Analiza procesów
| Analiza procesów |
|---|
| Polecane artykuły |
Analiza procesów jest to wyspecjalizowana metoda w szerszym kontekście zarządzania procesami biznesowymi, pozwalająca przeanalizować, czy obecne procesy spełniają swoje cele. Korzystanie z analizy procesów biznesowych pomaga zidentyfikować szkodliwe elementy operacji i określić, jak pokonać przeszkody.
Analiza procesów to analiza różnych operacji biznesowych podzielonych na procesy lub serie powiązanych zadań, w których obserwacja koncentruje się na konkretnych sposobach, które zachodzą w całym cyklu życia od początku do końca. Ponieważ proces biznesowy składa się z serii powiązanych zadań lub zdarzeń o określonym celu końcowym, analiza procesów biznesowych wykorzystuje różne narzędzia i metodologie, aby spojrzeć na te procesy na różne sposoby, a także monitorować wydajność, produktywność i więcej Podejście procesowe w zarządzaniu (Romanowska M., Warszawa s. 89).
Wykorzystywanie analizy procesów
Analiza procesów znajduje coraz szersze zastosowanie w różnego typu organizacjach, zarówno w przedsiębiorstwach, jak i w jednostkach administracji publicznej. Najczęściej wykorzystywana jest w następujących obszarach:
- w orientowaniu nowych pracowników
- w organizacji pracy
- w ustalaniu ról i obowiązków
- w identyfikacji możliwości doskonalenia procesu/systemu
- w ustalaniu mierników osiągnięć
- w szczegółowym planowaniu i doskonaleniu obciążeń stanowisk, wielkości partii itp.
Analiza procesów przedstawiana jest czasem jako analiza procesów biznesowych. Pod tym określeniem kryją się działania firmy, które decydują o wynikach jej działalności i wpływają na kształtowanie takich charakterystycznych parametrów, jak czas realizacji przedsięwzięć i koszty.
Analiza drogą do doskonalenia procesów
Aby przedsiębiorstwo mogło działać w sposób skuteczny i efektywny, niezbędna jest systematyczna analiza, ocena procesów oraz bazująca na dokonanej analizie i ocenie usprawnienia, które powodują, że proces jest realizowany coraz lepiej Podejście procesowe w zarządzaniu (Romanowska M., Warszawa s. 89).
Doskonalenie procesu ma swój bezpośredni wyraz w stawianiu dla niego coraz wyższych i ambitniejszych celów. Określenie tych celów powinno wynikać z permanentnie prowadzonej analizy procesów, co zresztą w systemie zarządzania jest obowiązkiem właścicieli procesów. Analiza procesu to przede wszystkim:
- Ocena skuteczności przepływu informacji w procesie, realizacji uprawnień i odpowiedzialności, ocena skuteczności spełniania wymagań i oczekiwań klientów procesu (wewnętrznych i zewnętrznych) oraz ocena skuteczności i efektywności realizacji przyjętego dla procesu celu.
- Ocena efektywności wykorzystania środków i zasobów, ocena kosztów przebiegu procesu, w tym kosztów jakości, ocena czasu realizacji i przepływów.
- Ocena zdolności przystosowania się do zmian w otoczeniu procesu.
Etapy analizy procesów biznesowych
Analiza procesu biznesowego przebiega według 4-etapowego planu: Zidentyfikuj proces Pierwszym krokiem jest wybór "obecnego stanu", który ma zostać poddany analizie, oraz identyfikacja interesariuszy, którzy się nim zajmują. Należy się upewnić, że ma się jasny punkt początkowy i końcowy dla tego procesu. Zbierz informacje o procesie Następnie należy zebrać jak najwięcej informacji o procesie, aby zrozumieć problemy, przed którymi stoimy, cele, zakres poprawy i inne cele analizy. Analizuj proces As-Is Należy wdrożyć plan analizy procesów biznesowych. Przejść na sam dół zidentyfikowanego procesu, zdefiniować proces w schematach blokowych i innych diagramach i zmierzyć jego efektywność. Opracuj Plan To-Be Na koniec należy skorzystać z analizy, aby sformułować zalecenia, jak powinien wyglądać "przyszły" proces. Wskazać wymagania, zasugerować zasoby i zmiany, zdefiniować oś czasu itp.
Techniki stosowane w analizie procesów
Oto kilka popularnych technik używanych w analizie procesów biznesowych.
- Analiza luk (Jakich informacji brakuje w procesie)
- Analiza wartości dodanej (Sprawdza, czy każde działanie w procesie zwiększa wartość procesu lub organizacji)
- Analiza przyczyny głównej (Znajduje podstawowe przyczyny problemu i pokazuje co można zrobić, aby to naprawić)
- Obserwacja (Sprawdza czy proces działa zgodnie z przeznaczeniem, czy nie)
- Badanie doświadczenia (Polega na rozmowie z doświadczonym personelem w organizacji, aby zobaczyć jakie dane wejściowe mają)
Wymagania prowadzenia analizy procesów
Aby z powodzeniem prowadzić analizy procesów, należy przestrzegać następujących warunków:
- W celu nawiązania współpracy przez różne działy przedsiębiorstwa trzeba mieć poparcie dyrekcji.
- Należy mieć system porządkowania i przetwarzania informacji, ponieważ bardzo szybko okazuje się potrzebny.
- Aby skłonić współpracowników do szczerego wyrażania ich opinii, należy działać bardzo dyplomatycznie Zarządzanie organizacją turystyczną (Kowalczyk J. Warszawa 2009, s. 40-43).
Bibliografia
- Kowalczyk J. (2009), Zarządzanie organizacją turystyczną, CeDeWu, Warszawa (s. 40-43, 60)
- Langley A. (2007), Process thinking in strategic organization. Strategic Organization
- Miller P.(2011), Systemowe zarządzanie jakością., Difin, Warszawa
- Palepu K. G., Healy P. M. (2007), Business Analysis and Valuation, Cengage Learning EMEA
- Romanowska M., Trocki M. (2004), Podejście procesowe w zarządzaniu, Szkoła Głowna Handlowa, Warszawa (s. 89)
- Skrzypek E. (2010), Zarządzanie procesami w przedsiębiorstwie. Identyfikowanie, pomiar, usprawnianie, Oficyna a Wolters Kluwer business, Kraków (s. 60-70)
Autor: Monika Tarapacka
