Sw: Pozycjonowanie

2023-11-18T17:33:12Z

Pozycjonowanie

Nowa strona

{{proces}}

==Cele procesu==
''(cele te wynikają z rozważenia priorytetów zarządzania, wymagań systemu zarządzania, wymagań [[klient]]a, ryzyka dla [[organizacja|organizacji]])''

'''Cele główne:'''
# [[Ocena]] [[zdolności]] jakościowej [[proces]]u zarządzania.
## Ocena skuteczności środków zarządzania.
## Ocena [[jakość|jakości]] [[wyrób|wyrobu]].
## Weryfikacja zgodności z wymaganiami wynikającymi z [[umowa|umów]].
## Ustalanie słabych punktów.
# Inicjowanie [[działania korygujące|działań korygujących]] i [[działania zapobiegawcze|zapobiegawczych]].
# Spełnienie wymagań dotyczących [[certyfikacja|certyfikacji]] zgodnie z normą dotyczącą systemu zarządzania.
# Wspieranie doskonalenia systemu zarządzania.

'''Cele doskonalenia:'''
# Usuwanie przyczyn i skutków stwierdzonych [[niezgodność|niezgodności]].
## Opracowanie programu działań korygujących.
## [[Wdrożenie]] działań korygujących.
# Określenie skuteczności działań korygujących.

==Charakterystyka procesu==
Głównym zadaniem procesu audytu jest sprawdzenie zgodności działań w zakresie jakości z zaplanowanym w systemie sposobem postępowania oraz określenie [[Efektywność|efektywności]] i [[Skuteczność|skuteczności]] systemu [[Zarządzanie jakością|zarządzania jakością]] oraz zgodnością z [[Norma|normą]] ISO. [[Procedura]] obejmuje swoim zakresem [[Audyt wewnętrzny|audyty wewnętrzne]] we wszystkich sferach działalności [[przedsiębiorstwo|przedsiębiorstwa]] mających wpływ na [[jakość]] wyrobu.

Audyty wewnętrzne obejmują swoim zakresem cały obszar [[Firma|firmy]]. Realizacja audytów wewnętrznych odbywa się w oparciu o sporządzony roczny [[plan audytów]] określający terminy realizacji audytów oraz wykaz niezbędnych czynności w tym zakresie.

<google>n</google>

==Zasoby (dane wejściowe==
===1. Uczestnicy procesu===
{| border=1
| <center>'''Uczestnik'''</center>
| <center>'''[[Kwalifikacje]]'''</center>

|-
| [[Dyrektor]] Generalny ds. Systemu Zarządzania
| [[Wykształcenie]] wyższe ekonomiczne, [[certyfikat]] [[audytor]]a systemu zarządzania jakością wydany przez uprawniona jednostkę, co najmniej 2 letnie doświadczenie na ww. [[stanowisko pracy|stanowisku]]

|-
| Pełnomocnik Dyrektora Generalnego ds. Systemu Zarządzania
| Wykształcenie wyższe ekonomiczne, 2 letnie [[doświadczenie zawodowe]] na stanowisku pełnomocnika

|-
| Kierownicy komórek organizacyjnych przedsiębiorstwa podlegającym audytowaniu
| Wykształcenie wyższe ekonomiczne, 2 letnie doświadczenie zawodowe na stanowisku [[kierownik]]a; [[umiejętności]] organizacyjne

|-
| Audytor wiodący i [[zespół]] audytorów
| wykształcenie wyższe; minimum roczne doświadczenie zawodowe z obszaru audytu; kwalifikacje audytora wewnętrznego; znajomość koncepcji kontroli wewnętrznej oraz standardów i metodologii przeprowadzania audytu,

|}
===2. Zasoby informacyjne Uwzględnić m.in.: procedury i instrukcje|procedury, instrukcje, formularze, inne dokumenty niezbędne do wykonania procesu===
'''2.1 Procedury'''
* [[Nadzór nad dokumentami]]
* [[Nadzór nad zapisami]]
* [[Nadzór nad wyrobem niezgodnym]]
* [[Działania korygujące]]
* [[Działania zapobiegawcze]]

'''2.2 Niezbędne dokumenty i formularze:'''
* Dokumenty i [[zapisy]] SZJ
* Zgłoszenia audytu pozaplanowego
* [[Lista pytań audytowych]]
* [[Program]] i [[zakres]] audytu
* Protokół niezgodności i działań korygujących

'''2.3 Instrukcje:'''

''' - '''[[Szkolenie pracowników]] nowo przyjętych
* [[Nadzór]] nad maszynami i urządzeniami
* [[Kontrola]] dostaw
* Ocena [[dostawca|dostawców]] wyrobów

===3 Narzędzia, metody i techniki===
'''3.1. [[Wywiad]]y przeprowadzane przez Audytora'''

z osobami zarządzającymi systemem (obszarem

działania) i odpowiedzialnymi za prawidłowe funkcjonowanie występujących w nim

procesów. W wywiadach zwraca się szczególną uwagę na pozyskanie [[informacja|informacji]]

pozwalających na zrozumienie systemu i wykonywanych w nim kontroli. Wywiady

przeprowadza się także z [[pracownik]]ami - uczestnikami procesów. W celu uniknięcia

kwestionowania informacji uzyskanych w trakcie wywiadu wskutek ich zniekształcenia (na

przykład podczas zapisu rozmowy), ostateczna treść wywiadu jest uzgadniana i

potwierdzana podpisem przez audytora oraz osobę, z którą przeprowadzono wywiad.

'''3.2. Testy'''

dla uzyskania wystarczających dowodów pozwalających odpowiedzieć na pytanie "jak jest?" Ażeby zrozumieć dany proces i zidentyfikować w nim kontrole. [[Cele]]m testu jest określenie początku procesu wraz z dokumentami źródłowymi, a następnie prześledzenie go krok po kroku. Zaletami testu jest możliwość weryfikacji występowania w procesie systemów kontrolnych i upewnienie się audytora o odpowiednim rozumieniu procesu. Przygotowując test przeglądowy, audytor zapoznaje się z diagramem procesu, a w przypadku braku diagramu, wykonuje go sam.

'''3.3. Graficzna [[analiza procesów]] '''

diagram mający na celu zidentyfikowanie słabości w systemie kontroli danego procesu.

'''3.4.Procedury analityczne '''

obejmują między innymi porównanie informacji bieżącej z poprzednim okresem, badanie relacji między danymi finansowymi i nie finansowymi w celu ustalenia nietypowych wyników..

==Opis procesu==
'''1. Opracowanie Planu i zakresu audytu wewnętrznego'''

a. Sporządzenie planu i zakresu audytu wewnętrznego przez Pełnomocnika Dyrektora Generalnego ds. Systemu zarządzania Jakością (SJ) na rok następny na formularzu (wzór formularza wg załącznika nr 1)

b. Dyrektor Generalny (DG) zatwierdza [[plan]] i zakres audytu.

c. Zatwierdzony Plan i zakres przekazywany jest przez Pełnomocnika Dyrektora Generalnego ds. Systemu zarządzania Jakością, kierownikom komórek organizacyjnych przedsiębiorstwa podlegającym audytowaniu.

d. [[Powołanie]] audytora wiodącego i zespołu audytorów.

e. SJ sporządza Wykaz osób uprawnionych do przeprowadzenia audytów wewnętrznych na (wzór wg załącznika nr 2)

f. Audytor wiodący ostatecznie uzgadnia z Kierownikiem jednostki termin audytu oraz uzgadnia osobę reprezentującą komórkę w czasie audytu.

g. Cel i zakres audytu określa SJ.

h. Opracowanie programu audytu, który zapisywany jest na Zawiadomieniu o audycie na formularzu (wzór wg załącznika nr 5), która podlega zatwierdzeniu przez SJ.

i. co najmniej na tydzień przed wyznaczonym terminem audytu Audytor wiodący przekazuje Kierownikowi audytowanej jednostki zawiadomienie o audycie na formularzu (wzór wg załącznika nr 4)

'''2. Przeprowadzenie audytu'''

a. Audytor wiodący przeprowadza krótkie spotkanie rozpoczynające [[audyt]] zawierające przedstawienie celu, zakresu oraz szczegółowego programu audytu.

b. Audytor wiodący / audytorzy posiłkując się programem audytu oraz Listą pytań audytowych przeprowadzą badania mające na celu ocenę czy działania w zakresie jakości realizowane są zgodnie z zaplanowanym w ramach przyjętego systemu jakości oraz czy działania te są efektywne i zgodne z wymaganiami norm.

c. W Wyniku badań sporządzenie przez Audytora wiodącego notatek zawierających [[informacje]] uzupełniające oraz stwierdzone niezgodności (w Protokole niezgodności i działań korygujących na formularzu (wzór wg załącznika nr 1 do procedury Działania korygujące).

d. Audytor wiodący przygotowuje i przeprowadza spotkanie zamykające audyt (Przedstawienie wyników, omówienie wykrytych niezgodności oraz potrzebę podjęcia działań korygujących i zapobiegawczych)

e. Sporządzenie Raportu z audytu wewnętrznego na formularzu (wzór wg załącznika nr6) przez Audytora wiodącego w przeciągu 10 dni.

f. Raport z audytu wewnętrznego wraz z załącznikami (wypełniona Lista pytań audytowych, Protokoły niezgodności i działań korygujących). Przekazanie Raportu do Pełnomocnika Dyrektora ds. Systemu Jakości, który po akceptacji przekazuje jego kopie Kierownikowi audytowanej jednostki oraz jego bezpośredniemu [[przełożony|przełożonemu]].

==Wyjścia (dane wyjściowe)==
1 Zapisy dotyczące stanu realizacji audytów w Planie i zakresie audytów

wewnętrznych.

2 Lista pytań audytowych.

3 Protokół niezgodności i działań korygujących.

4 Raport z audytu wewnętrznego sporządzane i nadzorowane zgodnie procedurą - Nadzór nad zapisami.

==Odpowiedzialność i uprawnienia==
{| border=1
| <center>'''Stanowisko'''</center>
| <center>'''Kolejność zadań'''</center>
| <center>'''Uprawniony do'''</center>
| <center>'''[[Odpowiedzialność]]'''</center>

|-
| Pełnomocnik ds. SZJ
| <center>'''1'''</center>

<center>4</center>

<center>'''14'''</center>
| '''Opracowanie rocznych planów audytów'''

Powołanie audytora wiodącego

'''[[akceptacja]] raportu z audytu wewnętrznego'''
| '''Plany audytów wewnętrznych muszą uwzględniać dokumentacje systemu: [[Księga jakości]], procedury, plan przebiegów procesów i instrukcje;'''

'''opracowane w sposób umożliwiający zatwierdzenie Dyrektora Generalnego'''

zapewnienie wykwalifikowanego kandydata na stanowisko,

wybrany audytor nie może być pracownikiem audytowanego obszaru

'''zgodności formularzy zawartych w raporcie'''

|-
| <center>Dyrektor Generalny</center>
| <center>2</center>
| zatwierdzenie planu i zakresu audytu.
| Nacisk na zakres przedmiotowy i podmiotowy badań

|-
| Audytor wiodący

| <center>5</center>

<center>'''6'''</center>

<center>8</center>

<center>'''9'''</center>

<center>11</center>

<center>'''12'''</center>

<center>13</center>
| ustalenie terminu;

'''opracowanie programu audytu'''

przeprowadzenie krótkiego spotkania rozpoczynające audyt

'''przeprowadzenie badania mającego na celu uzyskanie oceny działania dotyczącej jakości'''

podpisanie protokołu

'''przeprowadzenie spotkania zamykającego audyt'''

sporządzenie raportu z audytu
| Tydzień przed terminem zawiadomienie kierownika audytowanej jednostki

zapewnienie odniesienia do systemu zarządzania jakością, procedur, procesu względnie wyrobu lub usług; zapoznanie się z [[dokumentacja]] SZJ obowiązującą w danym obszarze

podanie celu, zakresu i programu audytu

'''posiłkując się programem audytu oraz listą pytań audytowych'''

zgodność formularzy nr 1 i nr 2

'''przedstawienie wyników, wykrytych niezgodności, [[potrzeby]] działań korygujących i zapobiegawczych'''

w przeciągu 10 dni przekazanie go Pełnomocnikowi ds SZJ

|-
| <center>Kierownik jednostki audytowanej</center>
| <center>5</center>
| <center>'''Ustalanie terminu audytu'''</center>
| '''Wraz z Audytorem wiodącym '''

|-
| <center>Zespół audytorów</center>
| <center>9</center>

<center>'''10'''</center>
| przeprowadzenie badania mającego na celu uzyskanie oceny działania dotyczącej jakości

'''sporządzenie notatek, protokołów'''
| posiłkując się programem audytu oraz listą pytań audytowych

'''na podstawie uzyskanych odpowiedzi z listy pytań, notatki powinny zawierać informacje uzupełniające oraz stwierdzone niezgodności i spostrzeżenia'''

|}

==Diagram procesu==
'''[[Wykres Hijmansa]]'''

{| border=1
| OSOBY

ZADANIA
| Dyrektor Generalny

(DG)
| Pełnomocnik DG ds. SZJ

| Audytor wiodący
| Zespół audytorów
| Kierownik jednostki audytowanej

|-
| '''0pracowanie rocznych planów audytów'''
| <center>Z</center>
| <center>W</center>
|
|
|

|-
| '''Powołanie audytora wiodącego'''
| <center>K</center>
| <center>W</center>
|
|
|

|-
| '''ustalenie terminu audytu'''
| <center>I</center>
|
| <center>W</center>
|
| <center>W</center>

|-
| '''określenie celu i zakresu audytu'''
|
| <center>W</center>
| <center>K</center>
|
|

|-
| '''opracowanie programu audytu'''
|
| <center>Z</center>
| <center>W</center>
|
| <center>I</center>

|-
| '''przeprowadzenie badania mającego na celu uzyskanie oceny działania dotyczącej jakości'''
|
| <center>No</center>
| <center>W</center>
| <center>W</center>
| <center>I</center>

|-
| '''sporządzenie notatek, protokołów'''
|
|
| <center>W</center>
| <center>W</center>
| <center>W</center>

|-
| '''raport z audytu '''
|
| <center>Z</center>
| <center>W</center>
|
|

|}

{{a|Blanka Seweryn, Bartłomiej Zabłocki}}
[[Kategoria:Przykłady procesów]]

{{#metamaster:description|Audyt wewnętrzny to kluczowy proces zarządzania, oceniający systemy kontroli w organizacji. Dowiedz się, jak go przeprowadzać i jakie są korzyści.}}

Proces audytu wewnętrznego - Historia wersji

Sw: Pozycjonowanie