Agencje public relations

Agencje Public Relations - firmy zajmujące się świadczeniem usług z zakresu PR (Żbikowska 2009, s. 113).

Termin public relations jest bardzo ściśle związany z komunikowaniem się. W obecnych czasach coraz częściej mówi się o roli, jaką pełni on w niemal każdym aspekcie ludzkiego życia. Z tego powodu zawód specjalisty PR czy też specjalisty do spraw komunikowania się, stał się bardzo popularny i pożądany przez kierownictwo firm (Henslowe 2005, s. 15).

Działania agencji Public Relations są ukierunkowane na kreowanie pozytywnego wizerunku organizacji w jej otoczeniu zewnętrznym. Specjaliści PR dbają o budowanie społecznego zaufania firmie, dzięki któremu pozyskują oni dla zleceniodawcy potencjalnych członków, zwolenników i klientów (Frączek 2011, s. 116).

TL;DR

Agencje Public Relations zajmują się kreowaniem pozytywnego wizerunku firm poprzez działania związane z komunikacją. Oferują szeroki zakres usług, takich jak doradztwo, organizacja wydarzeń i kontakt z mediami. Agencje PR korzystają z różnych narzędzi, takich jak media, spotkania, internet, aby osiągnąć zamierzone cele. Współpraca z agencją PR ma wiele zalet, takich jak profesjonalne wsparcie, oszczędność czasu i lepsze zarządzanie budżetem.

Co znaczy Public Relations?

Terminu "Public Relations" po raz pierwszy w 1787 roku użył Tomasz Jefferson, wywodzi się on zatem ze Stanów Zjednoczonych. W dosłownym tłumaczeniu z języka angielskiego, słowa te oznaczają: publiczne relacje, stosunki. Jednakże współczesne ujęcie tego terminu zdecydowanie lepiej oddaje jego znaczenie: działanie, stan i sztuka zarządzania organizacją (Barcik 2012, s. 9). Odnosi się ono do komunikowania się, które dąży do uzyskania korzystnych relacji z odbiorcą (Parkes 2015, s. 199).

Historia agencji Public Relations

Współczesny Public Relations zaczął rozwijać się pod koniec dziewiętnastego wieku, natomiast to rewolucja przemysłowa okazała się być momentem przełomowym dla tego rodzaju działalności. Za jednego z najważniejszych pionierów PR można uznać Edwarda Bernaysa, który w 1919 roku na Uniwersytecie Nowojorskim rozpoczął prowadzenie zajęć dla studentów z tego zakresu. W Polsce pierwsza firma zajmująca się działalnością z zakresu Public Relations - agencja First Public Relations - powstała w 1990 roku. Od tamtego czasu popularność agencji PR w naszym kraju ciągle rośnie. Spowodowane jest to m.in. zmniejszającym się zainteresowaniem konsumentów tradycyjnymi metodami reklamowania marek. Przedsiębiorstwa muszą być więc gotowe na nowe formy dbania o swój wizerunek i kreatywne sposoby pozyskiwania odbiorców. Z tego powodu kierownictwa firm bardzo chętnie korzystają z usług agencji Public Relations (Frączek 2011, s. 117).

Najważniejsze zadania agencji Public Relations

Fundamentalnym zadaniem wszystkich zabiegów związanych z Public Relations jest ułatwienie organizacji realizacji wyznaczonych przez nią celów. Aby uzyskać zadowalające efekty i ostatecznie zrealizować zamiary firmy, agencje PR wykonują dodatkowo następujące zadania (Filar 2012, s. 327):

• Kierowanie budżetem, zespołem pracowników i programami Public Relations
• Koordynacja działań zespołów realizujących dane cele przedsiębiorstwa
• Określanie strategii PR firmy - jej potrzeb, priorytetów, celów strategicznych
• Analizowanie efektywności i skuteczności prowadzonych działań w zakresie PR
• Kontakt z mediami (np. dostarczanie im materiałów do publikowania i rozprzestrzeniania)
• Organizacja wydarzeń medialnych (np. konferencji prasowych, wywiadów, wystaw, obchodów, rocznic)
• Urządzanie imprez firmowych
• Działalność wydawnicza, produkcja materiałów audiowizualnych
• Prowadzenie szkoleń dla personelu odpowiedzialnego za wykonywanie zadań PR
• Analizowanie opinii publicznej na temat działalności organizacji
• Doradztwo kierownictwu organizacji (np. w sprawach obowiązujących zasad komunikowania się i działania)
• Przewidywanie zmieniających się ciągle nastrojów społecznych
• Przygotowywanie przedsiębiorstwa do wystąpienia sytuacji trudnych
• Dokonywanie przewidywań na dłuższy okres czasu, działania strategiczne.

Narzędzia, którymi posługują się agencje Public Relations

Agencje Public Relations posługują się wieloma narzędziami, dzięki którym osiągają prawidłową komunikację z klientem, efektywnie realizują zlecone im zadania, oraz wypełniają najważniejsze, strategiczne cele przedsiębiorstwa. Do takich narzędzi zalicza się (Filar 2012, s. 356):

1. Narzędzia prasowe, takie jak: działalność rzecznika prasowego, notatki prasowe, wywiad lub reportaż w prasie, oświadczenia prasowe, zwoływanie konferencji prasowych. Te instrumenty związane są blisko z media relations i służą agencjom PR do kreowania wizerunku organizacji klienta.
2. Narzędzia telewizyjne, takie jak: reportaże oraz filmy video (np. o historii firmy czy o procesie technologicznym). Podobnie jak narzędzia prasowe, służą one umocnieniu lub poprawie wizerunku zewnętrznego organizacji.
3. Narzędzia radiowe, takie jak: reportaż, audycja, rozmowa z ekspertem lub pracownikiem firmy. Analogicznie do narzędzi prasowych i telewizyjnych, pomagają agencjom PR dbać o wizerunek swoich klientów.
4. Narzędzia wydawnicze, takie jak: broszury, ulotki, foldery o firmie, kalendarze firmowe, druki okolicznościowe. Wraz z rozwojem nowoczesnych technologii, np. Internetu, te do niedawna najważniejsze narzędzia PR, znacznie straciły na popularności i efektywności.
5. Narzędzia wystawiennicze, takie jak: wystawy dorobku firmy, stałe ekspozycje, stoiska informacyjne na wystawach i targach. Agencje Public Relations często angażują przedsiębiorstwa swoich klientów w udział w prestiżowych targach branżowych, ponieważ jest to najskuteczniejszy sposób dotarcia do grupy docelowej organizacji.
6. Narzędzia pocztowe, takie jak: wysyłanie listów okolicznościowych, życzeń świątecznych i noworocznych, zaproszeń na imprezy firmowe, utrzymywanie kontaktów listowych i telefonicznych z klientami. Pomimo spadku popularności tych narzędzi, agencje PR nadal chętnie wykorzystują je, np. aby utrzymać dobry wizerunek danej firmy poprzez pokazanie zaangażowania i staranności jej pracowników i właścicieli.
7. Spotkania, takie jak: sympozja, konferencje, seminaria, utrzymywanie kontaktów osobistych z ludźmi biznesu, przyjęcia. Te narzędzia są szczególnie chętnie wykorzystywane przez przedsiębiorstwa, które chcą pokazać się jako otwarte na kontakty z otoczeniem.
8. Zwiedzanie, takie jak: dni otwarte dla klientów firmy, pokazy pracy, ścieżki edukacyjne, spotkania z ekspertami. Takie narzędzia są chętnie wykorzystywane przez organizacje, które na co dzień zajmują się "zamkniętą" działalnością, powodującą brak dostępu lub ograniczony dostęp do jej budynków. Specjaliści PR często stosują te instrumenty w różnych mediach, np. w radio, oraz w przedsiębiorstwach przemysłu spożywczego, np. w fabrykach.
9. Narzędzia upominkowe (gadżety), takie jak: upominki przypominające o istnieniu firmy (teczki, kalendarze, pendrive’y, smycze, medale pamiątkowe, rzeźby i obrazy). Ten sposób na dbanie o wizerunek firmy jest niezwykle popularny i lubiany przez jej otoczenie, odbiorców, klientów.
10. Świadczenia charytatywne, takie jak: pomoc pieniężna i materialna jednostkom społecznie użytecznym (np. szkołom, szpitalom), przekazywanie pieniędzy na cele charytatywne. Są one najbardziej pozytywnie odbieranym przez społeczeństwo narzędziem Public Relations. Wizerunek organizacji poprawia w szczególności angażowanie się w inicjatywy i akcje lokalne.
11. Sponsoring, takie jak: sponsorowanie drużyn i zawodów sportowych, imprez kulturalnych, działalności naukowej. Taka działalność przynosi przedsiębiorstwu wiele korzyści, w zależności od wyboru adresata sponsoringu, dlatego agencje PR podchodzą do tego w sposób bardzo odpowiedzialny i staranny.
12. Narzędzia internetowe, takie jak: strony www, witryny. Jest to najpopularniejsza obecnie grupa narzędzi, jakimi posługują się agencje Public Relations. Umiejętne z nich korzystanie pomaga kreować pozytywny wizerunek firmy, reklamować nowe produkty, popularyzować konkretne poglądy, uzyskiwać informacje o klientach, badać opinie publiczną oraz przeprowadzać sondaże i badania internetowe.

Rodzaje współpracy z agencją Public Relations

Pierwszym, podstawowym zadaniem klienta podczas wyboru agencji Public Relations jest decyzja, na jaki czas chce on zawiązać współpracę, oraz jakiego typu agencję potrzebuje do realizacji celu (Zarząd Związku Firm PR 2013, s. 7):

• Wiele firm decyduje się na stałą obsługę, która umożliwia agencji dokładne zapoznanie się ze strukturą, działalnością i funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. Gwarantuje również lepszy kontakt z klientem i zbudowanie z nim trwałej relacji, co znacząco wpływa na efektywność działań specjalistów PR. Tym samym odciąża pracowników firmy, których dodatkowe obowiązki przejmują wykwalifikowane osoby z agencji. Z perspektywy czasu stała obsługa jest zdecydowanie tańszym rozwiązaniem. Agencje PR często także obniżają ceny swoich usług poświęcając więcej czasu na wykonanie zlecenia i realizację celów klienta. Takie rozwiązanie daje lepszy rezultat przy znacznie niższym koszcie i jednocześnie jest najbardziej korzystną opcją dla obu stron.
• Częstą sytuacją jest również posiadanie przez przedsiębiorstwo jasnego, krótkookresowego celu, który chce ono osiągnąć. Popularną formą zatrudnienia agencji Public Relations jest wtedy nawiązanie współpracy projektowej, w trakcie której specjaliści PR mogą pomóc klientowi rozwiązać konkretny problem lub wyzwanie biznesowe. W tym przypadku trwała, pozytywna relacja między klientem a agencją nie jest już tak istotna. Najważniejsza jest efektywność zespołu zajmującego się danym zadaniem i szybkość jego wykonania. Podstawą powinien być więc odpowiedni dobór specjalistów, a także wybranie osoby, która odpowiedzialna będzie za koordynację przebiegu projektu i pracy wewnątrz grupy. Ten rodzaj współpracy z agencją Public Relations jest odpowiedni dla przedsiębiorstw, które nie mają zaplanowanych rocznych budżetów na działania PR, ponieważ koszt takiej usługi zależy od rodzaju zlecenia oraz od wyzwania, jakie stawiane jest agencji.

Zalety współpracy z agencją Public Relations

Dlaczego przedsiębiorstwa i organizacje tak często decydują się na rozpoczęcie współpracy z agencją Public Relations? Oto kilka podstawowych zalet takiego rozwiązania (Zarząd Związku Firm PR 2013, s. 7):

1. Współpraca z agencją Public Relations zdecydowanie ułatwia przedsiębiorstwu zarządzanie swoim budżetem. Pozwala na łatwiejsze dopasowanie wydatków do faktycznych, realnych potrzeb. Kontakt z agencją nie opiera się tylko i wyłącznie na stałej obsłudze działań w zakresie PR, ale daje również możliwość konsultowania realizacji innych projektów, np. wydarzeń specjalnych, jednorazowych i samodzielnych zleceń.
2. Wraz z ciągłym wzrostem konkurencji na rynku, coraz więcej firm przykłada dużą wagę do terminowości i szybkości realizacji swoich pomysłów i projektów. Współpraca z agencją, która specjalizuje się w danej usłudze, zdecydowanie pomaga szybciej osiągnąć zamierzony cel i wynik finansowy a co za tym idzie, zdobyć przewagę rynkową.
3. Kolejną zaletą zatrudnienia agencji PR jest współpraca z wykwalifikowaną kadrą pracowników, która ma największe doświadczenie w tej branży. Profesjonalna agencja Public Relations dobiera odpowiednie osoby do konkretnych projektów tak, aby został on zrealizowany w sposób najefektywniejszy i zadowalający klienta.
4. Agencje Public Relations zatrudniając wielu specjalistów z różnych dziedzin, zapewniają swoim klientom profesjonalną obsługę ich zleceń. Obecność różnych, wykwalifikowanych osób zaangażowanych w realizację projektu gwarantuje znalezienie i zastosowanie najlepszych możliwych rozwiązań, często bardzo kreatywnych.

Agencje public relations — artykuły polecane

Outsourcing marketingu — Wymagania dla stanowiska kierownika marketingu — Networking — Grywalizacja — Media relations — Employer branding — Call center — Konferencja — Marketing partnerski

Bibliografia

• Barcik A. (2012), Public relations sztuka zarządzania organizacjami, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Przyrodniczo-Humanistycznego, nr 93
• Cenker E. (2000), Public relations, Wydawnictwo Wyższej Szkoły Bankowej w Poznaniu
• Dolińska-Weryńska D. (2016), Etyka public relations - standardy zawodu specjalisty ds. public relations w Polsce, Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej. Organizacja i Zarządzanie, tom 9
• Filar D. (red.) (2012), Współczesny marketing. Skuteczna komunikacja i promocja, UMCS, Lublin
• Frączek A. (2011), Public relations jako narzędzie komunikacji społecznej, Studia Gdańskie. Wizje i rzeczywistość 8
• Henslowe P. (2005), Public Relations od podstaw, Onepress, Gliwice
• Parkes A. (2015), Marketingowe public relations, Acta Universitatis Nicolai Copernici Zarządzanie, 42(1)
• Zarząd Związku Firm Public Relations (2013), Jak wybrać dobrą agencję PR?, Związek Firm Public Relations, Warszawa
• Żbikowska A. (2009), Analiza sytuacji w polskiej branży public relations na koniec 2008 roku, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, nr 823

Autor: Anna Telesz