Inwentaryzacja

Wersja z dnia 17:06, 8 sty 2019 autorstwa Sw (dyskusja | edycje) (Infobox update)
(różn.) ← poprzednia wersja | przejdź do aktualnej wersji (różn.) | następna wersja → (różn.)
Inwentaryzacja
Polecane artykuły


Inwentaryzacja- zespół czynności, które zmierzają do ustalenia realnego stanu środków trwałych i obrotowych przedsiębiorstwa, a także zobowiązań na dany moment.

W świetle ustawy o rachunkowości inwentaryzacja stanowi obowiązkowy element rachunkowości poprzedzający etap sporządzania sprawozdania finansowego oraz rocznego zamknięcia ksiąg rachunkowych.

Cele inwentaryzacji

Rozróżniamy następujące cele inwentaryzacji:

  • doprowadzenie do zgodności stanu ewidencyjnego ze stanem rzeczywistym
  • zapewnienie rzetelności ksiąg rachunkowych oraz wiarygodności sprawozdań finansowych
  • rozliczenie osób odpowiedzialnych za mienie jednostki
  • przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkiem jednostki

Z uwagi na różnorodność jednostek sektora finansów publicznych istotną rolę pełni odpowiedni podział zadań i odpowiedzialności w zakresie inwentaryzacji pomiędzy komórki organizacyjne i delegowanie uprawnień na poszczególnych pracowników. Od efektów ich pracy bezpośrednio zależy jakość inwentaryzacji, a tym samym jakość sprawozdań finansowych. Nie można uznać rocznego sprawozdania finansowego za wiarygodne, jeśli zostało ono sporządzone na podstawie danych z ksiąg rachunkowych niepotwierdzonych inwentaryzacją.

Rodzaje inwentaryzacji

Rodzaje inwentaryzacji:

  • systematyczna – jest ona powtarzana okresowo albo prowadzona stale w systemie ciągłym
  • cykliczna – jest jednym z rodzajów inwentaryzacji systematycznej, która charakteryzuje się stałą częstotliwością powtarzania (np. co 2 lata, co kwartał)
  • okazjonalna – pojawia się nagle i wywołana jest jakąś przyczyną (np. powodzią), ale również z okazji kontroli specjalnej czy zamknięcia placówki
  • doraźna – niezapowiedziana
  • pełna – obejmuje składniki majątkowe zarówno obce jak i własne
  • częściowa – obejmuje tylko niektóre składniki majątkowe
  • rozliczeniowa – rozlicza osoby, które są materialnie odpowiedzialne za powierzone mienie
  • szacunkowa – służy do oceny przybliżonego stanu składników majątkowych, ma ona na celu zorientowanie się, w krótkim czasie jaki jest stan majątku
  • kontrolna – jest wykonywana w celach czysto kontrolnych, weryfikacyjnych i jest zlecana przez organy zewnętrzne bądź organy stanowiące firmy
  • przeglądowa – polega na spisie z natury, aby dokonać przeglądu zapasów w konkretnym celu
  • roczna – stosowana aby ustalić dochód do opodatkowania albo aby urealnić bilans i wynik finansowy
  • kwartalna – stosowana w niektórych jednostkach aby ustalić dochód do opodatkowania
  • zdawczo – odbiorcza – stosowana jest, podczas gdy przekazywane są składniki majątkowe innej firmie bądź osobie materialnie odpowiedzialnej
  • nadzwyczajna - jest wykonywana na żądanie lub wniosek organów zewnętrznych, bądź w razie zamknięcia firmy
  • ciągła – jest dokonywana w większych magazynach bądź składach, gdzie rzeczowe składniki majątkowe są rozliczane ilościowo bądź ilościowo – wartościowo, metoda ta trwa czasami dłuższy czas ze względu na spisanie całkowitej liczby wszystkich składników majątkowych, czasami trwa to nawet cały rok

Zasady inwentaryzacji

W literaturze można znaleźć następujące zasady inwentaryzacji:

  1. Zasada terminowości i częstotliwości – polegająca na przeprowadzaniu inwentaryzacji w terminach zgodnych z planem i z zachowaniem częstotliwości wymaganej ustawą o rachunkowości
  2. Zasada podwójnej kontroli – dwukrotne sprawdzenie każdej pozycji przed wpisaniem jej do arkusza inwentaryzacyjnego
  3. Zasada "zamkniętych drzwi” – wykonywanie inwentaryzacji w czasie nieczynności placówki, aby zapewnić odpowiednie warunki. Taka inwentaryzacja jest dokładniejsza jednak bardziej kosztowna.
  4. Zasada rzetelnego obrazu –ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów polegające na dokładnym pomiarze, identyfikacji nazw, symboli, cen oraz wartości pieniężnej, handlowej i użytkowej.
  5. Zasada kompletności i kompleksowości - uwzględnienie wszystkich składników majątkowych, zarówno objętych ewidencją bilansową jak i nieobjętych tą ewidencją, a będących na stanie.
  6. Zasada kolejnych czynności – określenie kolejności prac w czasie inwentaryzacji.
  7. Zasada zaskoczenia– przeprowadzenie spisu w momencie nieoczekiwanym.
  8. Zasada uczestnictwa osoby materialnie odpowiedzialnej – w czasie spisu bierze udział osoba, której powierzono dane składniki majątkowe.
  9. Zasada komisyjności – przeprowadzanie spisów z natury przez co najmniej dwie osoby.
  10. Zasada fachowości komisji spisowej – dobieranie do zespołów spisowych tylko osób fachowych.

Metody inwentaryzacji

Wyróżnia się trzy metody przeprowadzenia inwentaryzacji:

  • drogą spisu z natury, wyceny spisanych ilości, porównanie wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic
  • drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic
  • drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

Etapy inwentaryzacji

Inwentaryzacja składa się z następujących etapów:

  1. ustalanie stanu rzeczywistego składników aktywów i pasywów jednostki według stanu na określony dzień
  2. porównanie stanu rzeczywistego z wielkością wynikającą z ksiąg rachunkowych
  3. ustalenie i wyjaśnienie różnic inwentaryzacyjnych
  4. doprowadzenie wielkości wynikających z ewidencji księgowej do zgodności ze stanem rzeczywistym i rozliczenie osób odpowiedzialnych za aktywa.

Bibliografia

  • Adamek-Hyska D. (2015). Inwentaryzacja jako istotny element kontroli zarządczej Zeszyty naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego nr 864
  • Bach S.(2015).Inwentaryzacja w ujęciu praktycznym, PRESSCOM, Wrocław
  • Małkowska, D. (2013). Inwentaryzacja od A do Z. Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr.
  • Pogodzińska-Mizdrak E.(2005).Inwentaryzacja jako ważne ogniwo kontroli wewnętrzej w jednostce gospodarczej Zeszyty naukowe nr 674 Akademii Ekonomicznej w Krakowie
  • Świderek I.(2016).Inwentaryzacja w jednostkach budżetowych z wzorcową dokumentacją, ODDK, Gdańsk
  • Winiarska K.(2004).Organizacja inwentaryzacji w firmach prowadzących księgi podatkowe i księgi rachunkowe, Difin
  • Winiarska K.(2006).Inwentaryzacja w Firmach Prowadzących Księgi Podatkowe i Księgi Rachunkowe, Difin

Autor: Dorota Dziedzina, Dominika Gołąb