Dobre praktyki

Dobrymi praktykami określamy działanie przynoszące konkretne i pozytywne rezultaty oraz zawierające w sobie pewien potencjał innowacji. Jest ono trwałe i powtarzalne oraz możliwe do zastosowania w podobnych warunkach w innym miejscu lub przez inne podmioty (Bednarek M. 2007, s. 161).

Dobre praktyki są wykorzystywane głównie w celu udoskonalenia standardów prowadzonej działalności a także są narzędziem podnoszenia jakości kapitału ludzkiego oraz uczą jak wzbogacać swoją wiedzę wykorzystując doświadczenia innych.

Obecnie każdy kraj w różnych dziedzinach życia społecznego, politycznego czy gospodarczego wprowadza zestawy dobrych praktyk. Gromadzą je korporacje oraz organizacje o charakterze międzynarodowym ale też instytucje administracji publicznej, firmy ubezpieczeniowe, finansowe, banki czy organizacje pozarządowe. W różnych krajach definicje dobrych praktyk są różne. Zależą od obowiązującego prawa, sytuacji ekonomicznej, norm kulturowych oraz posiadanych doświadczeń (Osiadacz J. 2012 s. 3).

Analiza dobrych praktyk

W prawie i literaturze przedmiotu nie ma jednoznacznych uregulowań, które by określały sposób wyboru dobrych praktyk. W pracy "Przedsiębiorczość i korzyści społeczne: identyfikacja dobrych praktyk w ekonomii" są zasugerowane takie kryteria jak (Karwińska A., Wiktor D. 2008, s. 6-8):

• skuteczność (osiągnięcie założeń, realizacja planów, urzeczywistnienie misji organizacji, powiązanie planów i celów, przyczynienie się do dalszego rozwoju, rozpoznanie środowiska poprzez realizacją badań, rozmowy z adresatami projektu i zebranie informacji o rzeczywistych potrzebach ludzi),
• planowanie (analiza sytuacji i uwarunkowań, opracowanie strategii działania oraz sporządzenie planu działań operacyjnych),
• innowacyjność (poziom nowatorstwa proponowanej praktyki),
• wydajność(analiza jakościowa i ilościowa oraz analiza wykorzystania zasobów środków materialnych czyli finansów, technologii i infrastruktury oraz niematerialnych a głównie kapitału ludzkiego i społecznego),
• refleksyjność(istnienie narzędzi ewaluacyjnych i ich stosowanie, ocena obiektywności narzędzi, wykorzystywanie wyników ewaluacji do poprawy działań),
• uniwersalność(zaadaptowanie już zrealizowanych projektów do nowych lub zbliżonych warunków i kontekstów lub wykorzystanie tylko jako źródło inspiracji)
• etyczność (zgodność proponowanego działania z prawem, zgodność z przyjętymi w danym społeczeństwie, branży czy obszarze działania normami moralnymi, dobry wizerunek organizacji),
• przedsiębiorczość (użyteczność dla realizacji misji, posiadanie "żyłki biznesowej", samodzielność finansowa, działanie w obszarze niszowym rynku, racjonalność ekonomiczna, rozpoznanie grupy beneficjentów i klientów),
• realizowanie korzyści społecznych (tworzenie miejsc pracy, poziom wpływu projektu na usamodzielnianie się beneficjentów, adekwatność praktyki w stosunku do potrzeb, świadczenie usług dobrej jakości).

Opis dobrych praktyk

W Polsce kwestie dobrych praktyk są ciągle w początkowej fazie tworzenia, ale istnieją instytucje, fundacje, korporacje czy stowarzyszenia z powodzeniem gromadzące i wykorzystujące dobre praktyki. Najczęściej są to banki i korporacje. Aby działanie stało się dobrą praktyką trzeba je opisać i udostępnić innym. Udostępnienie dobrej praktyki może być promocją organizacji.

Opis dobrych praktyk powinien zawierać informacje na temat (Szczeblewska H. 2016):

• organizacji realizującej projekt (dane dotyczące liczby członków, umiejętności, krótką informację o aktywności oraz inne istotne informacje z punktu widzenia potencjalnego odbiorcy),
• kontekstu przedsięwzięcia (zwięzły opis miejscowości, kluczowe problemy, cele realizowane w projekcie, jego pomysłodawca, sposób tworzenia planu projektu i inne informacje merytoryczne),
• głównego działania projektu (działania projektu, które doprowadziły do osiągnięcia celu oraz zakładanych rezultatów),
• konkretnych produktów i rezultatów (konkretne efekty wyrażone w jednostkach miary),
• wartości dodanej projektu (wartość dodatkowa w stosunku do wartości wytworzonej),
• napotkanych problemów i zdobytych doświadczeń,
• czasu trwania projektu (informacja praktyczna pozwalająca na określenie czasu pracy),
• budżetu (środki finansowe, źródła finansowania),
• uzasadnienie (dlaczego projekt jest przykładem dobrej praktyki?).

Proces identyfikacji dobrych praktyk

Aby zidentyfikować i wybrać praktyki, które mają potencjał do udoskonalenia działalności organizacji, należy podjąć kilka kroków. Przede wszystkim warto przeprowadzić analizę procesów w organizacji i zidentyfikować obszary, w których istnieje możliwość wprowadzenia usprawnień. Następnie można skorzystać z benchmarkingu, czyli porównania działań organizacji z innymi podmiotami działającymi w tej samej branży lub sektorze. Dzięki temu można dowiedzieć się, jakie praktyki są stosowane przez innych i które z nich mogą być wdrożone również w naszej organizacji.

Ważne jest również zaangażowanie pracowników w proces identyfikacji dobrych praktyk. To oni często mają największą wiedzę na temat bieżących działań i mogą zaproponować konkretne rozwiązania. Warto organizować spotkania, warsztaty czy grupy dyskusyjne, w których pracownicy mogą dzielić się swoimi pomysłami i doświadczeniem.

Aby dobrze udokumentować praktyki, warto stworzyć odpowiednie narzędzia i mechanizmy, które umożliwią gromadzenie informacji w sposób łatwy i dostępny dla pracowników. Może to być specjalna baza danych, w której będą gromadzone opisy praktyk, ich efekty, a także materiały szkoleniowe czy instrukcje dotyczące wdrożenia. Ważne jest, aby dokumentacja była aktualizowana regularnie i dostępna dla wszystkich zainteresowanych pracowników. Dodatkowo, warto promować kulturę dzielenia się wiedzą w organizacji. Można organizować spotkania, prezentacje czy szkolenia, na których pracownicy będą mogli dzielić się swoimi doświadczeniami i prezentować dobre praktyki, które wdrożyli w swojej pracy.

Aby umożliwić pracownikom korzystanie z dobrych praktyk oraz wymianę wiedzy i doświadczeń, warto stworzyć odpowiednie mechanizmy i narzędzia. Może to być na przykład platforma internetowa, na której będą dostępne informacje o dobrze udokumentowanych praktykach, materiały szkoleniowe, a także możliwość komunikacji i dyskusji. Ważne jest, aby taka platforma była łatwa w obsłudze i dostępna dla wszystkich pracowników. Dodatkowo, warto organizować regularne spotkania, warsztaty czy grupy robocze, na których pracownicy będą mogli dzielić się swoimi doświadczeniami i korzystać z wiedzy innych. Ważne jest, aby promować atmosferę otwartości i współpracy, w której pracownicy chętnie będą wymieniać się swoimi pomysłami i sugestiami.

Monitorowanie i ocena wprowadzonych działań. Aby sprawdzić, czy wprowadzone zmiany oparte na dobrych praktykach przynoszą oczekiwane rezultaty, można zastosować różne metody oceny. Może to być na przykład analiza wskaźników i danych liczbowych, porównanie wyników przed i po wdrożeniu zmian, a także ocena satysfakcji klientów i pracowników. Ważne jest, aby monitorować wprowadzone działania na bieżąco i reagować na sygnały, które wskazują na ewentualne problemy czy niedoskonałości. Dodatkowo, warto przeprowadzać regularne audyty wewnętrzne, które pozwolą ocenić skuteczność wdrożonych praktyk i zidentyfikować obszary, w których można jeszcze dokonać usprawnień. Ważne jest, aby monitorowanie i ocena wprowadzonych działań było procesem ciągłym i systematycznym.

Zapewnienie ciągłości i zgodności z celami organizacji. Aby zagwarantować, że dobre praktyki są stosowane w sposób ciągły i zgodny z celami organizacji, można wprowadzić różne mechanizmy kontrolne. Może to być na przykład audyt zewnętrzny, który oceni skuteczność wdrożonych praktyk i zgodność z określonymi standardami lub normami. Dodatkowo, warto regularnie przeprowadzać szkolenia i szkolenia uzupełniające dla pracowników, aby zapewnić im odpowiednią wiedzę i umiejętności do stosowania dobrych praktyk. Ważne jest, aby zarząd organizacji wyznaczył osobę odpowiedzialną za nadzór nad wdrożeniem i stosowaniem dobrych praktyk oraz zapewnił odpowiednie zasoby i wsparcie.

Wpływ dobrych praktyk na wyniki organizacji

Zastosowanie dobrych praktyk może przyczynić się do poprawy efektywności i wydajności organizacji. Dobre praktyki często zakładają usprawnienie procesów, eliminację niepotrzebnych działań czy automatyzację pewnych zadań. Dzięki temu organizacja może osiągać lepsze wyniki przy mniejszym nakładzie zasobów.

Przykładem może być zastosowanie metody Just-in-Time w produkcji, która polega na dostarczaniu części i materiałów dokładnie wtedy, gdy są potrzebne. Dzięki temu można zmniejszyć zapasy i skrócić czas produkcji, co przekłada się na większą efektywność i wydajność.

Dobre praktyki mogą również wpływać na jakość oferowanych produktów lub usług oraz zadowolenie klientów. Poprzez wdrożenie standardów jakości, procedur kontrolnych czy systemów zarządzania jakością, organizacja może zapewnić, że jej produkty czy usługi spełniają określone wymagania i są zgodne z oczekiwaniami klientów.

Przykładem może być zastosowanie metody Six Sigma, która ma na celu minimalizowanie błędów i niezgodności w procesach produkcji czy świadczenia usług. Dzięki temu można zwiększyć jakość i niezawodność produktów, co przekłada się na większą satysfakcję klientów.

Wprowadzanie innowacyjnych praktyk w organizacji przynosi wiele korzyści. Dobre praktyki często zakładają wprowadzenie nowych rozwiązań, technologii czy procesów, które mogą przyczynić się do wzrostu innowacyjności i rozmachu organizacji.

Przykładem może być zastosowanie metody Design Thinking, która polega na kreatywnym podejściu do rozwiązywania problemów i projektowaniu nowych produktów czy usług. Dzięki temu można zyskać przewagę konkurencyjną i zdobyć nowe rynki.

Zastosowanie dobrych praktyk może mieć pozytywny wpływ na zaangażowanie pracowników. Dobre praktyki często zakładają większą autonomię, odpowiedzialność czy możliwość rozwoju i awansu dla pracowników. Dzięki temu pracownicy czują się bardziej docenieni i motywowani do osiągania lepszych wyników.

Przykładem może być zastosowanie metody Total Quality Management, która zakłada zaangażowanie wszystkich pracowników w procesy doskonalenia jakości. Dzięki temu pracownicy czują się częścią organizacji i chętniej angażują się w jej rozwój.

Wyzwania związane z wdrażaniem dobrych praktyk

Opór pracowników wobec wprowadzania zmian opartych na dobrych praktykach może wynikać z różnych przyczyn. Pracownicy mogą obawiać się utraty kontroli, większego obciążenia pracą czy obawy o swoje miejsce pracy.

Aby skutecznie zarządzać tym wyzwaniem, ważne jest, aby odpowiednio komunikować i informować pracowników o celach i korzyściach wprowadzanych zmian. Warto również zapewnić im odpowiednie szkolenia i wsparcie, które pozwolą im zaadaptować się do nowych praktyk.

Wdrażanie dobrych praktyk może wiązać się z pewnymi kosztami. Organizacja może potrzebować środków finansowych na szkolenia, zakup nowych technologii czy inwestycje w infrastrukturę.

Aby znaleźć odpowiednie źródła finansowania, warto przeprowadzić analizę kosztów i korzyści, która pokaże, jakie są potencjalne oszczędności lub zyski wynikające z wprowadzenia zmian. Można również poszukać zewnętrznych źródeł finansowania, takich jak dotacje czy fundusze europejskie.

Wprowadzanie zmian opartych na nowych technologiach może być utrudnione, jeśli organizacja nie dysponuje odpowiednimi zasobami technologicznymi. Brak infrastruktury, przestarzałe systemy czy brak wiedzy pracowników mogą stanowić przeszkodę w wdrożeniu praktyk opartych na nowych technologiach.

Aby rozwiązać ten problem, warto przeprowadzić audyt technologiczny, który wskaże, jakie są braki i potrzeby organizacji. Następnie można szukać rozwiązań, takich jak szkolenia, outsourcing czy inwestycje w nowe technologie, które pozwolą na skuteczne wprowadzenie praktyk opartych na nowych technologiach.

Dobra praktyka, która działa w jednej organizacji, niekoniecznie musi być skuteczna w innej. Każda organizacja ma swoje unikalne potrzeby, cele i warunki, które należy uwzględnić przy wdrażaniu dobrych praktyk.

Aby dostosować dobrą praktykę do specyfiki organizacji, warto przeprowadzić analizę i ocenę, która pokaże, jakie są unikalne potrzeby i warunki organizacji. Na tej podstawie można dostosować dobrą praktykę, wprowadzając odpowiednie modyfikacje czy dostosowania.

Dobre praktyki — artykuły polecane

Agencja eventowa — Masa Krytyczna — Ekonomia społeczna — Polityka innowacyjna — Badanie wykonalności projektu — Marketing terytorialny — Dotacje na rozwój firmy — Wykluczenie cyfrowe — Philip Kotler

Bibliografia

• Bednarek M. (2007), Doskonalenie systemów zarządzania: nowa droga do przedsiębiorstwa lean, Difin, Warszawa
• Drucker P. (2002), Myśli przewodnie Druckera, MT Biznes, Warszawa
• Gadomska-Lila K. (2012), Społeczna odpowiedzialność biznesu w obliczu kryzysu gospodarczego, Studia i prace wydziału nauk ekonomicznych i zarządzania nr 28
• Grocki R. (2012), Zarządzanie kryzysowe. Dobre praktyki. Difin, Warszawa
• Karwińska A., Wiktor D. (2008), Przedsiębiorczość i korzyści społeczne: Identyfikacja dobrych praktyk, Ekonomia społeczna teksty, nr 6
• Małecka-Łyszczek M., Wesołowski Z. (2008), Modele współpracy podmiotów ekonomii społecznej z administracją publiczną, Ekonomia społeczna teksty, nr 5
• Osiadacz J. (2012), Innowacje w sektorze usług - przewodnik po systematyce oraz przykłady dobrych praktyk, Klub Innowacyjnych Przedsiębiorstw, Warszawa
• Szczeblewska H. (2016), Formularz zgłoszenia Dobrych Praktyk. Złota księga dobrych praktyk

Autor: Anna Kluszczyńska