Instrukcja archiwalna: Różnice pomiędzy wersjami

Linia 32: Linia 32:
 
==Klasyfikacja archiwalna==
 
==Klasyfikacja archiwalna==
 
Kategoria archiwalna informuje nas o wartości danego dokumentu oraz o okresie jego przechowywania. W każdej zakładowej instrukcji archiwalnej jest opisany system przechowywania dokumentów z składnicy/archiwum akt. Wyróżniamy trzy kategorie archiwalne:
 
Kategoria archiwalna informuje nas o wartości danego dokumentu oraz o okresie jego przechowywania. W każdej zakładowej instrukcji archiwalnej jest opisany system przechowywania dokumentów z składnicy/archiwum akt. Wyróżniamy trzy kategorie archiwalne:
# '''Kategoria "A"''' - tę kategorię dostają dokumenty o wartości historycznej. Dokumentacja z tą kategorią jest przechowywana w składnicy/archiwum akt wieczyście. Dokumenty, które podlegają tej kategorii archiwalnej to materiały źródłowe związane np. z założeniem danej jednostki organizacyjnej, z jej zmianami oraz z jej organami zarządzającymi.
+
# '''Kategoria "A"''' - tę kategorię dostają dokumenty o wartości historycznej i są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Dokumentacja z tą kategorią jest przechowywana w składnicy/archiwum akt wieczyście. Dokumenty, które podlegają tej kategorii archiwalnej to materiały źródłowe związane np. z założeniem danej jednostki organizacyjnej, z jej zmianami oraz z jej organami zarządzającymi.
# '''Kategoria "B"''' - tę kategorię otrzymują dokumenty o wartości użytkowej dla danego przedsiębiorstwa. Dokumentacja z tą kategorią jest przechowywana w składnicy/archiwum akt w zależności od tego jaka liczba widnieje po literze "B". Liczba ta oznacza długość archiwizowania dokumentów w składnicy/archiwum akt i jest liczona w latach. Dokumentacja, która podlega tej kategorii archiwalnej to np.: <br> - akta osobowe pracownika - "B50" (50 lat), <br> - dokumentacja techniczna - "B20" (20 lat), <br> - księgi rachunkowe - "B5" (5 lat), <br> - dokumenty o bardzo małej wartości "B1" (1 rok).
+
# '''Kategoria "B"''' - tę kategorię otrzymują dokumenty o wartości użytkowej dla danego przedsiębiorstwa i są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Dokumentacja z tą kategorią jest przechowywana w składnicy/archiwum akt w zależności od tego jaka liczba widnieje po literze "B". Liczba ta oznacza długość archiwizowania dokumentów w składnicy/archiwum akt i jest liczona w latach. Dokumentacja, która podlega tej kategorii archiwalnej to np.: <br> - akta osobowe pracownika - "B50" (50 lat), <br> - dokumentacja techniczna - "B20" (20 lat), <br> - księgi rachunkowe - "B5" (5 lat), <br> - dokumenty o małej wartości "B1" (1 rok).
 +
# '''Kategoria "BC"''' - tę kategorię otrzymują dokumenty o bardzo małej wartości (dokumenty, które straciły swoją wartość po ich wykorzystaniu) i nie są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Materiały źródłowe z tą kategorią są przechowywane w składnicy/archiwum akt najczęściej do końca roku obrotowego.  
  
  

Wersja z 22:08, 5 lis 2018

Instrukcja archiwalna
Pojęcie nadrzędne
Pojęcia związane
Metody i techniki

Instrukcja archiwalna – akt normatywny, określający organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego, a także szczegółowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją tam przechowywaną tj. wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz zawartych w niej informacji (z wyjątkiem sytuacji, w których zastosowanie mają przepisy szczególne).

Zakres instrukcji archiwalnej

Zakładowa instrukcja archiwalna reguluje m.in. wytyczne odnośnie:

  • systemu oraz obszaru działań składnicy/archiwum akt,
  • pomieszczenia oraz jego wyposażenia, w którym znajduje się składnica/archiwum akt,
  • personelu odpowiedzialnego za archiwizację dokumentów oraz jego obowiązki,
  • sposobu obiegu dokumentów pomiędzy komórkami organizacyjnymi w danym przedsiębiorstwie a składnicą/archiwum akt (przyjmowanie dokumentów do składnicy/archiwum akt oraz udostępnianie dokumentów ze składnicy/archiwum akt),
  • ewidencjonowania, dekretowania (oznakowania) oraz przechowywania dokumentów w składnicy/archiwum akt,
  • systemu wycofywania dokumentów ze stanu składnicy/archiwum akt oraz niszczenia tych materiałów źródłowych,
  • systemu kontroli składnicy/archiwum akt,
  • systemu inwentaryzacji dokumentów znajdujących się w składnicy/archiwum akt, jak również sposobu uzupełniania braków w tej dokumentacji,
  • sposobu postępowania z dokumentami ze składnicy/archiwum akt w sytuacji likwidacji lub reorganizacji przedsiębiorstwa (podział lub połączenie z inną/innymi jednostkami organizacyjnymi). [1]

Klasyfikacja archiwalna

Kategoria archiwalna informuje nas o wartości danego dokumentu oraz o okresie jego przechowywania. W każdej zakładowej instrukcji archiwalnej jest opisany system przechowywania dokumentów z składnicy/archiwum akt. Wyróżniamy trzy kategorie archiwalne:

  1. Kategoria "A" - tę kategorię dostają dokumenty o wartości historycznej i są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Dokumentacja z tą kategorią jest przechowywana w składnicy/archiwum akt wieczyście. Dokumenty, które podlegają tej kategorii archiwalnej to materiały źródłowe związane np. z założeniem danej jednostki organizacyjnej, z jej zmianami oraz z jej organami zarządzającymi.
  2. Kategoria "B" - tę kategorię otrzymują dokumenty o wartości użytkowej dla danego przedsiębiorstwa i są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Dokumentacja z tą kategorią jest przechowywana w składnicy/archiwum akt w zależności od tego jaka liczba widnieje po literze "B". Liczba ta oznacza długość archiwizowania dokumentów w składnicy/archiwum akt i jest liczona w latach. Dokumentacja, która podlega tej kategorii archiwalnej to np.:
    - akta osobowe pracownika - "B50" (50 lat),
    - dokumentacja techniczna - "B20" (20 lat),
    - księgi rachunkowe - "B5" (5 lat),
    - dokumenty o małej wartości "B1" (1 rok).
  3. Kategoria "BC" - tę kategorię otrzymują dokumenty o bardzo małej wartości (dokumenty, które straciły swoją wartość po ich wykorzystaniu) i nie są przekazywane do składnicy/archiwum akt. Materiały źródłowe z tą kategorią są przechowywane w składnicy/archiwum akt najczęściej do końca roku obrotowego.


Przypisy


Bibliografia

Uwaga.png

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych.

Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.

Autor: Katarzyna Wojnar