Sw: Pozycjonowanie

2023-11-18T17:33:18Z

Pozycjonowanie

Nowa strona

{{proces}}

==Cele procesu==
[[Cele]] istnienia procesu:
* utrzymanie czystości gminy
* administrowanie lokalami mieszkalnymi i użytkowymi
* dostarczanie wody i odprowadzanie ścieków

Cele związane z udoskonaleniem procesu:
* skrócenie czasu wykonania zamówienia od momentu podpisania [[Umowa|umowy]] poprzez wykorzystanie [[Innowacja|innowacji]] technologicznych
* skrócenie czasu oczekiwania na akceptację [[Projekt inwestycyjny|projektu inwestycyjnego]] poprzez ujednolicenie wykorzystywanych procedur
* usprawnienie rozliczania [[faktura|faktur]] związanych z administracją lokali poprzez skrócenie czasu oczekiwanie na raporty od [[Spółdzielnia|spółdzielni]] mieszkaniowych

==Charakterystyka procesu==

Proces [[Gospodarka]] komunalna zajmuje się wykonywaniem zadań własnych i zleconychw celu bieżącego i nieprzerwanego zaspokajania zbiorowych potrzeb ludności poprzez świadczenie [[Usługa|usług]] powszechnie dostępnych.

Gospodarka komunalna może być prowadzona w formie: - Zakładu budżetowego - [[Spółka prawa handlowego|Spółki prawa handlowego]] - Zlecenia świadczenia usług podmiotom prywatnym na podstawie przepisów o [[Zamówienia publiczne|zamówieniach publicznych]]

Gospodarka komunalna jest procesem złożonym, do zadań angażuje wiele podmiotów. Na etapie decyzyjnym w procesie biorą [[udział]] [[dyrektor]] zakładu, [[główny księgowy]], [[pracownik]] księgowości i zbytu, [[kierownik]] działu techniczno-administracyjno-komunalnego, specjalista ds. budownictwa i gospodarki komunalnej, kierownik oczyszczalni ścieków oraz otoczenie zewnętrzne.

<google>n</google>

==Zasoby (dane wejściowe)==
'''Uczestnicy procesu'''
* dyrektor zakładu - [[wykształcenie]] wyższe z dziedziny zarządzania
* główny [[księgowy]] - wykształcenie wyższe z dziedziny księgowości i finansów, [[umiejętności]] z zakresu obsługi komputera i programów księgowych
* pracownik księgowości i zbytu - wykształcenie wyższe ekonomiczne, umiejętności z zakresu obsługi komputera
* kierownik działu techniczno-administracyjno-komunalnego - wykształcenie wyższe techniczne, doświadczenie na podobnym stanowisku
* specjalista ds budownictwa i gospodarki komunalnej - wykształcenie wyższe techniczne z zakresu budownictwa, doświadczenie w zawodzie
* kierownik oczyszczalni ścieków - wykształcenie wyższe techniczne
* otoczenie zewnętrzne - [[inwestor]]zy i instytucje

'''[[Zasoby]] materialne'''
* dokumenty w formie papierowej i elektronicznej takie jak: umowy, polecenia wykonania zadania ([[usługi]])
* komputery osobiste wraz z oprogramowaniem

'''[[Zasoby informacyjne]]'''
* [[dokumentacja]] techniczna i technologiczna, regulaminy przedsiębiorstwa, [[akty prawne]]
* [[dane]] dotyczące terminów i szczegółowe dane zamówień publicznych
* [[informacje]] o priorytetowych zamówieniach, zleceń inwestycyjnych, dane kosztowe, finansowe
* raporty, sprawozdania dotyczące realizowanych [[projekt]]ów w gminie, możliwości i ograniczenia
* pozwolenia na wykonanie usługi

'''Narzędzia, metody i techniki'''
* [[budżet]]
* [[oprogramowanie komputerowe]]
* szczegółowe plany zadań

==Opis procesu==
'''1. Oczyszczanie miasta'''

''1.1. Ogłoszenie [[przetarg]]u na oczyszczanie miasta.''

W styczniu każdego roku dyrektor ZGKiM ogłasza na stronie internetowej przetarg dla [[Firma|firmy]] zewnętrznej na oczyszczanie miasta i dbanie o tereny zielone. Nad całością [[nadzór]] sprawuje dodatkowo główny księgowy.

''1.2. Rozstrzygnięcie przetargu.''

Oferty elektroniczne zbierane są przez okres miesiąca a następnie odbywa się zebranie celem wyłonienia najlepszej oferty. W zebraniu uczestniczą: dyrektor zakładu i główny księgowy. Analizują oni zaoferowane kwoty oraz zakresy działań jakie zadeklarowały firmy zewnętrzne biorące udział w przetargu. Zwycięska [[firma]] jest informowana telefonicznie a jej przedstawiciel zapraszany jest do siedziby ZGKiM na podpisanie umowy.

''1.3. Podpisanie umowy o oczyszczanie miasta.''

[[Umowa]] zawiera szczegółowy wykaz zadań powierzanych firmie zewnętrznej oraz wysokość maksymalnych kwot jakie ZGKiM może zapłacić za konkretne prace. Dyrektor zakładu podpisuje umowę z wybraną firmą.

''1.4. [[Kontrola]] i nadzór prac porządkowych.''

Stan prac porządkowych nadzorowany jest przez specjalistę ds. budownictwa i gospodarki komunalnej. Specjalista raz w tygodniu odbywa kontrole w losowych miejscach celem sprawdzenia poprawnego wykonania prac przez firmę zewnętrzną. Sprawdza on terminowe usuwanie śmieci z koszy komunalnych, oczyszczanie i odśnieżanie chodników należących do miasta, koszenie i grabienie a następnie wywożenie trawy z terenów zielonych oraz inne zadania wymienione w umowie.

''1.5. Dokumentacja prac porządkowych.''

Co miesiąc specjalista ds. budownictwa i gospodarki komunalnej sporządza raportyz przebiegu prac i przedstawia je wraz z fakturą otrzymaną od firmy zewnętrznej dyrektorowi zakładu. Dyrektor przed zatwierdzeniem dokumentów sprawdza czy [[koszty]] w niej wykazane nie przekraczają limitów zawartych w umowie jaka została zawarta. W przypadku przekroczenia limitów firma zewnętrzna nie otrzyma większej sumy niż zawarta w umowie. Zatwierdzone dokumenty dalej przekazywane są do działu księgowości i zbytu, gdzie pracownik wprowadza fakturę do [[Baza danych|bazy danych]] i poprzez [[Bankowość elektroniczna|bankowość elektroniczną]] wykonuje [[przelew]].

'''2. [[Administracja]] lokalami mieszkalnymi i użytkowymi'''

''2.1.Nadzór nad lokalami mieszkalnymi.''

Główny nadzór nad lokalami mieszkalnymi i użytkowymi sprawowany jest przez specjalistę ds budownictwa i gospodarki komunalnej.

''2.2. Kontrola techniczna.''

Specjalista ds budownictwa i gospodarki komunalnej ustala trzymiesięczny grafik kontroli stanu technicznego budynków komunalnych. Zgodnie z grafikiem odbywa kontrole, podczas których sprawdza czy w budynkach wymagane są jakieś remonty - malowanie klatek schodowych, stan pokryć dachowych, rur kanalizacyjnych i CO, przyłączy wodnych itp. Dodatkowo poza grafikiem specjalista dokonuje kontroli usterek i wniosków zgłaszanych przez lokatorów.

''2.3. Określenie potrzeb remontowych.''

Podczas kontroli określane są [[potrzeby]] remontowe, które następnie wraz z głównym księgowym specjalista analizują i porównują [[kosztorys]] remontu z zasobami funduszu remontowego. Jeżeli [[fundusz]] remontowy nie jest wystarczający odbywa się zebraniez mieszkańcami danego obiektu mieszkalnego i podejmowana jest [[decyzja]] bądź o dodatkowej składce mieszkańców na remont bądź o odłożeniu remontu na okres kiedy fundusz remontowy będzie wystarczający na jego wykonanie. Jeżeli fundusz jest wystarczający, specjalista na stronie internetowej ogłasza przetarg dla firmy zewnętrznej na wykonanie remontu.

''2.4. Ogłoszenie przetargu na wykonanie remontu.''

Po upływie miesiąca od jego ogłoszenia przetarg rozstrzygany jest podczas zebrania w którym uczestniczy specjalista i dyrektor zakładu. Wybierają oni ofertę, która najbardziej odpowiada pod względem terminowości i [[Cena|ceny]]. Zwycięska firma zapraszana jest do podpisania umowy.

''2.5. Wykonanie remontu.''

Po podpisaniu umowy firma zewnętrzna rozpoczyna remont, który specjalista ds. budownictwa i gospodarki komunalnej nadzoruje. Sporządza on także raporty z wykonania remontu i porównuje je z kosztami i fakturami jakie przedstawiła firma zewnętrzna prowadząca remont.

''2.6. Rozliczanie czynszu.''

Specjalista ds. budownictwa i gospodarki komunalnej rozlicza także lokatorów z czynszui jego terminowości. W konsultacji z głównym księgowym wylicza on wysokość czynszów. O każdej zmianie wysokości czynszu lokatorzy są powiadamiani listami, które dostarczają dozorcy określonych budynków komunalnych. Mieszkańcy opłacają [[czynsz]] co miesiąc albo za pośrednictwem przelewów albo osobiście w kasie zakładu. Pracownik księgowości i zbytu obsługując kasę zakładu wprowadza każdą [[płatność]] do systemu informatycznego (zarówno gotówkową jak i przelew momencie jego zaksięgowania na koncie zakładu) [[System]] automatycznie nalicza lokatorom karne [[odsetki]] w momencie powstania zwłokiw płatnościach.. W przypadku przekroczenia 10 dniowego terminu spłaty wraz z odsetkami, pracownik księgowości wysyła list polecony do lokatora z ponagleniem i informacją że po 60 dniach opóźnienia w spłacie zadłużenia sprawa zostanie przekazana do kolegium. Jeżeli [[zadłużenie]] nie zostanie spłacone w terminie, pracownik księgowości sporządza raport, który przekazuje dyrektorowi zakładu a następnie wnosi sprawę do kolegium.

'''3. Dostarczanie wody i odprowadzanie ścieków'''

''3.1 Przyłączenie nowego odbiorcy do sieci wodno-kanalizacyjnej''

Dział techniczno-administracyjno-komunalny otrzymuje od petentów wnioski o przyłączenie do sieci wodociągowej wraz z dostarczonymi projektami inwestycyjnymi. Kierownik działu sprawdza poprawność wniosku a specjalista ds budownictwa i gospodarki komunalnej zatwierdza projekt budowlany. Następnie kierownik działu technicznego wprowadza do bazy komputerowej dane inwestora.

''3.2 Określenie warunków technicznych na przyłączenie do sieci wodno-kanalizacyjnej''

Kierownik działu techniczno-administracyjno-komunalnego przyjmuje wnioski od inwestorów dotyczące określenia warunków technicznych na przyłączenie do sieci wodno-kanalizacyjnej. Kolejno kierownik działu opracowuje warunki i wyznacza termin odbioru warunków (30 dni). Następnie przedkłada dokumenty do dyrektora zakładu w celu akceptacji. Kopia dokumentu przekazywana jest do pracownika księgowości i zbytu, gdzie sporządzana jest [[faktura]] za wydane warunki. Kolejno kierownik działu techniczno-administracyjno-komunalnego informuje inwestora o przygotowanych warunkach i możliwości odbioru. Przy odbiorze inwestor reguluje opłatę, a kierownik działu przekazuje informację pracownikowi księgowości i zbytu o zapłaconej fakturze.

''3.3 Odbiór techniczny przyłącza''

Kierownik działu technicznego dokonuje odbioru technicznego przyłącza wodno-kanalizacyjnego. Sporządza protokół z przebiegu prac, który przekazuje dyrektorowi zakładu do w lądu, oraz wystawia fakturę VAT za dokonanie czynności odbiorczej i przekazuje potwierdzenie zapłaty przez inwestora pracownikowi działu księgowości i zbytu.

''3.4 [[Ewidencja]] wodomierzy''

Kierownik działu techniczno-administracyjno-komunalnego prowadzi ewidencję wodomierzy i ilości dostarczanej wody. Przekazuje w formie raportu te dane do działu księgowości i zbytu, gdzie pracownik prowadzi w okresach dwumiesięcznych naliczeń opłat za dostarczanie wody.

''3.5 Nadzór techniczny sieci kanalizacyjnej''

Kierownik oczyszczalni ścieków nadzoruje okresowe kontrole studzienek i sieci kanalizacyjnej, a także pracę samej oczyszczalni. Sporządza protokoły dotyczące czystości wody i ścieków, i przekazuje do dyrektora zakładu.

''3.6 Ewidencja opłat za odprowadzanie ścieków''

Kierownik oczyszczalni ścieków prowadzi ewidencję wysokości opłat za odprowadzanie nieczystości i przekazuje w formie raportu te dane do działu księgowości i zbytu. Pracownik tego działu w okresach dwumiesięcznych dokonuje naliczeń opłat za odprowadzanie ścieków.

Nadzór nad wszystkimi operacjami finansowymi prowadzi główny księgowy.

==7. Wyjścia (dane wyjściowe)==
* umowy na dostawę wody i odprowadzanie ścieków
* rozliczenia z dostawcami i odbiorcami oraz z pracownikami,
* rozliczenia z budżetem,
* raporty i sprawozdania zrealizowanych projektów
* potwierdzenia dotyczące wykonanych usług

==8. Odpowiedzialności i uprawnienia==
{| border=1
| <center>Stanowisko</center>
| <center>Nr</center>
| <center>[[Uprawnienia]]</center>
| <center>[[Odpowiedzialność]]</center>

|-
| <center>'''Dyrektor Zakładu'''</center>

| <center>1</center>
| <center>reprezentowanie Zakładu na zewnątrz</center>
| <center>odpowiedzialność za [[wizerunek]] zakładu, udzielanie aktualnych informacji, kontakt z prasą</center>

|-
|
| <center>2</center>
| <center>wydawanie zarządzeń wewnętrznych odnośnie gospodarki Zakładu</center>
| <center>[[dokładność]], [[rzetelność]]</center>

|-
|
| <center>3</center>
| <center>sprawne [[organizowanie]] prac umożliwiające prawidłowe wykonywanie zadań,</center>
| <center>należyte [[planowanie]], nadzór</center>

|-
|
| <center>4</center>
| <center>bezpośredni nadzór nad poprawnym, rzetelnym wypełnianiem obowiązków służbowych przez podległych pracowników oraz nad przestrzeganiem przez nich porządku i dyscypliny pracy</center>
| <center>rzetelność, bieżąca kontrola</center>

|-
|
| <center>5</center>
| <center>aprobowanie i podpisywanie dokumentów </center>
| <center>terminowość, rzetelność, współ[[praca]] z działami</center>

|-
|
| <center>6</center>
| <center>podpisywanie wszelkich pism wychodzących z Zakładu na zewnątrz</center>
| <center>terminowość, rzetelność</center>

|-
| <center>'''Główny Księgowy'''</center>
| <center>7</center>
| <center>prowadzenie rachunkowości Zakładu zgodnie z obowiązującymi zakłady budżetowe przepisami</center>
| <center>odpowiedzialność za właściwą gospodarkę finansową Zakładu</center>

|-
|
| <center>8</center>
| <center>opracowywanie preliminarzy budżetowych tak po stronie dochodów jak i wydatków</center>
| <center>odpowiada za całokształt pracy Działu ze wszystkimi konsekwencjami</center>

|-
| <center>'''Pracownik działu księgowości i zbytu'''</center>
| <center>9</center>
| <center>prowadzenie księgowości Zakładu</center>
| <center>rzetelność, prowadzenie ksiąg zgodnie z przepisami</center>

|-
|
| <center>10</center>
| <center>prowadzenie rejestru faktur i rachunków VAT a także ewidencji zakupu,</center>
| <center>dokładność w prowadzeniu rejestru</center>

|-
|
| <center>11</center>
| <center>sprawdzanie rachunków i faktur pod względem formalnym i rachunkowym,</center>
| <center>aktualność, dokładność, bieżąca kontrola rachunków i faktur</center>

|-
|
| <center>12</center>
| <center>zatwierdzanie i dekretowanie rachunków i faktur do wypłaty i księgowania</center>
| <center>terminowość, rzetelność, bieżące wykonywanie operacji na rachunkach</center>

|-
|
| <center>13</center>
| <center>nanoszenie wpłat na indywidualne konta odbiorców</center>
| <center>dokładność i terminowość w aktualizacji kont</center>

|-
|
| <center>14</center>
| <center>prowadzenie kasy Zakładu (całość naliczonych [[należności]] za świadczone usługi dla mieszkańców miasta regulowana jest poprzez kasę Zakładu),</center>
| <center>terminowość, rzetelność, aktualność, bieżące sprawdzanie naliczonych należności</center>

|-
|
| <center>15</center>
| <center>wystawianie upomnień i naliczanie odsetek za nieterminowe wpłaty należności</center>
| <center>aktualność, [[współpraca]] z działem technicznym</center>

|-
|
| <center>16</center>
| <center>prowadzenie w okresach dwumiesięcznych naliczeń opłat za dostarczanie wody i odprowadzanie ścieków,</center>
| <center>terminowość - raz na dwa miesiące</center>

|-
| <center>'''kierownik Działu Techniczno-Administracyjno-Komunalnego'''</center>
| <center>17</center>
| <center>wydawanie warunków technicznych do projektów przyłączy wodociągowych i kanalizacyjnych</center>
| <center>rzetelność, ścisła współpraca ze spec. ds budownictwa</center>

|-
|
| <center>18</center>
| <center>kontrolę pod względem merytorycznym rachunków i faktur dotyczących działalności wodociągowo-kanalizacyjnej Zakładu</center>
| <center>dokładność, współpraca na bieżąco z działem księgowości</center>

|-
|
| <center>19</center>
| <center>usuwanie awarii na sieci wodociągowej i kanalizacyjnej</center>
| <center>terminowość, ścisła [[kooperacja]] ze spec. ds budownictwa</center>

|-
|
| <center>20</center>
| <center>prowadzi ewidencję remontów, usuniętych awarii wodociągowych i kanalizacyjnych</center>
| <center>bieżący nadzór</center>

|-
|
| <center>21</center>
| <center>zawiera umowy na dostawę wody i zrzut ścieków</center>
| <center>dokładność, rzetelność</center>

|-
|
| <center>22</center>
| <center>odbiór wodomierzy i przyłączy wodociągowych</center>
| <center>nadzór, kontrola poprawności działania</center>

|-
|
| <center>23</center>
| <center>prowadzi ewidencję urządzeń i ilości dostarczanej wody</center>
| <center>dokładność, terminowość, kontrola</center>

|-
|
| <center>24</center>
| <center>uzgadnianie projektów technicznych przyłączy wodociągowych i kanalizacyjnych</center>
| <center>nadzór, współpraca ze spec. ds budownictwa</center>

|-
|
| <center>25</center>
| <center>prowadzi rejestr i wystawia obciążenia za pobraną wodę na potrzeby budowy domów</center>
| <center>dokładność, realizacja na bieżąco</center>

|-
| <center>'''Specjalista ds. Budownictwa i Gospodarki Komunalnej'''</center>
| <center>26</center>
| <center>wystawia decyzje i nalicza opłaty czynszowe</center>
| <center>terminowość, aktualność, bieżące naliczanie opłat </center>

|-
|
| <center>27</center>
| <center>nadzoruje bieżące remonty i naprawy w budynkach komunalnych</center>
| <center>bieżący nadzór nad remontami i współpraca z kierownikiem działu technicznego</center>

|-
|
| <center>28</center>
| <center>prowadzi merytoryczną kontrolę zleconych prac w trakcie ich trwania</center>
| <center>bieżąca kontrola</center>

|-
|
| <center>29</center>
| <center>dokonuje przedmiaru i kosztorysowania robót w budynkach komunalnych</center>
| <center>dokładność, [[koordynacja]] i nadzór</center>

|-
|
| <center>30</center>
| <center>rozlicza lokatorów z opłat tj. terminowości i wysokości wpłat</center>
| <center>terminowość, współpraca z działem księgowości</center>

|-
|
| <center>31</center>
| <center>prowadzi merytoryczne sprawdzenie rachunków i faktur za wykonane prace remontowe i budowlane w budynkach komunalnych</center>
| <center>nadzór, aktualność</center>

|-
|
| <center>32</center>
| <center>prowadzi nadzór nad czystością miejskich miejsc publicznych</center>
| <center>aktualność</center>

|-
| <center>'''kierownik Oczyszczalni Ścieków'''</center>
| <center>33</center>
| <center>prowadzenie pełnej dokumentacji</center>
| <center>rzetelność, poprawność, aktualność wystawianych dokumentów</center>

|-
|
| <center>34</center>
| <center>składanie codziennych sprawozdań dyrektorowi Zakładu o bieżącym funkcjonowaniu Oczyszczalni</center>
| <center>terminowość, dokładność, aktualność</center>

|-
|
| <center>35</center>
| <center>utrzymywanie ścisłej współpracy z kierownikiem Działu Techniczno-Administracyjno-Komunalnego</center>
| <center>Współpraca i nadzór nad bieżącymi sprawami</center>

|}

==Diagram procesu==
{| border=1
| '''Uczestnicy'''

'''Zadania'''
| <center>'''Dyrektor zakładu'''</center>
| <center>'''Główny Księgowy'''</center>
| <center>'''Pracownik Księgowości i Zbytu'''</center>
| <center>'''kierownik Działu Tech.-Adm.-Kom.'''</center>
| <center>'''Specjalista ds. Budownictwa i Gosp. Kom.'''</center>
| <center>'''kierownik Oczyszczalni Ścieków'''</center>
| <center>'''Otoczenie zewnętrzne'''</center>

|-
| Ogłoszenie przetargu na oczyszczanie miasta
| W
|
|
|
| N
|
|

|-
| Rozstrzygnięcie przetargu
| W
| N
|
|
|
|
| I

|-
| Podpisanie umowy o oczyszczanie miasta
| W
|
|
|
|
|
| In

|-
| Kontrola i nadzór prac porządkowych
|
|
|
|
| W
|
| I

|-
| Dokumentacja prac porządkowych
| Z
|
| No
|
| W
|
| I

|-
| Nadzór nad lokalami mieszkalnymi
| Wyt
|
|
|
| W
|
|

|-
| Kontrola techniczna
|
|
|
|
| W
|
|

|-
| Określenie potrzeb remontowych
|
| No
|
|
| W
|
|

|-
| Ogłoszenie przetargu na wykonanie remontu
| W
|
|
|
| N
|
|

|-
| Wykonanie remontu
|
|
|
|
| N
|
| In

|-
| Rozliczanie czynszu
|
| N
| No
|
| W
|
|

|-
| Przyłączenie nowego odbiorcy do sieci wodno-kanalizacyjnej
| K
|
|
| W
| O
|
| In

|-
| Określenie warunków technicznych na przyłączenie do sieci wodno-kanalizacyjnej
| Z
|
| No
| W
|
|
| In

|-
| Odbiór techniczny przyłącza
| K
|
|
| W
|
|
|

|-
| Ewidencja wodomierzy
|
|
| No
| W
|
|
|

|-
| Nadzór techniczny sieci kanalizacyjnej
| K
|
|
|
|
| W
|

|-
| Ewidencja opłat za odprowadzanie ścieków
|
| N
| K
|
|
| W
|

|}
[[Kategoria:Przykłady procesów]]
{{a|Beata Bierczyńska, Dariusz Dobek}}

{{#metamaster:description|Proces gospodarki komunalnej - zarządzanie odpadami, woda, energia, drogi i infrastruktura miejska. Dowiedz się więcej o tym kluczowym elemencie miast i gmin.}}

Proces gospodarki komunalnej - Historia wersji

Sw: Pozycjonowanie