Kartowanie
| Kartowanie |
|---|
| Polecane artykuły |
Technika kartowania jest stosowana do rejestracji informacji zbieranych w trakcie diagnozy. Może również być użyta do zapisu rozwiązań projektowanych. Do podstawowych kart przebiegu zaliczyć należy:
- kartę procesu,
- kartę obiegu dokumentu,
- kartę przebiegu czynności,
- kartę przebiegu czynności wielopodmiotowych,
- kartę przebiegu czynności obu rąk.
Zauważyć należy, iż różnice między tymi kartami mają dwojaki charakter. Z jednej strony różni je sposób podejścia do rejestracji, gdyż każda wykorzystuje inny punkt widzenia. Z drugiej zaś strony odróżnia je poziom szczegółowości - karta procesu jest ogólna, podczas gdy karta czynności obu rąk szczegółowa (Techniki... 1985, s. 35).
Karta procesu jest sporządzana dla zobrazowania całości przebiegu pracy. Jej zadaniem jest wykazanie kluczowych elementów pracy oraz problemów występujących w skali całego procesu. Na karcie zaznacza się tylko dwa rodzaje czynności: operacje (np. emisja lub potwierdzenie dokumentu) oraz kontrole (merytoryczne lub formalne sprawdzenie zawartości) (Techniki... 1985, s. 56). W zależności od charakteru procesu oraz poziomu jego znajomości przez prowadzących badanie można na etapie diagnozy zrezygnować z opracowania tej karty i przejść od razu do kart bardziej szczegółowych lub wykorzystać inną metodę, np. opisową.
Karta obiegu dokumentu zawiera więcej informacji od karty procesu i jest opracowywana dla dokumentacji objętej przedmiotem badania. Pozwala na rejestrację zmian jakim poddawany jest dokument i w tym celu wykorzystuje dodatkowe symbole: emisja (wystawienie w określonej liczbie egzemplarzy), numeracja, parafowanie, podpisanie, odczytanie treści, przemieszczenie na dalszą odległość (poczta, goniec, itp.), oczekiwanie (stan bezczynności), składowanie, likwidacja (Metody... 1997, s. 100). Karty obiegu dokumentów dają wszechstronny obraz procesu i pozwalają na ukazanie wszystkich jego istotnych momentów. Charakteryzują się przejrzystym i jednoznacznym sposobem zapisu, dlatego są wygodnym narzędziem do rejestracji prac biurowych. Jako uzupełnienie dla nich można stosować wykresy obiegu w formie kolumnowej lub przestrzennej oraz schematy obiegu, które wskazują oprócz czynności wykonywanych na dokumencie również drogę jaką musi on pokonać w organizacji (E. Burdziński 1982, s. 166).
Jak zauważa M. Lisiński (M. Lisiński, Z. Martyniak 1981, s. 89), analiza dużej liczby dokumentów występujących w procesie za pomocą karty obiegu dokumentu nie pozwala na wystarczająco przejrzyste wskazanie zależności między nimi. Dlatego konieczne staje się zastosowanie narzędzia ogólniejszego, jednak bardziej szczegółowego od karty procesu. Takim narzędziem może być wykres Clarka. Umożliwia on określenie ile razy poszczególne komórki organizacyjne i stanowiska pracy realizujące daną procedurę otrzymują dokumenty, a także wskazuje na zbędne przepływy informacji.
Bibliografia
- Burdziński E., Metody i techniki organizacji pracy, Akademia Ekonomiczna w Katowicach, Katowice 1982
- Lisiński M., Martyniak Z., Analiza wartości organizacji, Wydawnictwo Książka i Wiedza, Warszawa 1981
- Metody sprawnego zarządzania, pod red. H. Bienioka, Placet, Warszawa 1997
- Techniki organizatorskie. Zastosowania w organizowaniu prac administracyjno-biurowych, pod red. Z. Martyniaka, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków 1985
Autor: Sławomir Wawak
