań, dzięki temu firma zaoszczędzi również na kosztach związanych z komunikacją. Strategia kodyfikacji przewiduje także spotkania pracowników z twórcami bazy wiedzy, podczas których mogą oni bezpośrednio wymieniać się informacjami oraz doświadczeniem. Jest to jeden ze sposobów szkolenia pracowników.

Jednak jeśli chodzi o wiedzę, umiejętności i doświadczenie pracowników danej organizacji, to niestety nie wszystko można skodyfikować. Udokumentowanie niektórych przypadków jest nie raz zupełnie nie możliwe i mowa tu na przykład o intuicji i przeczuciach. W tym przypadku idealnie sprawdzi się przytoczenie słynnego zdania Michaela Polanyi (1966) cyt.: „Wiemy więcej, niż potrafimy powiedzieć”. W takim przypadku warto jest się zastanowić, jak ważne dla organizacji jest udokumentowanie danej wiedzy i jak zmotywować pracowników, do najefektywniejszego przekazania takiej wiedzy do bazy. Należy również ustalić, na ile dostępna jest ta wiedza oraz z jakich źródeł należy skorzystać, jeżeli nie można jej skodyfikować.

Słabe strony

Do słabych punktów kodyfikacji wiedzy należy utrata najistotniejszych wartości i cech, które je wyróżniają, a także trywializacja wiedzy do informacji i danych. W celu zapobiegania takiej degradacji autorzy Davenport oraz Prusak stworzyli cztery zasady, które warto przestrzegać w momencie, gdy organizacja korzysta z kodyfikacji:

  • określenie celów, dla których kodyfikacja ma służyć.
  • zidentyfikowanie obecnej wiedzy przez menedżerów w różnych formach, jaka jest w systemie.
  • menedżerowie oceniają skodyfikowaną wiedzę pod względem jej przydatności oraz możliwości kodowania.
  • konieczność jest zidentyfikowanie nośnika, na którym wiedza będzie kodyfikowana, a następnie rozpowszechniana upoważnionym pracownikom. Stosowanie takich zasad na pewno będzie miało swoje odzwierciedlenie w organizacji, która będzie chciała zminimalizować degradacje wiedzy do informacji, czy danych.

Inną wątpliwością, a zarazem słabym punktem kodyfikacji może być problem z zaangażowaniem pracownika, w udokumentowanie wiedzy jaką posiada. Mimo, że firma prowadzi specjalnie dedykowany system premiowy za aktualizowanie baz danych, to uzupełnianie jej jest bardzo czasochłonne i wynika z dobrej woli pracownika. Dlatego istotne jest, aby organizacja zadbała o przyjazny klimat, który sprowadzi się do zaakceptowania przez wszystkich ogólnopanujących zasad i celów organizacji. Takie działania sprawią, że każdy poczuje się współodpowiedzialny za tworzenie baz danych i będzie ona wykorzystana zgodnie z przeznaczeniem.

Podsumowanie

Skuteczna kodyfikacja wiedzy jest wielkim wyzwaniem dla przedsiębiorstw, które szukają możliwości utrwalenia ważnych informacji, które w przyszłości będą mogły być w skuteczny sposób wykorzystane przez pracowników do rozwiązywania napotkanych podczas pracy problemów i szybkiego ich rozwiązywania.


Bibliografia

Autor: Małgorzata Mendyk