Badanie potrzeb informacyjnych

Badanie potrzeb informacyjnych, można zdefiniować jako proces identyfikacji i grupowania potrzeb informacyjnych kierownictwa w jednorodne zbiory, stosując różnorodne kryteria grupowania, np.: powtarzalność, stałość odbiorców, forma i postać prezentacji formularzy i raportów, źródło danych, charakter informacji, itd.

Celem badania potrzeb informacyjnych w przedsiębiorstwie jest zaspokojenie potrzeb informacyjnych danego użytkownika poprzez łańcuch odpowiednich działań prowadzący od pozyskania danych wyjściowych, poprzez ich przetworzenie w systemie, aż do przekazania odbiorcy zgłaszającemu zapotrzebowanie na nie. Należy przede wszystkim określić dokładnie i precyzyjnie, który użytkownik, jednostka czy zespół zgłasza zapotrzebowanie na dane informacje. Może się tak zdarzyć, że wielu użytkowników zgłasza zapotrzebowanie na te same informacje, wtedy aby ich nie powielać, najlepiej gromadzić już raz pozyskane wiadomości. Potrzeby informacyjne mogą być zindywidualizowane lub grupowe. Ze względu na na rzeczywistą wymagalność przez użytkownika powinny być one poddawane procesowi obiektywizacji.

Opis potrzeby informacyjnej

• identyfikator potrzeby (podmiot, przedmiot, typ itd.)
• postulowane cechy
• relacje, w tym:
  • miejsce potrzeby w ogólnej strukturze potrzeb danego systemu
  • źródło zaspokojenia potrzeb
• treść czyli dane mające zaspokoić dana potrzebę

Etapy badania potrzeb informacyjnych

• ustalenie potrzeb informacyjnych
• ocena przydatności istniejącego i używanego systemu informacyjnego
• określenie budowy i struktury systemu informacyjnego
• ustalenie stopnia informatyzacji i komputeryzacji przedsiębiorstwa
• określenie odpowiedzialności osobowej, a także organizacyjnej za realizację funkcji systemu informacyjnego.

Metody ustalania i badania potrzeb informacyjnych użytkowników systemu

• badanie przez produkt,
• całościowe studium,
• badanie czynników warunkujących powodzenie podjętych działań i decyzji,
• system kluczowych wskaźników
• badanie własności informacji
• model sposobu gospodarczego
• macierz działalności przedsiębiorstwa
• model sieci sterowania informacją

Metody i techniki szczegółowe

• ustalenie zakresu potrzeb informacyjnych dla użytkowników systemu informacyjnego
• ustalenie zgodności używanego systemu z normami prawnymi oraz realizowana strategią przedsiębiorstwa
• ustalenie zgodności stosowanego systemu informacji z oczekiwaniami i wymaganiami użytkowników systemu

Badanie potrzeb informacyjnych wspiera proces zmian w przedsiębiorstwie umożliwia komunikację pracowników z kierownictwem i na odwrót służy wzbogaceniu wiedzy indywidualnej każdego użytkownika systemu nawiązaniu więzi z otoczeniem zewnętrznym przedsiębiorstwa.

Reguły badania potrzeb informacyjnych i ich ustalanie stosunkowo łatwo daje się określić dla np. technologii, informacji o innych przedsiębiorstwach i otoczeniu zewnętrznym firmy. Trudności pojawiają się, gdy należy np. określić odbiorców informacji, użytkowników zebranych i przetworzonych danych. Potrzeby informacyjne odnoszą się w znacznej mierze do merytorycznej zawartości przekazu informacyjnego i są całkowicie uzależnione od rodzaju zadań menedżerskich i tryb pracy użytkowników.

Menadżerowie, aby podejmować decyzje strategiczne, o najszerszym i najdłuższym horyzoncie czasowym, potrzebują do podejmowania decyzji informacji skonsolidowanych i w największym stopniu syntetycznych podawanych najczęściej w postaci różnego rodzaju raportów (dziennych, tygodniowych, kwartalnych, rocznych itd.).

Badanie potrzeb informacyjnych — artykuły polecane

System informacji menedżerskiej — Użytkownik informacji — Informatyczny system zarządzania — Luka informacyjna — Gromadzenie informacji — Wywiad gospodarczy — Informacja rynkowa — Metodyka badania potrzeb informacyjnych — Monitoring

Bibliografia

• Bińczycki B., Tyrańska M., Walas-Trębacz J. (2007), System informacyjny w zarządzaniu operacyjnym, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Kraków
• Martyniak Z. (2000), Zarządzanie informacją i komunikacją - zagadnienia wybrane w świetle studiów i badań empirycznych, Wydawnictwo Akademii ekonomicznej w Krakowie, Kraków
• Stabryła A. (1996), Zarządzanie rozwojem firmy, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Kraków
• Woźniak K. (2005), System informacji menedżerskiej jako instrument zarządzania strategicznego w firmie, praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków

Autor: Justyna Kubuszek