Instrukcja archiwalna

Instrukcja archiwalna
Pojęcie nadrzędne	Archiwizacja Instrukcja
Pojęcia związane	Archiwizacja dokumentów księgowych Archiwum zakładowe Proces archiwizacji
Metody i techniki	Zasady obiegu i archiwizowania dowodów księgowych Procedury i instrukcje Zarządzanie dokumentami

Instrukcja archiwalna – akt normatywny, określający organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego, a także szczegółowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją tam przechowywaną tj. wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz zawartych w niej informacji (z wyjątkiem sytuacji, w których zastosowanie mają przepisy szczególne).

Zakres instrukcji archiwalnej

Zakładowa instrukcja archiwalna reguluje m.in. wytyczne odnośnie:

• systemu oraz obszaru działań składnicy/archiwum akt,
• pomieszczenia oraz jego wyposażenia, w którym znajduje się składnica/archiwum akt,
• personelu odpowiedzialnego za archiwizację dokumentów oraz jego obowiązki,
• sposobu obiegu dokumentów pomiędzy komórkami organizacyjnymi w danym przedsiębiorstwie a składnicą/archiwum akt (przyjmowanie dokumentów do składnicy/archiwum akt oraz udostępnianie dokumentów ze składnicy/archiwum akt),
• ewidencjonowania, dekretowania (oznakowania) oraz przechowywania dokumentów w składnicy/archiwum akt,
• systemu wycofywania dokumentów ze stanu składnicy/archiwum akt oraz niszczenia tych materiałów źródłowych,
• systemu kontroli składnicy/archiwum akt,
• systemu inwentaryzacji dokumentów znajdujących się w składnicy/archiwum akt, jak również sposobu uzupełniania braków w tej dokumentacji,
• sposobu postępowania z dokumentami ze składnicy/archiwum akt w sytuacji likwidacji lub reorganizacji przedsiębiorstwa (podział lub połączenie z inną/innymi jednostkami organizacyjnymi).

Bibliografia

• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2018 poz. 217)
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 1994 Nr 121 poz. 591)

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.

Autor: Katarzyna Wojnar