Pracownik biurowy

Pracownik biurowy jest to osoba zajmująca się zarządzaniem i kontrolowaniem codziennych czynności wykonywanych w ramach pracy biurowej. Zgodnie z Kodeksem Pracy jest to osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę (Kodeks Pracy (2016), Dz.U. 2016. 1666 j. t).

TL;DR

Pracownik biurowy zajmuje się zarządzaniem i kontrolowaniem codziennych czynności w pracy biurowej. Jego główne zadania to obsługa interesantów, korespondencji, redagowanie pism biurowych, archiwizowanie dokumentów i koordynowanie obiegiem informacji w firmie. Wymagane kompetencje to dobra organizacja, komunikatywność, umiejętność obsługi komputera i znajomość języka obcego. Praca biurowa wiąże się z zagrożeniami dla zdrowia, dlatego ważna jest świadomość ergonomiczna. Nieprzestrzeganie zasad może prowadzić do różnych schorzeń. W administracji biurowej istnieje możliwość rozwoju zawodowego, np. na stanowisko specjalisty ds. administracji lub Office Managera.

Główne zadania i obowiązki pracownika biurowego

Bardziej szczegółowe obowiązki zależą od konkretnej branży i przedsiębiorstwa, w którym dany pracownik jest zatrudniony, natomiast do jego głównych zadań należy:

• obsługa interesantów
• obsługa korespondencji tradycyjnej i elektronicznej
• redagowanie pism biurowych
• archiwizowanie dokumentów
• koordynowanie obiegiem informacji i dokumentacji wewnątrz firmy
• obsługiwanie urządzeń biurowych

Podstawowe wymagane kompetencje i umiejętności

Pracowanie w administracji niesie za sobą pewne wymogi - oprócz kierunkowego wykształcenia liczą się też kompetencje i umiejętności pracownika biurowego. Głównymi pożądanymi cechami jest:

• bycie dobrze zorganizowanym i wielozadaniowym
• bycie komunikatywnym
• bycie odpowiedzialnym, samodzielnym i skrupulatnym
• posiadanie zaawansowanej umiejętności obsługi komputera, a także pozostałych urządzeń biurowych
• w firmach międzynarodowych wymagana będzie bardzo dobra znajomość języka obcego

Świadomość ergonomiczna pracownika biurowego

Praca biurowa jest związana z wieloma zagrożeniami dla zdrowia pracowników dlatego tak ważne jest przestrzeganie zasad Bezpieczeństwa i higieny pracy już podczas organizacji i projektowania stanowisk.

Mimo tego, że pracownik biurowy nie wykonuje pracy dynamicznej jest on narażony na wiele "psychicznych" zagrożeń, które mogą wynikać np. z długotrwałego stresu oraz monotypowości ruchów roboczych. Jak podaje Knapik A. wieloletnia praca przed monitorem komputera w warunkach znacznego obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego powoduje trwałe uszkodzenie kręgosłupa oraz innych narządów ruchu (2013, s. 143).

Nieprzestrzeganie ergonomicznych warunków pracy prowadzi nie tylko do krótko okresowych dolegliwości takich jak bóle kręgosłupa, głowy oraz zaczerwienie oczu, ale mogą również wystąpić inne - dużo groźniejsze schorzenia:

• uszkodzenie słuchu - przyczyniają się do tego złe warunki akustyczne, nadmierny hałas, który jest emitowany przez rozmowy, sprzęt biurowy czy telefon
• uszkodzenie wzroku - spowodowane złym oświetleniem w pracy
• porażenie prądem - w przypadku wadliwie działającego sprzętu elektrycznego
• możliwość zatrucia - w przypadku znajdujący się w pomieszczeniach biurowych różnych substancji chemicznych
• możliwość uczuleń czy chorób układu oddechowego - w przypadku wadliwej wentylacji mogą się dostać różne środki do czyszczenia, kurz, kleje, dym papierosowy pył papieru, rozpuszczalniki lub zanieczyszczenia powietrza

Aby zniwelować wpływ uciążliwych czynników, które zostały wyżej wymienione, istotnym będzie odpowiednia organizacja własnego stanowiska pracy. Krzesła z regulacją wysokości oraz odpowiednim wyprofilowaniem pod odcinek lędźwiowy to jedna z najważniejszych kwestii pracy biurowej. Dodatkowo bardzo ważnym elementem są podłokietniki oraz możliwość obrotu fotela o 360 stopni wokół własnej osi. Od niedawna modna jest praca na stojąco - stąd zaczęły powstawać biurka, w których można regulować także wysokość. Wtedy w zależność od samopoczucia możemy wybrać czy chcemy pracować w pozycji siedzącej czy stojącej. Monitor powinien znajdować się od oczu pracownika w odległości nie przekraczającej 40-75 cm, natomiast pomiędzy krawędzią blatu a klawiaturą powinna być większa niż 10 cm.

Ścieżka rozwoju w administracji biurowej

Administracja biurowa jest jedną z branż, w której jest wiele sposobności do rozwoju zawodowego. Awans w tej dziedzinie jest możliwy dzięki nieustannemu podnoszeniu swoich kwalifikacji i zdobywaniu nowych umiejętności. Pracownik biurowy charakteryzujący się odpowiednio długim stażem pracy w zawodzie może ukierunkować swoją przyszłość na stanowisku specjalisty ds. administracji lub Office Manager'a. Nie jest wykluczone, że przy odpowiednio dużym zaangażowaniu nie może objąć stanowisko dyrektora działu administracyjnego, lecz taka pozycja wymaga sporej determinacji i zawziętości w pozytywnym tego słowa znaczeniu.

Pracownik biurowy — artykuły polecane

Bezpieczeństwo i higiena pracy — Merchandiser — Wymagania gości hotelowych — Warunki pracy — Instrukcja stanowiskowa — Przemęczenie — Pomieszczenia socjalne — Recepcjonista — Badania psychotechniczne

Bibliografia

• Buczaj A., Konowałek M., Pawlak H., Pecyna A. (2016), Świadomość ergonomiczna pracowników biurowych i ich pracodawców, Zeszyty Naukowe Małopolskiej Wyższej Szkoły Ekonomicznej W Tarnowie, 31 (3)
• Gronkiewicz A., Ziółkowska A. (2014), Organizacja pracy biurowej w administracji. Zagadnienia prawne, Uniwersytet Śląski w Katowicach, wyd. Forma Studio
• Knapik A., Paradowski M. (2013), BHP w warunkach pracy umysłowej, Zeszyty Naukowe Wyższej Szkoły Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach, nr 1(9)
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.

Autor: Klaudia Urbanowicz