Gromadzenie informacji

Definicja

Gromadzenie informacji, rozumiane jest jako ciągły proces polegający na pozyskiwaniu adekwatnych informacji, określaniu sposobów ich przechowywania (w postaci zdefiniowanych zapisów w bazach danych), utrzymywaniu informacji (zapewnienie integralności danych, bezpieczeństwa fizycznego dostępu do danych, itp.), aktualizacji informacji (zmiany w przechowywanych zbiorach informacji zapewniające aktualność reprezentowanych przez te zbiory zjawisk gospodarczych).

Zastosowanie

Gromadzenie informacji powinno rozpoczynać się od wcześniejszego określenia potrzeb informacyjnych w przedsiębiorstwie, w przeciwnym wypadku można spodziewać się zalewu masy danych. Skuteczność gromadzenia zasobów informacyjnych pozyskiwanych z różnych źródeł w znacznym stopniu wzrasta, gdy firma używa własnych sieci jako źródła informacji.

Przedsiębiorstwo gromadzi zarówno informacje wewnętrzne - przekazywane wewnątrz organizacji- jak i, a może przede wszystkim, informacje docierające z zewnętrznego otoczenia firmy.

Gromadzenie informacji nie może być procesem sporadycznym, okazjonalnym i wybiórczym. Musi się ono odbywać w sposób systematyczny i co najważniejsze uporządkowany według ściśle określonych reguł i zasad katalogowania - np. daty pozyskania informacji, daty umieszczenia jej w bazie, zakresu tematycznego, przedmiotu którego dotyczy. Szczególnie jest to ważne przy planowaniu zarówno bieżącej działalności przedsiębiorstwa jak i przy formułowaniu jej strategii. Każdy użytkownik systemu powinien znać zasady, jakie regulują proces gromadzenia informacji, aby w razie potrzeby mógł w szybki i bezproblemowy sposób odnaleźć niezbędne wiadomości.

Efekty gromadzenia informacji

Funkcja gromadzenia wiadomości odpowiada w bardzo dużej mierze za zdolność systemu informacyjnego do długofalowego magazynowania i składowania informacji. Wykonywanie tej funkcji jest możliwe dzięki dwu operacjom:

  • katalogowaniu- ściśle jest ono związane z klasyfikowaniem już zakodowanych informacji
  • tworzeniu baz danych, poprzez odpowiednie i systematyczne grupowanie informacji w przedsiębiorstwie i tworzenie swego rodzaju wspólnego zasobu wiedzy, możliwej do wykorzystania przez każdego pracownika - użytkownika, który jej w danym momencie potrzebuje do prawidłowego wykonywania swych zadań i podejmowania decyzji.

Informacje mogą być przechowywane i gromadzone w:

  • komputerowych bazach danych
  • archiwach i katalogach
  • serwerach internetowych
  • bankach danych
  • na urządzeniach pamięci masowej
  • na dyskach twardych komputerów
  • na dyskach optycznych- CD-ROM, CR-RW, CD-R,
  • bibliotekach internetowych
  • intranecie
  • extranecie
  • repozytoria dokumentów- system zarządzania dokumentami DMS

Bibliografia

  • Martyniak Z., Zarządzanie informacją i komunikacja- zagadnienia wybrane w świetle studiów i badań empirycznych, Wydawnictwo Akademii ekonomicznej w Krakowie, Kraków 2000
  • Kwieciński M., Wywiad gospodarczy w zarządzaniu przedsiębiorstwem, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa- Kraków 1999 rok
  • Borowiecki R., Kwieciński M., Zarządzanie zasobami informacyjnymi w przedsiębiorstwie. Ku- przedsiębiorstwu przyszłości, Wydawnictwo Naukowo- techniczne, Warszawa 2001
  • Woźniak K., System informacji menedżerskiej jako instrument zarządzania strategicznego w firmie, praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków 2005

Autor: Justyna Kubuszek