Sw: Pozycjonowanie

2023-11-18T17:33:11Z

Pozycjonowanie

Nowa strona

{{proces}}

==Cele procesu==
* Zachowywanie dokumentów od przypadkowej utraty, odtworzenie kopii dokumentu w przypadku jego skasowania, zniszczenia bądź zagubienia.
* W przypadku roszczeń [[klient]]ów zarchiwizowane dokumenty stanowią podstawę reklamacji
* Zarchiwizowane dokumenty stanowią podstawę do wyciągania wniosków odnośnie ulepszenia jakości oferowanych [[usługa|usług]] przez spółkę
* Usuwanie nieużywanych dokumentów z czynnego użycia.
* Niszczenie dokumentów.
* Aspekt prawny - [[obowiązek]] niszczenia niektórych dokumentów wynika wprost z odpowiednich [[ustawa|ustaw]] regulujących przetwarzanie określonych informacji.
* Aspekt bezpieczeństwa - znaczna część dokumentacji niearchiwalnej zawiera poufne [[informacje]], które nie powinny znaleźć się w posiadaniu osób nieuprawnionych.
* Aspekt ekonomiczny - zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej jest dużo tańsze niż jej gromadzenie i przechowywanie.
* Aspekt ekologiczny - zniszczone dokumenty nie trafiają na wysypiska ani do spalarni, są natomiast powtórnie przetwarzane przez papiernie na papier, co pozwala zaoszczędzić znaczące ilości energii i zasobów naturalnych.

'''[[Cele]] doskonalenia procesu'''
* Skrócenie czasu poświęconego na wyszukiwanie dokumentów przez każdego [[pracownik]]a średnio o 2 godziny tygodniowo w porównaniu do czasu potrzebnego przed wprowadzeniem archiwizacji elektronicznej.
* [[Optymalizacja]] wykorzystania powierzchni w magazynie: Zmniejszenie nieużywanej powierzchni magazynu o 20% w ciągu dwóch miesięcy od zastosowania nowych regałów archiwalnych.
* Minimalizacja [[koszt]]ów zatrudnienia poprzez wprowadzenie nowoczesnych technologii: Zmniejszenie o połowę ilości etatów w magazynie dzięki zastosowaniu elektronicznej ewidencji [[archiwum]], w ciągu miesiąca od wprowadzenia usprawnienia.

<google>n</google>

==Charakterystyka procesu==
[[Proces]] archiwizacji rozpoczyna się wtedy, gdy [[pracownik biurowy]] stwierdza, że [[dokument]] można przekazać do archiwum. Następnie dokument jest skanowany i [[indeks]]owany. Po upływie określonego w ustawie okresu czasu dokument jest albo niszczony. albo przekazywany do archiwum państwowego

==Zasoby (dane wejściowe)==
===1. Uczestnicy procesu===
[[Kierownik]] archiwum

Pracownik archiwum

Pracownik magazynu

Pracownik biurowy

[[Dyrektor]] oddziału firmy

Członkowie komisji nadzorującej niszczenie dokumentów

===2. Zasoby materialne===
Komputery osobiste

Drukarki

Skaner przemysłowy

Rejestrator przenośny

[[Materiały]] biurowe: (pudła kartonowe na dokumenty, teczki i inne)

[[Niszczarka]]

Środki [[Transport]]u

Szafy magazynowe w archiwum

===3. Zasoby informacyjne===
[[Zadanie]] 1: Lista dokumentów do przekazania do archiwum sporządzana przez pracownika biurowego. Podpisuje ją [[przełożony]] porównaniu jej ze stanem faktycznym

[[Instrukcja]] dla pracowników biurowych o przekazywaniu dokumentów do archiwizacji

Instrukcja niszczenia dokumentów

Instrukcja postępowania z dokumentami poufnymi

Instrukcja przekazania do archiwum państwowego

Lista dokumentów do zniszczenia (Zadanie 8)

[[Procedura]] niszczenia dokumentów, w tym powołania komisji) (Zadanie 8)

Procedura przekazania dokumentów do archiwum państwowego (Zadanie 9)

Protokół potwierdzający zniszczenie dokumentów.

===4. Narzędzia, metody i techniki===
[[Metoda]] indeksowania oparta na ścieżce dostępu do dokumentu, ścieżka zawiera numer pudła, teczki i indywidualny numer dokumentu. Metoda ta ułatwia poruszanie się po magazynie.

[[Technika]] skanowania

Technika OCR (rozpoznawanie tekstu) służy zmniejszeniu objętości plików.

==Opis procesu==
===1. przekazanie dokumentów do archiwizacji - decyzja===
Kiedy pracownik biurowy stwierdza, że dany dokument można przekazać do archiwum (na podstawie wytycznych dotyczących przechowywania dokumentacji), zwraca się on do przełożonego o podjęcie decyzji o archiwizacji.

===2. przekazanie dokumentów do archiwizacji - przygotowanie===
Stempluje i wkłada dokumenty przeznaczone do archiwizacji do teczki, a ich listę daje do podpisania przełożonemu.

===3. przekazanie dokumentów do archiwizacji===
Pracownik biurowy zanosi dokumenty do archiwum. kierownik archiwum potwierdza przyjęcie dokumentów podpisem i stemplem archiwum na liście.

===4. skanowanie===
Pracownik archiwum #2 wyjmuje dokumenty z teczek, oddziela zszywki i spinacze oraz wkłada kartki do skanera przemysłowego. Korzystając z komputera osobistego zapisuje dokumenty sporządzane odręcznie jako skompresowane bitmapy, natomiast dokumenty drukowane poddaje procesowi rozpoznawania tekstu. Efektem pracy są zeskanowane dokumenty. Przekazuje je osobie odpowiedzialnej za indeksowanie - kierownik archiwum.

===5. archiwizacja fizyczna===
Pracownik magazynu przyjmuje zeskanowane dokumenty od pracownika archiwum i w uzgodnieniu z nim nadaje każdemu dokumentowi "ścieżki dostępu" pudło/teczka/dokument. Korzysta z kartonowych pudeł dostarczanych przez pracownika zaopatrzenia oraz pudeł zwolnionych po zniszczeniu dokumentów. Następnie układa pudła na półkach. Efektem jego pracy są skatalogowane dokumenty papierowe, które są składane w magazynie według kategorii priorytetu dostępu i czasu powstania.

===6. indeksowanie===
kierownik archiwum na podstawie wytycznych i wymagań ustawowych pracownik nadaje datę usunięcia dokumentu oraz wiąże dokument elektroniczny z przechowywanym w magazynie załączając ''fizyczną'' ścieżkę dostępu do dokumentu. [[Baza danych]] znajduje się na serwerze wyposażonym w pamięć masową złożoną - nadmiarową macierz dysków.

===7. kontrola przydatności dokumentu===
Pracownik magazynu #3 na podstawie automatycznie generowanej listy wyświetlonej na ekranie rejestratora przenośnego odszukuje dokumenty wyznaczone do zniszczenia od czasu ostatniego niszczenia dokumentów. Efektem pracy są oddzielone dokumenty przeznaczone do zniszczenia.

===8. komisyjne niszczenie dokumentów===
W ustalonych okresach czasu zbędne dokumenty są niszczone. Dyrektor oddziału powołuje komisję złożoną z pracowników biurowych. Komisja porównuje listę dokumentów przeznaczonych do zniszczenia ze stanem faktycznym i potwierdza zgodność. Kierownik archiwum ani żaden inny pracownik archiwum nie wchodzi w jej skład. Lista dokumentów przeznaczonych do zniszczenia jest generowana automatycznie na podstawie bazy danych, dokumenty w pudłach są gromadzone przez pracownika magazynu. Zniszczenia dokonuje się za pomocą niszczarki. Następnie jeden z pracowników archiwum zawozi powstałe [[odpady]] do recyklingu/ kompostowania/ spalenia.

===9. przekazanie dokumentów do archiwum państwowego - decyzja===
Lista dokumentów do przekazania archiwum państwowemu generowana automatycznie na podstawie bazy danych (np. [[dokumentacja]] osobowa i płacowa). Pracownik magazynu #3 na podstawie listy odszukuje w magazynie dokumenty wyznaczone do przekazania, lista jest drukowana i załączana do decyzji o przekazaniu dokumentów do archiwum państwowego. Pracownik archiwum #1 porównuje listę ze stanem faktycznym i potwierdza podpisem. Załącza również elektroniczne kopie wyeksportowane z bazy danych na nośniku optycznym. Dokumenty są pakowane i zapieczętowane.

===10. przekazanie dokumentów do archiwum państwowego===
Kurier zawozi dokumenty do siedziby archiwum państwowego, gdzie lista jest porównywana ze stanem faktycznym. W razie nieścisłości osobą odpowiedzialną jest pracownik archiwum #1 (kierownik). Po przejęciu dokumentów przez archiwum państwowe są one usuwane z bazy danych.

==Wyjścia (dane wyjściowe)==
Efektami procesu archiwizacji są:
* Uporządkowane dokumenty w magazynie
* Komputerowa baza danych z zeskanowanymi kopiami elektronicznymi dokumentów
* Zbiór ważnych dokumentów (np. danych pracowniczych) w zbiorach archiwum państwowego

==Odpowiedzialność i uprawnienia==
{| border=1
| '''pracownik'''
|
| '''upoważniony do'''
| '''odpowiedzialny za'''
|-
| dyrektor
| 1
| podjęcie decyzji o przekazaniu
| zgodność treści dokumentów

|-
| pracownik biurowy
| 2
| sporządzenie listy
| zgodność listy ze stanem rzeczywistym

|-
| kierownik archiwum
| 3
| przyjęcie dokumentów
| zgodność listy ze stanem rzeczywistym

|-
| pracownik archiwum
| 4
| dostęp do bazy danych
| zgodność kopii elektronicznej z oryginałem

|-
| kierownik archiwum
| 4
| odbiór dokumentów od pracownika archiwum
| zgodność listy ze stanem rzeczywistym

|-
| pracownik magazynu
| 5
| dostęp do bazy danych (tylko odczyt)
| nadanie właściwej ścieżki

|-
| kierownik archiwum
| 6
| spójność bazy danych
| prawidłowe indeksowanie, spójność bazy danych

|-
| pracownik magazynu
| 7
| dostęp do magazynu, dostęp do bazy danych (tylko odczyt), przenoszenie dokumentów
| odszukanie właściwych dokumentów przeznaczonych do zniszczenia

|-
| członkowie komisji
| 8
| [[kontrola]] dok. przeznaczonych do zniszczenia
| zgodność listy dokumentów przeznaczonych do zniszczenia ze stanem rzeczywistym

|-
| kierownik archiwum
| 8
| niszczenie dokumentów
| przestrzeganie terminów

|-
| pracownik magazynu
| 9
| dostęp do bazy danych (tylko odczyt)
| odszukanie właściwych dokumentów do przekazania

|-
| kierownik archiwum
| 10
| usunięcia przekazanych dokumentów z bazy danych
| zgodność listy przekazywanych dokumentów ze stanem faktycznym

|}

==Diagram procesu==
{| border=1
| Zadania \Uczestnicy
| Kierownik archiwum
| Pracownik archiwum
| Pracownik magazynu
| Pracownik biurowy
| Dyrektor
| Komisja
| Kurier

|-
| 1
|
|
|
| W
|
|
|

|-
| 2
|
|
|
| W
| Z
|
|

|-
| 3
| Z
|
|
| W
|
|
|

|-
| 4
| K
| W
|
|
|
|
|

|-
| 5
| Ng
|
| W
|
|
|
|

|-
| 6
| W
|
|
|
|
|
|

|-
| 7
|
|
| W
|
|
|
|

|-
| 8
|
|
| W
|
| In
| K
|

|-
| 9
| Z
|
| W
|
|
|
|

|-
| 10
| K
|
|
|
|
|
| W

|}

{| border=1
| W- [[wykonawca]]

I - udzielenie informacji wykonawcy

In - inicjacja

O - opinia

Oo - opinia obowiązująca z uzasadnieniem

Wyt - wytyczne
| K - kontrola

N- [[nadzór]] bezpośredni

No - nadzór ogólny

Ng - nadzór ogólny z koordynacją grupową

Z - zatwierdzenie

|}
[[Kategoria:Przykłady procesów]]
{{a|Adam Soński, Marek Suma}}

{{#metamaster:description|Archiwizacja - niezbędna działalność w zarządzaniu dokumentami i informacjami. Dowiedz się więcej o jej procesie i znaczeniu dla efektywnego zarządzania informacją.}}

Proces archiwizacji - Historia wersji

Sw: Pozycjonowanie