Sw: Pozycjonowanie

2023-11-18T17:33:36Z

Pozycjonowanie

Nowa strona

{{proces}}

==Cele procesu==
* Zapewnienie ciągłości i elastyczności w [[transport|transporcie]] [[produkt]]ów.
* Wybranie jak najbardziej korzystnej drogi i środka transportu dla klienta.
* Obniżenie [[koszt]]ów transportu w tym przypadającego na jednostkę [[towar]]u o 0,5% do 2009r.
* Minimalizacja pustych przebiegów o 12% w okresie do drugiego kwartału 2009r.
* [[Optymalizacja]] tras (zmniejszenie czasu dostaw) o 10% czasu na każdej trasie.

==Charakterystyka procesu==
[[Proces]] transportu polega na dostarczeniu bądź odbieraniu ładunku na/z miejsce/a docelowe/go wskazane/go przez klienta. Proces ten składa się z szeregu etapów, od planowania ewentualnej drogi do wypisania [[faktura|faktury]].

Zlecenia otrzymywane są bezpośrednio od zainteresowanych [[klient]]ów, bądź też [[firma]] sama dociera do zleceniodawców przedstawiając im naszą ofertę, głównie za pośrednictwem tzw. giełd transportowych.

Nad zorganizowaniem procesu logistycznego i jego sprawnym przebiegiem czuwają specjaliści ds. logistyki oraz kontrolerzy. Każde zlecenie ma charakter indywidualny.

==Zasoby (dane wejściowe)==
===1. Uczestnicy procesu===
'''Specjalista ds. obsługi klienta '''- [[wykształcenie]] min. średnie, zorientowanie na Klienta ([[zdolność]] rozpoznawania i zaspokajania jego potrzeb oraz zapewnienia wysokiej jakości obsługi), zdolność efektywnego komunikowania się w różnych sytuacjach z osobami z różnych poziomów organizacji oraz umiejętność sprawnej identyfikacji decydentów, bardzo dobra [[organizacja]] czasu pracy, wysoka kultura osobista

'''Główny logistyk/Specjalista ds. koordynacji załadunku/przeładunku''' - wykształcenie wyższe, kierunek: [[logistyka]], [[odporność]] na [[stres]], [[komunikatywność]], [[kreatywność]], umiejętność pracy w zespole, bardzo dobra obsługa programów Microsoft Office, zwłaszcza Excel, dobra znajomość j. angielskiego, min. 2 letnie doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku.

'''Specjalista ds. oceny i analizy kosztów transportu - ''' wykształcenie wyższe, kierunek: [[ekonomia]], finanse lub pokrewne, [[zdolności]] analitycznego myślenia, bardzo dobra obsługa programów Microsoft Office, umiejętność pracy w grupie, dobra ogranizacja pracy, min. 2 letnie doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku

'''Specjalista ds. tworzenia analiz i raportów''' - wyższe wykształcenie, kierunek [[controlling]], bardzo dobra [[organizacja pracy]], bardzo dobra obsługa programów Microsoft Office, w szczególności Excel

'''Kierowcy''' - (wykształcenie min. zawodowe, długoletni staż (min 2 lata), doświadczenie w prowadzeniu pojazdów o ładowności pow. 3,5 t, doświadczenie w transporcie międzynarodowym samochodów, posiadający świadectwo kwalifikacji oraz [[kurs]] na [[przewóz rzeczy]], [[prawo]] jazdy kat. C+E), niekaralni, zaangażowani, punktualni, dyspozycyjni, podstawowa znajomość j. angielskiego, umiejętność korzystania z GPS

'''Operator wózka widłowego''' - [[uprawnienia]] na wózki widłowe, wykształcenie podstawowe, doświadczenie na podobnym stanowisku

'''Magazynier ''' - wykształcenie średnie, książeczka sanepidu, obowiązkowość i [[dokładność]], dobra organizacja pracy,

'''Pakowacze '''-

<google>n</google>

===2. Zasoby materialne===
* [[produkty gotowe]]
* [[wyposażenie]]
* samochody dostawcze
* naczepy
* laptop/PC
* GPS
* palmtopy
* telefony komórkowe
* oprogramowanie (logistyka)

===3. Zasoby informacyjne===
* [[informacja]] ze strony magazynu o czekających do realizacji zleceniach
* otrzymanie specyfikacji zamówień (rodzaj produktu, adres, czas dostawy, itp.)
* dostarczanie produktów do różnych jednostek przedsiębiorstwa wg zapotrzebowania
* odbieranie produktów od hurtowników/producentów/wytwórców
* [[karta kierowcy]]
* noty obciążeniowe z systemu [[Viatoll]]

===4. Narzędzia, metody i techniki===
* Oprogramowanie
* wykorzystanie nowoczesnej transmisji danych GPRS do sprawniejszej komunikacji
* Laptopy
* wyposażenie pracowników w telefony komórkowe/palmtopy z dostępem do Internetu

==Opis procesu==
===1. Poradnictwo spedycyjne===
Poradnictwo spedycyjne przeprowadzane jest przez Głównego Logistyka (Specjalistę do Spraw Transportu). Główny logistyk ma za [[zadanie]] gromadzenie oraz [[przetwarzanie informacji]] dotyczących zdolności przewozowych naszej firmy oraz możliwości przewozowych innych zewnętrznych firm transportowych dostępnych na tzw. "giełdach transportowych" oraz różnego rodzaju forach dyskusyjnych, wyniki tych analiz przedstawiane są w postaci aktualnej oferty oraz informacjach o obowiązujących cenach.

===2. Zawarcie umowy===
Specjalista ds. Kontaktu z Klientami przeprowadza rozmowę z potencjalnym zleceniodawcami starając poznać się ich [[potrzeby]] oraz oczekiwania, po czym przedstawia im ofertę firmy w oparciu o [[informacje]] uzyskane od specjalista do spraw oceny i analizy kosztów transportu z działu finansowo księgowego, który odpowiedzialny jest za opracowanie kosztorysu dotyczącego danej [[usługi]] transportowej oraz od głównego logistyka oraz specjalisty ds. Załadunku. Opracowanie działu finansowego przedstawione jest w postaci obowiązującego cennika.. W wyniku dalszych ustaleń oraz różnego typu negocjacji specjalista ds. Kontaktu z Klientami (posiada takie [[uprawnienie]]) i zleceniodawca podpisują umowę transportową. W rozmowie specjalista ds. Kontaktu z Klientami wykorzystuje ofertę, cennik, natomiast wynikiem rozmowy jest [[umowa]] (umowa (zlecenie transportu/zlecenie spedycji/zlecenie wyjazdu/trasówka, [[konosament]]) analizie podlega również [[list przewozowy]] oraz świadectwo pochodzenia [[towarów]]. Umowa zostaję przekazana do Głównego Księgowego w celu ewidencji.

===3. Koordynacja przepływu towarów oraz dyspozycja środkami transportu===
Główny Logistyk na podstawie informacji otrzymanych od specjalisty ds. Kontaktu z Klientami i Specjalisty ds. Oceny i Analizy Kosztów Transportu opracowuje [[harmonogram]] (czas, miejsce) załadowania/odbioru transportowanych towarów. Wytyczne przedstawione są w postaci specyfikacji zamówienia zgodnej z listem przewozowym.

Specjalista ds. Koordynacji załadunku/przeładunku dokładnie planuje podział miejsca w środkach transportu aby zmaksymalizować ilość ładunku jaki można zabrać z określonego miejsca oraz zminimalizować ilość pustych przebiegów.

===4. Pakowanie===
Pakowacze zajmują się pakowaniem oraz zabezpieczeniem ładunku by nie uległ uszkodzeniu w czasie transportu bądź manipulacji. [[Pakowanie]] materiałów/towarów następuje bezpośrednio przed załadowaniem towarów na samochód dostawczy.

===5. Monitorowanie spraw związanych z załadunkiem, przeładunkiem i przewozem towarów===
Specjalista ds. Koordynacji załadunku/przeładunku z działu zaopatrzenia przegląda całą dokumentacje przewozu. Bacznie czuwa nad całym procesem załadunku/przeładunku i przewozu towarów, który wykonywany jest przez magazyniera i kierowcę wózka widłowego. Wychwytuje ewentualne niedociągnięcia i wprowadza udoskonalenia.

===6. Przygotowanie ładunku do przewozu===
Po dostarczeniu informacji z działu sprzedaży o dokładnej specyfikacji ładunku i po zarządzeniach Głównego Logistyka i Specjalisty ds. Koordynacji załadunku/przeładunku Magazynier i Operator Wózka Widłowego przygotowują dokładnie ładunek do przewozu, który następnie przy pomocy wózków widłowych zostaje załadowany na środki transportu (zadanie nr 8, proces: [[Magazynowanie]]). [[Ładunek]] musi być przygotowany do 30 minut przed planowanym przewozem, by był bezpośrednio możliwy do załadowania na samochód i do transportu.

===7. Realizacja zamówienia klienta (transport)===
Kierowca odpowiedzialny jest za dostarczenie/odebranie ładunku na/z miejsca wskazanego przez zleceniodawcę. Po wykonanej usłudze następuje podpisanie dokumentów potwierdzających odebranie/dostarczenie towarów. Kierowca dostarcza odbiorcy dokumentację transportową.

[[Koszty]] poniesione przez kierowcę (w tym rachunki za paliwo, nocleg itp) dostarczane są do Głównego Księgowego w celu rozliczenia.

===8. Rozliczanie oraz zamknięcie transakcji===
Kierowca po dostarczeniu/odebraniu towaru na/ze wskazane miejsce przekazuję zleceniodawcy wystawiona przez głównego księgowego fakturę/rachunek. Kierowca dostarcza do głównego księgowego dokumenty potwierdzające odebranie/dostarczenie towarów i podpisana kopie faktury/rachunku Po dostarczeniu/odebraniu ładunku i rozliczeniu się główny [[księgowy]] zaznacza w dokumentacji, że zlecenie zostało wykonane. Cała [[dokumentacja]] z wykonanego zlecenia przekazywana jest następnie do [[archiwum]].

===9. Tworzenie analiz oraz raportów===
Specjaliści ds. Tworzenia Analiz i Raportów zajmują się gromadzeniem, analizowaniem oraz przetwarzaniem informacji w celu utworzenia reportów mających na celu kontrolę jakości świadczonych usług, przygotowywane raportów odnośnie bieżącej działalności firmy (ilość zamówień, rodzaj przewożonych towarów, ilość przejechanych kilometrów ogółem i w przeliczeniu na jeden samochód) oraz analiz dotyczących:
* stanu rozliczeń dokumentów kosztowych,
* obrotów ze zleceniodawcami,
* obrotów z przewoźnikami dla potrzeb zarządów, raporty z wykorzystania dostępnych środków transportowych.

==Wyjścia (dane wyjściowe)==
''Produkty''
* dostarczone produkty

''informacje ''
* przekazywanie potwierdzeń odbioru dostawy przez klienta
* przekazywanie formularzy z rozliczeń wyjazdów służbowych

''produkty uboczne''
* informacje dla działu kontaktu z klientem o nieodebranych zamówieniach
* informacje dla działu finansowego o produktach, które uległy zniszczeniu
* informacje dla działu kontroli jakości o produktach nie spełniających norm

==Odpowiedzialność i uprawnienia==
{| border=1
! <center>Stanowisko</center>
! Zadanie (numer)
! Uprawniony do
! Odpowiada za

|-
| rowspan=3 | Główny logistyk
| 1
| - przygotowanie oferty oraz informacji o cenach
| - rzetelny i skrupulatne przygotowanie oferty

|-
| 3
| - opracowanie harmonogramu załadowania/odbioru towarów
| - przeanalizowanie wszystkich możliwych dróg transportu i zgranie ich w czasie

|-
| 6
| - przedstawienie harmonogramu załadunku/ odbioru towarów magazynierowi i kierowcy
| - wysłanie odpowiednich informacji dotyczących specyfikacji przewozu towaru

|-
| Specjalista ds. obsługi klienta
| 2
| - przeprowadzania rozmowy z potencjalnym klientem
* przedstawienie oferty firmy
* podpisanie umowy transportowej z klientem
| - poznawanie potrzeb i oczekiwań klienta
* rzetelne przedstawienie możliwości firmy

|-
| specjalista do spraw oceny i analizy kosztów transportu
| 2
| - opracowanie kosztorysu dotyczącego danej usługi transportowej
| - wykonanie kosztorysu w bardzo skrupulatny sposób z uwzględnieniem wszystkich szczegółów

|-
| rowspan=3 | [[Główny księgowy]]
| 2
| - przyjmowanie podpisanej umowy z klientem
| - umieszczanie podpisanej umowy w skoroszycie do ewidencji

|-
| 7
| - przyjmowanie rachunków od kierowców (paliwo, nocleg, itp)
| - rozliczenie wydatków kierowców

|-
| 8
| - przekazanie wystawionej faktury kierowcy w celu zebrania podpisu od klienta
| - skrupulatne wypisanie faktury i rzetelne przedstawienie wszystkich kosztów

|-
| rowspan=3 | Specjalista ds koordynacji załadunku/przeładunku
| 3
| - [[planowanie]] podziału miejsca w środkach transportu
| - rzetelne planowanie miejsca aby zmaksymalizować ilość ładunku jaki można zabrać z określonego miejsca

|-
| 6
| - przekazanie specyfikacji dotyczącej załadunku lub ewentualnego przeładunku do magazyniera i kierowcy
| - szybkie i sumienne wysłanie informacji do magazynierów i kierowców

|-
| 5
| - nadzoru i kontroli procesu procesu załadunku/przeładunku i przewozu towarów,
* analiza dokumentacji transportowej.
| - skrupulatne, sumienne badanie przebiegu procesu,
* wychwytywanie problemów
* wprowadzanie zmian oraz udoskonaleń

|-
| Magazynier
| 6
| - dokładne przygotowywanie ładunku do przewozu
| - koordynowanie pracy pakowaczy i kierowcy wózka widłowego

|-
| Kierowca wózka widłowego
| 6
| - przewożenie towaru z magazynu na środki transportu
| - bezpieczne układanie towarów w ściśle określony sposób na środkach transportu

|-
| Pakowacze
| 4
| - pakowania towarów
| - odpowiednie [[zabezpieczenie]] towarów by nie uległy uszkodzeniu podczas transportu

|-
| rowspan=2 | Kierowca
| 7
| - [[transport]]/odbiór towarów,
* przekazywania dokumentów do podpisu odbiorcy zlecenia transportowego,
* dokonywania wydatków służbowych, które później podlegają rozliczeniu z działem finansowo-księgowym

| - terminowe, bezpieczne świadczenie usług przewozowych,
* utrzymywanie środków transportu w dobrym stanie,

|-
| 8
| - przekazanie dokumentacji odnośnie zrealizowanego zlecenia do działu finansowo-księgowego,
* przekazanie zleceniodawcy kopi faktury/rachunku
| - terminowe, rzetelne, sumienne rozliczanie zrealizowanych usług transportowych

|-
| Specjaliści ds. tworzenia analiz i raportów
| 9
| - gromadzenia, analizowania oraz przetwarzana informacji w celu utworzenia reportów mających na celu kontrolę jakości świadczonych usług, przygotowywane raportów odnośnie bieżącej działalności firmy
| - sumienna, szczegółowa [[kontrola]] nad całym procesem świadczenia usługi transportowej

|}
==Formularze==
* [[Ewidencja]] przebiegu pojazdu
* Wydatki służbowe
* List przewozowy

==Diagram procesu==
{| border=1
| Zadania/ Uczestnicy
| Spec-jalista ds. obsłu-gi klienta
| Główny logistyk
| Specjalis-ta do spraw oceny i analizy kosztów transportu
| Specjalis-ta ds. koordyna-cji załadunku/przeładun-ku
| Spec-jaliści ds. tworze-nia analiz i rapor-tów
| Kiero-wca
| Maga-zynier
| Kiero-wca wóz-

ka widło-wego
| Pako-wacze
| Księ-go-wość
| Zarz-ąd

|-
| 1
|
| W
|
|
| K
|
|
|
|
|
|

|-
| 2
| W
| I
| I
| I
| K
|
|
|
|
|
|

|-
| 3
| I
| W
| I
| W
| K
|
|
|
|
|
|

|-
| 4
|
|
|
| I
| K
|
|
|
| W
|
|

|-
| 5
|
| I
|
| No
| K
|
| N
| W
|
|
|

|-
| 6
|
| Wyt
|
| Wyt
| K
|
| N
| W
|
|
|

|-
| 7
|
| I
|
|
| K
| W
|
|
|
|
|

|-
| 8
|
|
|
|
| K
| W
|
|
|
| Z
|

|-
| 9
|
|
|
|
| W
|
|
|
|
|
| Z

|}
[[Kategoria:Przykłady procesów]]
{{a|Ewa Walczyk, Grzegorz Śmieciuszewski}}

{{#metamaster:description|Proces transportu to złożony mechanizm przenoszenia osób lub towarów z jednego miejsca do drugiego. Dowiedz się więcej o etapach i czynnikach wpływających na ten proces.}}

Proces transportu - Historia wersji

Sw: Pozycjonowanie