Instrukcja archiwalna: Różnice pomiędzy wersjami

m (Infobox update)
 
(Nie pokazano 11 wersji utworzonych przez 4 użytkowników)
Linia 1: Linia 1:
{{Infobox
+
{{infobox4
|Concept={{PAGENAME}}
+
|list1=
|list1=<ul>
+
<ul>
<li>[[Archiwizacja]]
+
<li>[[Archiwum zakładowe]]</li>
<li>[[Instrukcja]]
+
<li>[[Dokumenty magazynowe]]</li>
 +
<li>[[Kontrola finansowa]]</li>
 +
<li>[[Instrukcja kancelaryjna]]</li>
 +
<li>[[Kontrola obiegu dokumentów księgowych]]</li>
 +
<li>[[Dokumentowanie systemu zarządzania]]</li>
 +
<li>[[Regulamin organizacyjny]]</li>
 +
<li>[[Badanie sprawozdania finansowego]]</li>
 +
<li>[[Dokumentacja organizacyjna]]</li>
 
</ul>
 
</ul>
|list2=<ul>
 
<li>[[Archiwizacja dokumentów księgowych]]
 
<li>[[Archiwum zakładowe]]
 
<li>[[Proces archiwizacji]]
 
</ul>
 
|list3=<ul>
 
<li>[[Zasady obiegu i archiwizowania dowodów księgowych]]
 
<li>[[Procedury i instrukcje]]
 
<li>[[Zarządzanie dokumentami]]
 
 
}}
 
}}
 +
  
 
'''Instrukcja archiwalna''' – akt normatywny, określający organizację, zadania i zakres działania [[archiwum zakładowe|archiwum zakładowego]], a także szczegółowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją tam przechowywaną tj. wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz zawartych w niej informacji (z wyjątkiem sytuacji, w których zastosowanie mają przepisy szczególne).
 
'''Instrukcja archiwalna''' – akt normatywny, określający organizację, zadania i zakres działania [[archiwum zakładowe|archiwum zakładowego]], a także szczegółowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją tam przechowywaną tj. wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz zawartych w niej informacji (z wyjątkiem sytuacji, w których zastosowanie mają przepisy szczególne).
Linia 29: Linia 28:
 
* systemu inwentaryzacji dokumentów znajdujących się w składnicy/archiwum akt, jak również sposobu uzupełniania braków w tej dokumentacji,
 
* systemu inwentaryzacji dokumentów znajdujących się w składnicy/archiwum akt, jak również sposobu uzupełniania braków w tej dokumentacji,
 
* sposobu postępowania z dokumentami ze składnicy/archiwum akt w sytuacji likwidacji lub reorganizacji przedsiębiorstwa (podział lub połączenie z inną/innymi jednostkami organizacyjnymi). <ref> [http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20180000217/U/D20180217Lj.pdf ''Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach''] </ref>
 
* sposobu postępowania z dokumentami ze składnicy/archiwum akt w sytuacji likwidacji lub reorganizacji przedsiębiorstwa (podział lub połączenie z inną/innymi jednostkami organizacyjnymi). <ref> [http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20180000217/U/D20180217Lj.pdf ''Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach''] </ref>
 +
<google>t</google>
  
==Przechowywanie dokumentów księgowych==
+
==Klasyfikacja archiwalna==
 +
Kategoria archiwalna informuje nas o wartości danego dokumentu oraz o okresie jego przechowywania. W każdej zakładowej instrukcji archiwalnej jest opisany system przechowywania dokumentów z składnicy/archiwum akt. Wyróżniamy trzy kategorie archiwalne:
 +
# '''Kategoria "A"''' - tę kategorię dostają dokumenty o wartości historycznej i są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Dokumentacja z tą kategorią jest przechowywana w składnicy/archiwum akt wieczyście. Dokumenty, które podlegają tej kategorii archiwalnej to materiały źródłowe związane np.: z założeniem danej jednostki organizacyjnej, z jej zmianami oraz z jej organami zarządzającymi.
 +
# '''Kategoria "B"''' - tę kategorię otrzymują dokumenty o wartości użytkowej dla danego przedsiębiorstwa i są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Dokumentacja z tą kategorią jest przechowywana w składnicy/archiwum akt w zależności od tego jaka liczba widnieje po literze "B". Liczba ta oznacza długość archiwizowania dokumentów w składnicy/archiwum akt i jest liczona w latach. Dokumentacja, która podlega tej kategorii archiwalnej to np.: <br> - akta osobowe pracownika - "B50" (50 lat), <br> - dokumentacja techniczna - "B20" (20 lat), <br> - księgi rachunkowe - "B5" (5 lat), <ref> [http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19941210591/U/D19940591Lj.pdf ''Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości''] </ref> <br> - dokumenty o małej wartości "B1" (1 rok).
 +
# '''Kategoria "BC"''' - tę kategorię otrzymują dokumenty o bardzo małej wartości (dokumenty, które straciły swoją wartość po ich wykorzystaniu) i nie są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Materiały źródłowe z tą kategorią są przechowywane w składnicy/archiwum akt najczęściej do końca roku obrotowego. Po zakończeniu danego roku rozliczeniowego, dokumenty te są niszczone lub oddawane na makulaturę. Do dokumentacji o kategorii "BC" należą m.in.: foldery reklamowe, katalogi, ulotki, zaproszenia, vouchery, zawiadomienia, bony itp. <ref> E.J. Witek 2011, s. 138-139 </ref>
  
 
==Przypisy==
 
==Przypisy==
<references />
 
<references />
 
 
<references />
 
<references />
  
Linia 41: Linia 43:
 
* Drzewiecka D., Jabłońska M. (2016) [http://apcz.umk.pl/czasopisma/index.php/AKZ/article/viewFile/13563/13609 ''Archiwa przejściowe i zbiorcze w Polsce. Organizacja i funkcjonowanie''] "Archiwa-Kancelarie-Zbiory", nr 8 (10)/2017
 
* Drzewiecka D., Jabłońska M. (2016) [http://apcz.umk.pl/czasopisma/index.php/AKZ/article/viewFile/13563/13609 ''Archiwa przejściowe i zbiorcze w Polsce. Organizacja i funkcjonowanie''] "Archiwa-Kancelarie-Zbiory", nr 8 (10)/2017
 
* Ryszewski B. (1991) [http://bazhum.muzhp.pl/media/files/Acta_Universitatis_Nicolai_Copernici_Nauki_Humanistyczno_Spoleczne_Historia/Acta_Universitatis_Nicolai_Copernici_Nauki_Humanistyczno_Spoleczne_Historia-r1991-t25_(236)/Acta_Universitatis_Nicolai_Copernici_Nauki_Humanistyczno_Spoleczne_Historia-r1991-t25_(236)-s21-39/Acta_Universitatis_Nicolai_Copernici_Nauki_Humanistyczno_Spoleczne_Historia-r1991-t25_(236)-s21-39.pdf ''Archiwa i archiwalia prywatne w archiwistyce polskiej - stan badań i postulaty badawcze''] "Historia XXV - Nauki humanistyczno-społeczne", Zeszyt nr 236
 
* Ryszewski B. (1991) [http://bazhum.muzhp.pl/media/files/Acta_Universitatis_Nicolai_Copernici_Nauki_Humanistyczno_Spoleczne_Historia/Acta_Universitatis_Nicolai_Copernici_Nauki_Humanistyczno_Spoleczne_Historia-r1991-t25_(236)/Acta_Universitatis_Nicolai_Copernici_Nauki_Humanistyczno_Spoleczne_Historia-r1991-t25_(236)-s21-39/Acta_Universitatis_Nicolai_Copernici_Nauki_Humanistyczno_Spoleczne_Historia-r1991-t25_(236)-s21-39.pdf ''Archiwa i archiwalia prywatne w archiwistyce polskiej - stan badań i postulaty badawcze''] "Historia XXV - Nauki humanistyczno-społeczne", Zeszyt nr 236
 +
* Witek E.J. (2011) ''Technika biurowa, pracownia ekonomiczna cz.1'', Wydawnictwo eMPI2, Poznań, s. 138-139
 
* [http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20180000217/U/D20180217Lj.pdf ''Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2018 poz. 217)'']
 
* [http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20180000217/U/D20180217Lj.pdf ''Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2018 poz. 217)'']
 
* [http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19941210591/U/D19940591Lj.pdf ''Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 1994 Nr 121 poz. 591)'']
 
* [http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19941210591/U/D19940591Lj.pdf ''Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 1994 Nr 121 poz. 591)'']
Linia 47: Linia 50:
 
{{a|Katarzyna Wojnar}}
 
{{a|Katarzyna Wojnar}}
  
[[Kategoria:Archiwizacja]]
+
[[Kategoria:Zarządzanie informacjami]]

Aktualna wersja na dzień 18:58, 8 sty 2019

Instrukcja archiwalna
Polecane artykuły


Instrukcja archiwalna – akt normatywny, określający organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego, a także szczegółowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją tam przechowywaną tj. wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz zawartych w niej informacji (z wyjątkiem sytuacji, w których zastosowanie mają przepisy szczególne).

Zakres instrukcji archiwalnej

Zakładowa instrukcja archiwalna reguluje m.in. wytyczne odnośnie:

  • systemu oraz obszaru działań składnicy/archiwum akt,
  • pomieszczenia oraz jego wyposażenia, w którym znajduje się składnica/archiwum akt,
  • personelu odpowiedzialnego za archiwizację dokumentów oraz jego obowiązki,
  • sposobu obiegu dokumentów pomiędzy komórkami organizacyjnymi w danym przedsiębiorstwie a składnicą/archiwum akt (przyjmowanie dokumentów do składnicy/archiwum akt oraz udostępnianie dokumentów ze składnicy/archiwum akt),
  • ewidencjonowania, dekretowania (oznakowania) oraz przechowywania dokumentów w składnicy/archiwum akt,
  • systemu wycofywania dokumentów ze stanu składnicy/archiwum akt oraz niszczenia tych materiałów źródłowych,
  • systemu kontroli składnicy/archiwum akt,
  • systemu inwentaryzacji dokumentów znajdujących się w składnicy/archiwum akt, jak również sposobu uzupełniania braków w tej dokumentacji,
  • sposobu postępowania z dokumentami ze składnicy/archiwum akt w sytuacji likwidacji lub reorganizacji przedsiębiorstwa (podział lub połączenie z inną/innymi jednostkami organizacyjnymi). [1]

Klasyfikacja archiwalna

Kategoria archiwalna informuje nas o wartości danego dokumentu oraz o okresie jego przechowywania. W każdej zakładowej instrukcji archiwalnej jest opisany system przechowywania dokumentów z składnicy/archiwum akt. Wyróżniamy trzy kategorie archiwalne:

  1. Kategoria "A" - tę kategorię dostają dokumenty o wartości historycznej i są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Dokumentacja z tą kategorią jest przechowywana w składnicy/archiwum akt wieczyście. Dokumenty, które podlegają tej kategorii archiwalnej to materiały źródłowe związane np.: z założeniem danej jednostki organizacyjnej, z jej zmianami oraz z jej organami zarządzającymi.
  2. Kategoria "B" - tę kategorię otrzymują dokumenty o wartości użytkowej dla danego przedsiębiorstwa i są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Dokumentacja z tą kategorią jest przechowywana w składnicy/archiwum akt w zależności od tego jaka liczba widnieje po literze "B". Liczba ta oznacza długość archiwizowania dokumentów w składnicy/archiwum akt i jest liczona w latach. Dokumentacja, która podlega tej kategorii archiwalnej to np.:
    - akta osobowe pracownika - "B50" (50 lat),
    - dokumentacja techniczna - "B20" (20 lat),
    - księgi rachunkowe - "B5" (5 lat), [2]
    - dokumenty o małej wartości "B1" (1 rok).
  3. Kategoria "BC" - tę kategorię otrzymują dokumenty o bardzo małej wartości (dokumenty, które straciły swoją wartość po ich wykorzystaniu) i nie są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Materiały źródłowe z tą kategorią są przechowywane w składnicy/archiwum akt najczęściej do końca roku obrotowego. Po zakończeniu danego roku rozliczeniowego, dokumenty te są niszczone lub oddawane na makulaturę. Do dokumentacji o kategorii "BC" należą m.in.: foldery reklamowe, katalogi, ulotki, zaproszenia, vouchery, zawiadomienia, bony itp. [3]

Przypisy

Bibliografia

Uwaga.png

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych.

Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.

Autor: Katarzyna Wojnar