Formalizacja

Z Encyklopedia Zarządzania
The printable version is no longer supported and may have rendering errors. Please update your browser bookmarks and please use the default browser print function instead.
Formalizacja
Polecane artykuły


Formalizacja jest podstawowym narzędziem projektowanie struktury. Formalizacja oznacza nadawanie komunikacji formy pisemnej (Glinka B., Hensel P., Struktury i projektowanie organizacji, w: Glinka B., Kostera M. (red.) 2016, s. 307). Formalizacja definiowana jest jako proces utrwalenia struktury organizacyjnej za pomocą określenia wzorców zachowań ludzi w organizacji przy wykorzystaniu przepisów, norm, zasad, ról i reguł, które razem składają się na dokumentację organizacyjną, w tym przede wszystkim:

  • statut przedsiębiorstwa
  • regulamin organizacyjny
  • schemat struktury organizacyjnej
  • charakterystyka stanowisk pracy (ramy zadań)
  • instrukcje obiegu dokumentów
  • procedury
  • wytyczne (Zakrzewska - Bielawska A., Organizowanie działalności przedsiębiorstwa, w: Zakrzewska - Bielawska A. (red.) 2017, s. 271, 273).

Formalizacja oznacza proces, w którym cele i strukturę organizacji ugruntowuje się w organizacyjnych przepisach, budując wzorce postępowań i zależności, oraz procedury działania i funkcjonowania (Piotrowski W., Organizacja jako maszyna, w: Latusek – Jurczak D., Olejniczak T., Piotrowski W. (red.) 2018, s. 96). Formalizacja to proces polegający na określeniu w formie pisemnej zakresu zadań i odpowiedzialności poszczególnych elementów oraz organizacji jako całości, który prowadzi do wytworzenia wzorców zachowań i zależności oraz procedury działania. Formalizując strukturę tworzymy szereg przepisów, które określają:

  • misję i cele systemu
  • zadania podstawowych stanowisk, komórek i jednostek organizacyjnych
  • podstawowe zależności organizacyjne
  • zakresy uprawnień i odpowiedzialności
  • wzorce działań (dotyczące istotnych procesów i procedur)

W praktyce formalizacja oznacza opracowanie takich dokumentów jak:

Cele formalizacji

Można wyróżnić następujące cele formalizacji:

  1. wprowadzenie ładu i porządku wewnętrznego za pomocą usystematyzowanego podziału zadań, praw i odpowiedzialności między członków organizacji aby zlikwidować spory kompetencyjne i nie ominąć kluczowych zadań
  2. zagwarantowanie oczekiwanego poziomu zgodności współdziałania danych elementów organizacji za pomocą stosownych instrumentów koordynacji,
  3. osiągniecie oczekiwanego poziomu pewności wyniku i sposobu funkcjonowania danych elementów organizacji za pomocą określenia i wprowadzenia zweryfikowanych procedur działania
  4. minimalizacja poziomu napięć między członkami organizacji, które mogą powstać w przypadku braku precyzyjnie przedstawionych ram kompetencji i zasad postępowania w organizacji
  5. minimalizacja poczucia niepewności w kwestii miejsca i zadań człowieka w organizacji, które może pojawić się, gdy nie ma ukazanych ram i sposobów działania
  6. umożliwienie określenia i wycenienia wielkości oddziaływania danych członków organizacji na jej działanie za pomocą opracowania procedur determinujących ocenę rezultatów i wkładu pracy danych uczestników organizacji (Zakrzewska - Bielawska A., Organizowanie działalności przedsiębiorstwa, w: Zakrzewska - Bielawska A. (red.) 2017, s. 272).

Uzyskanie wyróżnionych celów formalizacji wiąże się z niezbędnością ponoszenia stosownych kosztów, na przykład: nakładów na opracowywanie przepisów formalnych, kosztów wymuszenia ich respektowania, kosztów związanych ze zmniejszoną motywacją personelu z powodu wpływu znacznej liczby formalnych przepisów, oraz z obniżeniem elastyczności organizacji z powodu nadmiernej formalizacji (Zakrzewska - Bielawska A., Organizowanie działalności przedsiębiorstwa, w: Zakrzewska - Bielawska A. (red.) 2017, s. 272).

Etapy

Proces formalizacji jak dowodzi praktyka przebiega w trzech etapach:

  1. zalegalizowanie przedsiębiorstwa, określenie jego misji, celów, przedmiotu działania oraz zasad funkcjonowania. Efektem pierwszego etapu jest powstanie takich dokumentów jak: statut, schemat i regulamin organizacyjny
  2. opracowanie szczegółowej dokumentacji dotyczącej jednostek, komórek i stanowisk organizacyjnych oraz wzorców zachowań w konkretnych sytuacjach organizacyjnych
  3. ciągłe doskonalenie dokumentacji organizacyjnej (posiada charakter permanentny), ma na celu dostosowywanie zasad do zmieniających się warunków wewnętrznych i zewnętrznych organizacji (A. Nalepka 2001, s119-120)

Pomiar

Formalizacja dotyczy każdej organizacji, jednak możemy mówić o różnym jej stopniu i zakresie. Częstym problemem dla kierownictwa jest zatem znalezienie tzw. optimum formalizacji, gdy nie zostaje ono osiągnięte mamy do czynienia z:

  • przeformalizowaniem - występuje, gdy obowiązuje zbyt szeroki zakres reguł organizacyjnych, co prowadzi do braku elastyczności, czyli podatności na zamiany,
  • niedoformalizowaniem - polegającym na istnieniu zbyt malej ilości przepisów lub o małym zakresie, prowadzi to do swobody działań pracowników, co z kolei skutkuje chaosem i spadkiem sprawności organizacji

Stopień formalizacji systemu może być mierzony:

  • liczbą przepisów określających funkcjonowanie organizacji (cele, zadania)
  • stopniem szczegółowości tych przepisów
  • stopniem rygorystyczności (karami za niezastosowanie się do przepisów) (A. K. Koźmiński, W. Piotrowski 2000, s. 273)

Do głównych czynników wpływających na stopień formalizacji należy zaliczyć:

  • otoczenie – im bardziej skomplikowane i niestabilne otoczenie, tym większa niezbędność elastyczności i mniejsze upodobanie do formalizacji
  • technologia – im mniej rutynowa technologia, podlegająca zmianom w zależności od zmiany zadań, tym mniejsze upodobanie do formalizacji
  • wielkość organizacji – wraz ze wzrostem organizacji rośnie konieczność formalizacji
  • zwartość terytorialna – wraz ze zwiększeniem rozproszenia terytorialnego rośnie upodobanie do formalizacji
  • poziom kwalifikacji personelu – im niższe kwalifikacje personelu, tym większe upodobanie do formalizacji,
  • postawa personelu – wraz ze wzrostem zaangażowania i aktywności personelu spada skłonność do formalizacji (Zakrzewska - Bielawska A., Organizowanie działalności przedsiębiorstwa, w: Zakrzewska - Bielawska A. (red.) 2017, s. 273).

Formalizacja zapobiega spontaniczności i nieprzewidywalności działań organizacyjnych. Fundamentem formalizacji jest władza organizacyjna. Formalizacja optymalizuje zarządzanie zdejmując z zarządzających niezbędność indywidualnych ingerencji. Należy opracować przepisy, przekazać je podległym pracownikom i egzekwować ich realizację. W rezultacie formalizacji organizacja upodabnia się do maszyny (działa przewidywalnie, powtarzalnie i rytmicznie). Formalizacja determinuje usztywnienie organizacji, spowalnia reakcję na wewnętrzne i zewnętrzne zdarzenia (A. K. Koźmiński, D. Jemielniak, D. Latusek – Jurczak 2014, s. 51, 52).

Bibliografia

  • Glinka B., Hensel P.(2016), Struktury i projektowanie organizacji, w: Glinka B., Kostera M. (red.), Nowe kierunki w organizacji i zarządzaniu: organizacje, konteksty, procesy zarządzania, Wydawnictwo: Wolters Kluwer, Warszawa 2016.
  • Hall, R. H., Johnson, N. J., & Haas, J. E. (1967). Organizational size, complexity, and formalization. "American Sociological Review", pp. 903-912.
  • Koźmiński A. K., Jemielniak D., Latusek – Jurczak D.(2016), Zasady zarządzania, Wydawnictwo: Oficyna a Wolters Kluwer business, Warszawa 2014.
  • Lechowicz S., Zakrzewska-Bielawska A. (2010) Kierunki zmian w strukturach organizacyjnych przedsiębiorstw przemysłowych. Akta Uniwersytetu Łódzkiego.
  • Nalepka A.(2001), Struktura organizacyjna, ANTYKWA, Kraków 2001
  • Organizacja i zarządzanie. Podstawy wiedzy menedżerskiej,(2001) pod red. Przybyła M., Wydawnictwo im. Oskara Lanego we Wrocławiu, Wrocław 2001
  • Serafin K.(2015)Kultura organizacyjna jako element wspierajacy realizacje strategii przedsiebiorstwaZeszyty naukowe uniwersytetu ekonomicznego w Katowicach
  • Piotrowski W.(2018), Organizacja jako maszyna, w: Latusek – Jurczak D., Olejniczak T., Piotrowski W. (red.), Teoria organizacji. Nauka dla praktyki, Wydawnictwo: Poltext, Warszawa 2018.
  • Ubranowska-Sojkin E. (2010) Informacyjne wspomaganie wyborów strategicznych przedsiębiorstw w warunkach niepewności – antycypacja kryzysów. Zeszyty naukowe Głowna szkola handlowa w Warszawie (strona 210)
  • Vlaar, P. W., Van den Bosch, F. A., & Volberda, H. W. (2006). Coping with problems of understanding in interorganizational relationships: Using formalization as a means to make sense. "Organization Studies", 27(11), pp. 1617-1638.
  • Zakrzewska - Bielawska A.(2017), Organizowanie działalności przedsiębiorstwa, w: Zakrzewska - Bielawska A. (red.), Podstawy zarządzania: teoria i ćwiczenia, Wydaw. Nieoczywiste - imprint GAB Media, Warszawa 2017.
  • Zarządzanie Teoria i praktyka, pod red Koźmiński A. K., Piotrowski W., (wyd. 5), Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2000

Autor: Łukasz Jakosz