Tajemnica przedsiębiorstwa

Tajemnica przedsiębiorstwa - różnego rodzaju informacje, np. techniczne lub organizacyjne przedsiębiorstwa, posiadające wartość gospodarczą. Tworzą one całość i nie są powszechne dostępne, a osoba za nie odpowiedzialna podjęła wszelkie środki ostrożności, tak aby zachować ich poufność, w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania podmiotów gospodarczych w warunkach wolnej konkurencji. Przykładowymi tajemnicami przedsiębiorstwa są listy klientów, metody kontroli towarów, system wynagrodzenia pracowników, plan marketingowy itp (Różyczka M. 2019, s. 27).

Warunki tajemnicy przedsiębiorstwa

Aby informacje zostały uznane za tajemnicę przedsiębiorstwa, muszą zostać spełnione warunki takie jak (Różyczka M. 2019, s. 29):

• poufność - informacja nie może być powszechnie znana ani łatwo dostępna dla osób zajmujących się danym rodzajem informacji. Informacja nie może podlegać domenie publicznej.
• wartość gospodarcza - informacje muszą posiadać wartość gospodarczą. Ich wartość można przedstawić za pomocą pieniądza, ale także są te o charakterze niematerialnym, których ujawnienie może zaszkodzić renomie przedsiębiorstwa.
• poddanie działaniom w celu ich ochrony - informacje muszą być poddane wszystkim niezbędnym działaniom, w celu zachowania ich poufności. Działania te mają zarówno charakter faktyczny (np. blokady informatyczne), jak i prawnym (np. umowa o zachowaniu poufności). Większa wartość tajemnicy przedsiębiorstwa powoduje, że działania ochronne odbywają się na większą skalę.

Działania w celu ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa

W celu ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, przedsiębiorstwa podejmują różne działania i środki zapobiegawcze. Poniżej przedstawiamy trzy główne działania, które są powszechnie stosowane:

Jednym z najpopularniejszych działań jest zawieranie umów poufności (NDA - Non-Disclosure Agreement) z pracownikami, dostawcami, partnerami biznesowymi i innymi osobami, które mają dostęp do poufnych informacji. Tego rodzaju umowy określają zasady poufności i sankcje w przypadku naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa. Są one ważnym narzędziem prawnym, które umożliwiają przedsiębiorstwom dochodzenie swoich praw w przypadku naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa.

Przedsiębiorstwa często stosują zakazy konkurencji dla swoich pracowników, szczególnie dla tych z dostępem do poufnych informacji. Zakaz ten zakłada, że pracownik nie może po zakończeniu zatrudnienia przenosić się do konkurencyjnego przedsiębiorstwa lub zakładać własnej firmy konkurencyjnej przez określony czas. Zakaz konkurencji ma na celu ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa i zapobieganie jej wykorzystaniu przez konkurencję.

W przypadku naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa, przedsiębiorstwa mają prawo wystąpić z roszczeniami przed sądem. Mogą dochodzić odszkodowań za straty poniesione w wyniku ujawnienia poufnych informacji lub żądać zakazu dalszego wykorzystywania tych informacji przez osobę naruszającą tajemnicę przedsiębiorstwa. W przypadku naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa, sądy mogą nakazać odszkodowanie lub nałożyć sankcje na osobę naruszającą poufność.

Środki ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa

Środki ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, czyli działania podejmowane w celu zachowania ich poufności możemy podzielić na dwie kategorie (Łabędź M. 2014, s. 237):

• środki ochrony prawnej - są to odpowiednie postanowienia w regulaminach oraz umowy o zachowaniu poufności, oraz zakazie konkurencji.
• środki ochrony fizycznej - są to oznaczenia na dokumentach (np. "tajemnica przedsiębiorstwa"), przechowywanie ich w oddzielnych pomieszczeniach lub sejfie, a także odpowiednie środki techniczne (np. hasła do komputerów, kody dostępu, identyfikatory, monitoring itp.)

Tajemnica a know-how

Pojęcie tajemnicy know-how, stosowane jest w języku biznesu, często zamiennie z pojęciem tajemnicy przedsiębiorstwa. Definiowana jest jako zdolność lub wiedza. Mogą być one zarówno poufne, jak i jawne. Know-how w znaczący sposób odróżnia daną firmę od konkurencyjnych. Przykładami know-how są: bazy danych klientów, systemy archiwizacji danych itp (Różyczka M. 2019, s. 30).

Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa

Przedsiębiorca może dochodzić na drodze sądowej ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem wykazania, że dane informacje posiadają status tajemnicy. Kolejnym z warunków koniecznych do zrealizowania jest podjęcie wszystkich niezbędnych czynności do zachowania ich poufności oraz udowodnienie tego przed sądem.

Częstym środkiem ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa jest nakaz zapłacenia kary umownej, w przypadku naruszenia, w ramach naprawienia szkody. Zapłata kary odbywa się bez względu na wartość poniesionych strat. Należy podkreślić, że obowiązek zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa obowiązuje nawet przez 3 lata po zakończeniu pracy w danej firmie.

Wypowiedzenie umowy o pracę może wiązać się z naruszeniem umowy o zakazie konkurencji, a zarazem stanowi do tego wystarczający powód. W wypadku, gdy takiej umowy nie podpisano, należy poddać sytuację ocenie - czy stanowi to naruszenie interesów oraz wyrządza szkodę. Jeśli ocena wykaże, że wystąpiło naruszenie dobra firmy, dany pracownik zmuszony jest do zadośćuczynienia (zapłacenie kary umownej). Należy podkreślić także fakt, iż szkoda rozumiana jest także, jako utracone zyski, które pracodawca mógłby osiągnąć, gdyby tajemnica nie została ujawniona (Łabędź M. 2014, s. 239).

Wyzwania i perspektywy w ochronie tajemnicy przedsiębiorstwa

Rozwój technologii i skomplikowanie ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa

W dzisiejszym dynamicznym i konkurencyjnym środowisku biznesowym, rozwój technologii ma znaczący wpływ na ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa. Nowoczesne narzędzia technologiczne, takie jak chmura obliczeniowa, sztuczna inteligencja i blockchain, stwarzają zarówno nowe możliwości, jak i nowe zagrożenia dla tajemnicy przedsiębiorstwa.

Z jednej strony, technologia umożliwia szybszą i bardziej efektywną wymianę informacji wewnątrz organizacji oraz zewnętrznie z partnerami biznesowymi. Jednakże, wraz z tymi korzyściami pojawiają się również nowe zagrożenia, takie jak cyberataki, kradzieże danych i naruszenia prywatności. Firmy muszą zatem zainwestować w odpowiednie zabezpieczenia informatyczne oraz wdrażać procedury ochrony danych, aby skutecznie chronić swoją tajemnicę przedsiębiorstwa.

Ochrona danych osobowych

Wraz z wejściem w życie RODO (Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych), ochrona danych osobowych stała się jeszcze bardziej istotnym aspektem zarządzania tajemnicą przedsiębiorstwa. Przedsiębiorstwa muszą teraz przestrzegać surowych przepisów dotyczących gromadzenia, przechowywania i przetwarzania danych osobowych swoich klientów i pracowników.

Ważnym wyzwaniem jest zatem implementacja odpowiednich procedur i systemów informatycznych w celu zapewnienia zgodności z przepisami RODO. Ponadto, firmy muszą edukować swoich pracowników na temat ochrony danych osobowych oraz zapewnić odpowiednie szkolenia w tym zakresie. Ochrona danych osobowych jest nie tylko wymogiem prawnym, ale także buduje zaufanie klientów i wpływa na reputację przedsiębiorstwa.

Zarządzanie dokumentacją i archiwizacja

Efektywne zarządzanie dokumentacją i archiwizacja są kluczowe dla ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa. Wiele firm generuje ogromne ilości dokumentów, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, które muszą być odpowiednio przechowywane i chronione.

Często przedsiębiorstwa muszą przestrzegać określonych przepisów dotyczących przechowywania dokumentów, takich jak okres retencji, aby spełnić wymogi prawne. W przypadku dokumentów poufnych i wrażliwych, takich jak umowy, plany strategiczne czy dane finansowe, konieczne jest wprowadzenie dodatkowych środków ochrony, takich jak systemy kontroli dostępu czy monitorowanie.

Wprowadzenie elektronicznych systemów zarządzania dokumentacją oraz archiwizacja w chmurze może ułatwić proces zarządzania dokumentacją i jednocześnie zwiększyć bezpieczeństwo danych. Firmy powinny również regularnie przeglądać swoje procedury zarządzania dokumentacją i archiwizację, aby dostosować je do zmieniających się wymogów i technologii.

Proces ciągły

Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa nie jest jednorazowym zadaniem, ale procesem ciągłym. W miarę jak technologia, przepisy prawne i zagrożenia ewoluują, przedsiębiorstwa muszą stale dostosowywać swoje strategie i procedury ochrony tajemnicy.

Ważne jest, aby przedsiębiorstwa miały odpowiednią strukturę zarządzania tajemnicą przedsiębiorstwa, która obejmuje określenie odpowiedzialności, przeprowadzanie regularnych audytów, monitorowanie ryzyka i wdrażanie odpowiednich środków zaradczych. Ponadto, firma powinna również być gotowa na reagowanie w przypadku naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa, takiego jak kradzież danych, i mieć plany kontynuacji działalności w przypadku wystąpienia incydentu.

Tajemnica przedsiębiorstwa — artykuły polecane

Anonimizacja danych — Klauzula poufności — Kontrola finansowa — Spór zbiorowy — Whistleblowing — Kradzież tożsamości — Polisa ubezpieczeniowa — Malwersacja — Manko

Bibliografia

• Łabędź M. (2014), Środki ochrony tajemnicy pracodawcy i tajemnicy przedsiębiorstwa w stosunkach pracowniczych a sposoby zabezpieczenia tajemnicy przez pracodawcę, Roczniki Administracji i Prawa nr 14/2
• Rajca M., Sroka W. (2017), Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa na przykładzie formatu telewizyjnego. Wybrane zagadnienia, Studenckie Zeszyty Naukowe, nr 34
• Różyczka M. (2019), Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa w postępowaniu cywilnym - zagadnienia wybrane, Internetowy Przegląd Prawniczy, nr 1

Autor: Tomasz Mirocha

.