Instrukcja archiwalna: Różnice pomiędzy wersjami

Z Encyklopedia Zarządzania
m (Infobox update)
 
(LinkTitles.)
Linia 16: Linia 16:




'''Instrukcja archiwalna''' – akt normatywny, określający organizację, zadania i zakres działania [[archiwum zakładowe|archiwum zakładowego]], a także szczegółowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją tam przechowywaną tj. wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz zawartych w niej informacji (z wyjątkiem sytuacji, w których zastosowanie mają przepisy szczególne).
'''[[Instrukcja]] archiwalna''' – akt normatywny, określający organizację, zadania i [[zakres]] działania [[archiwum zakładowe|archiwum zakładowego]], a także szczegółowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją tam przechowywaną tj. wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz zawartych w niej informacji (z wyjątkiem sytuacji, w których zastosowanie mają przepisy szczególne).


==Zakres instrukcji archiwalnej==
==Zakres instrukcji archiwalnej==
Linia 32: Linia 32:


==Klasyfikacja archiwalna==
==Klasyfikacja archiwalna==
Kategoria archiwalna informuje nas o wartości danego dokumentu oraz o okresie jego przechowywania. W każdej zakładowej instrukcji archiwalnej jest opisany system przechowywania dokumentów z składnicy/archiwum akt. Wyróżniamy trzy kategorie archiwalne:
[[Kategoria]] archiwalna informuje nas o wartości danego dokumentu oraz o okresie jego przechowywania. W każdej zakładowej instrukcji archiwalnej jest opisany [[system]] przechowywania dokumentów z składnicy/archiwum akt. Wyróżniamy trzy kategorie archiwalne:
# '''Kategoria "A"''' - tę kategorię dostają dokumenty o wartości historycznej i są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Dokumentacja z tą kategorią jest przechowywana w składnicy/archiwum akt wieczyście. Dokumenty, które podlegają tej kategorii archiwalnej to materiały źródłowe związane np.: z założeniem danej jednostki organizacyjnej, z jej zmianami oraz z jej organami zarządzającymi.
# '''Kategoria "A"''' - tę kategorię dostają dokumenty o wartości historycznej i są przekazywane do składnicy/archiwum akt. [[Dokumentacja]] z tą kategorią jest przechowywana w składnicy/archiwum akt wieczyście. Dokumenty, które podlegają tej kategorii archiwalnej to [[materiały]] źródłowe związane np.: z założeniem danej jednostki organizacyjnej, z jej zmianami oraz z jej organami zarządzającymi.
# '''Kategoria "B"''' - tę kategorię otrzymują dokumenty o wartości użytkowej dla danego przedsiębiorstwa i są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Dokumentacja z tą kategorią jest przechowywana w składnicy/archiwum akt w zależności od tego jaka liczba widnieje po literze "B". Liczba ta oznacza długość archiwizowania dokumentów w składnicy/archiwum akt i jest liczona w latach. Dokumentacja, która podlega tej kategorii archiwalnej to np.: <br> - akta osobowe pracownika - "B50" (50 lat), <br> - dokumentacja techniczna - "B20" (20 lat), <br> - księgi rachunkowe - "B5" (5 lat), <ref> [http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19941210591/U/D19940591Lj.pdf ''Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości''] </ref> <br> - dokumenty o małej wartości "B1" (1 rok).
# '''Kategoria "B"''' - tę kategorię otrzymują dokumenty o wartości użytkowej dla danego przedsiębiorstwa i są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Dokumentacja z tą kategorią jest przechowywana w składnicy/archiwum akt w zależności od tego jaka liczba widnieje po literze "B". Liczba ta oznacza długość archiwizowania dokumentów w składnicy/archiwum akt i jest liczona w latach. Dokumentacja, która podlega tej kategorii archiwalnej to np.: <br> - [[akta osobowe]] pracownika - "B50" (50 lat), <br> - [[dokumentacja techniczna]] - "B20" (20 lat), <br> - [[księgi rachunkowe]] - "B5" (5 lat), <ref> [http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19941210591/U/D19940591Lj.pdf ''Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości''] </ref> <br> - dokumenty o małej wartości "B1" (1 rok).
# '''Kategoria "BC"''' - tę kategorię otrzymują dokumenty o bardzo małej wartości (dokumenty, które straciły swoją wartość po ich wykorzystaniu) i nie są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Materiały źródłowe z tą kategorią są przechowywane w składnicy/archiwum akt najczęściej do końca roku obrotowego. Po zakończeniu danego roku rozliczeniowego, dokumenty te są niszczone lub oddawane na makulaturę. Do dokumentacji o kategorii "BC" należą m.in.: foldery reklamowe, katalogi, ulotki, zaproszenia, vouchery, zawiadomienia, bony itp. <ref> E.J. Witek 2011, s. 138-139 </ref>
# '''Kategoria "BC"''' - tę kategorię otrzymują dokumenty o bardzo małej wartości (dokumenty, które straciły swoją [[wartość]] po ich wykorzystaniu) i nie są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Materiały źródłowe z tą kategorią są przechowywane w składnicy/archiwum akt najczęściej do końca roku obrotowego. Po zakończeniu danego roku rozliczeniowego, dokumenty te są niszczone lub oddawane na makulaturę. Do dokumentacji o kategorii "BC" należą m.in.: foldery reklamowe, katalogi, ulotki, zaproszenia, vouchery, zawiadomienia, bony itp. <ref> E.J. Witek 2011, s. 138-139 </ref>


==Przypisy==
==Przypisy==
Linia 44: Linia 44:
* Drzewiecka D., Jabłońska M. (2016) [http://apcz.umk.pl/czasopisma/index.php/AKZ/article/viewFile/13563/13609 ''Archiwa przejściowe i zbiorcze w Polsce. Organizacja i funkcjonowanie''] "Archiwa-Kancelarie-Zbiory", nr 8 (10)/2017
* Drzewiecka D., Jabłońska M. (2016) [http://apcz.umk.pl/czasopisma/index.php/AKZ/article/viewFile/13563/13609 ''Archiwa przejściowe i zbiorcze w Polsce. Organizacja i funkcjonowanie''] "Archiwa-Kancelarie-Zbiory", nr 8 (10)/2017
* Ryszewski B. (1991) [http://bazhum.muzhp.pl/media/files/Acta_Universitatis_Nicolai_Copernici_Nauki_Humanistyczno_Spoleczne_Historia/Acta_Universitatis_Nicolai_Copernici_Nauki_Humanistyczno_Spoleczne_Historia-r1991-t25_(236)/Acta_Universitatis_Nicolai_Copernici_Nauki_Humanistyczno_Spoleczne_Historia-r1991-t25_(236)-s21-39/Acta_Universitatis_Nicolai_Copernici_Nauki_Humanistyczno_Spoleczne_Historia-r1991-t25_(236)-s21-39.pdf ''Archiwa i archiwalia prywatne w archiwistyce polskiej - stan badań i postulaty badawcze''] "Historia XXV - Nauki humanistyczno-społeczne", Zeszyt nr 236
* Ryszewski B. (1991) [http://bazhum.muzhp.pl/media/files/Acta_Universitatis_Nicolai_Copernici_Nauki_Humanistyczno_Spoleczne_Historia/Acta_Universitatis_Nicolai_Copernici_Nauki_Humanistyczno_Spoleczne_Historia-r1991-t25_(236)/Acta_Universitatis_Nicolai_Copernici_Nauki_Humanistyczno_Spoleczne_Historia-r1991-t25_(236)-s21-39/Acta_Universitatis_Nicolai_Copernici_Nauki_Humanistyczno_Spoleczne_Historia-r1991-t25_(236)-s21-39.pdf ''Archiwa i archiwalia prywatne w archiwistyce polskiej - stan badań i postulaty badawcze''] "Historia XXV - Nauki humanistyczno-społeczne", Zeszyt nr 236
* Witek E.J. (2011) ''Technika biurowa, pracownia ekonomiczna cz.1'', Wydawnictwo eMPI2, Poznań, s. 138-139
* Witek E.J. (2011) ''[[Technika]] biurowa, pracownia ekonomiczna cz.1'', Wydawnictwo eMPI2, Poznań, s. 138-139
* [http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20180000217/U/D20180217Lj.pdf ''Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2018 poz. 217)'']
* [http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20180000217/U/D20180217Lj.pdf ''Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2018 poz. 217)'']
* [http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19941210591/U/D19940591Lj.pdf ''Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 1994 Nr 121 poz. 591)'']
* [http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19941210591/U/D19940591Lj.pdf ''Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 1994 Nr 121 poz. 591)'']

Wersja z 23:14, 19 maj 2020

Instrukcja archiwalna
Polecane artykuły


Instrukcja archiwalna – akt normatywny, określający organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego, a także szczegółowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją tam przechowywaną tj. wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz zawartych w niej informacji (z wyjątkiem sytuacji, w których zastosowanie mają przepisy szczególne).

Zakres instrukcji archiwalnej

Zakładowa instrukcja archiwalna reguluje m.in. wytyczne odnośnie:

  • systemu oraz obszaru działań składnicy/archiwum akt,
  • pomieszczenia oraz jego wyposażenia, w którym znajduje się składnica/archiwum akt,
  • personelu odpowiedzialnego za archiwizację dokumentów oraz jego obowiązki,
  • sposobu obiegu dokumentów pomiędzy komórkami organizacyjnymi w danym przedsiębiorstwie a składnicą/archiwum akt (przyjmowanie dokumentów do składnicy/archiwum akt oraz udostępnianie dokumentów ze składnicy/archiwum akt),
  • ewidencjonowania, dekretowania (oznakowania) oraz przechowywania dokumentów w składnicy/archiwum akt,
  • systemu wycofywania dokumentów ze stanu składnicy/archiwum akt oraz niszczenia tych materiałów źródłowych,
  • systemu kontroli składnicy/archiwum akt,
  • systemu inwentaryzacji dokumentów znajdujących się w składnicy/archiwum akt, jak również sposobu uzupełniania braków w tej dokumentacji,
  • sposobu postępowania z dokumentami ze składnicy/archiwum akt w sytuacji likwidacji lub reorganizacji przedsiębiorstwa (podział lub połączenie z inną/innymi jednostkami organizacyjnymi). [1]

Klasyfikacja archiwalna

Kategoria archiwalna informuje nas o wartości danego dokumentu oraz o okresie jego przechowywania. W każdej zakładowej instrukcji archiwalnej jest opisany system przechowywania dokumentów z składnicy/archiwum akt. Wyróżniamy trzy kategorie archiwalne:

  1. Kategoria "A" - tę kategorię dostają dokumenty o wartości historycznej i są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Dokumentacja z tą kategorią jest przechowywana w składnicy/archiwum akt wieczyście. Dokumenty, które podlegają tej kategorii archiwalnej to materiały źródłowe związane np.: z założeniem danej jednostki organizacyjnej, z jej zmianami oraz z jej organami zarządzającymi.
  2. Kategoria "B" - tę kategorię otrzymują dokumenty o wartości użytkowej dla danego przedsiębiorstwa i są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Dokumentacja z tą kategorią jest przechowywana w składnicy/archiwum akt w zależności od tego jaka liczba widnieje po literze "B". Liczba ta oznacza długość archiwizowania dokumentów w składnicy/archiwum akt i jest liczona w latach. Dokumentacja, która podlega tej kategorii archiwalnej to np.:
    - akta osobowe pracownika - "B50" (50 lat),
    - dokumentacja techniczna - "B20" (20 lat),
    - księgi rachunkowe - "B5" (5 lat), [2]
    - dokumenty o małej wartości "B1" (1 rok).
  3. Kategoria "BC" - tę kategorię otrzymują dokumenty o bardzo małej wartości (dokumenty, które straciły swoją wartość po ich wykorzystaniu) i nie są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Materiały źródłowe z tą kategorią są przechowywane w składnicy/archiwum akt najczęściej do końca roku obrotowego. Po zakończeniu danego roku rozliczeniowego, dokumenty te są niszczone lub oddawane na makulaturę. Do dokumentacji o kategorii "BC" należą m.in.: foldery reklamowe, katalogi, ulotki, zaproszenia, vouchery, zawiadomienia, bony itp. [3]

Przypisy

Bibliografia

Uwaga.png

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych.

Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.

Autor: Katarzyna Wojnar