Patronite.jpg Drogi użytkowniku! Encyklopedia Zarządzania potrzebuje Twojej pomocy.
Wesprzyj nasz rozwój - zostań mecenasem Encyklopedii.
Sam zdecyduj ile warta jest dla Ciebie wiedza, z której korzystasz.
Wejdź na Patronite.pl i wybierz kwotę wsparcia (już od 5 zł).

Dowód księgowy

Z Encyklopedia Zarządzania
Skocz do: nawigacja, szukaj
Dowód księgowy
Pojęcie główne
Pojęcia związane
Metody i techniki

Dowody księgowe to dokumenty stanowiące podstawę księgowania, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające - zgodnie z ustawą o rachunkowości - niezbędną treść.

Dokument jest pojęciem znacznie szerszym, obejmuje zarówno dokumenty podlegające księgowaniu (czyli dowody księgowe), jak i dokumenty niepodlegające ewidencji.

Dokumenty odzwierciedlają zdarzenia gospodarcze, natomiast dowody księgowe operacje gospodarcze. [A. Dziuba-Burczyk, 2003, s. 61]

Zawartość dowodów księgowych

Dowód księgowy powinien zawierać, co najmniej [Ustawa o rachunkowości, art 21]:

  • określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
  • określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych,
  • opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także jednostkach naturalnych,
  • datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
  • podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub, od której przyjęto składniki aktywów,
  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Dokumenty powinny być zweryfikowane pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz dekretacją do jakiego programu, konta księgowego dany wydatek jest przypisany, zatwierdzony do zapłaty. Na dokument należy również nanieść numer księgowy, jakim jest on oznaczony w księgach. W praktyce, w celu dekretacji dokumentów księgowi często posługują się specjalnymi pieczątkami.

Dowód księgowy wystawiony w walucie obcej powinien zawierać przeliczenie na walutę polska, według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzania operacji gospodarczej. [Ustawa o rachunkowości, art. 21]

Cechy dokumentów księgowych

Dowód księgowy spełnia swoją funkcję, jeżeli jest [K. winiarska, 2001, s. 29-30]:

  • rzetelny, tj. odzwierciedla rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej,
  • kompletny zawierający cechy określone w art. 21 Ustawy o rachunkowości,
  • sprawdzony pod względem:
    • merytorycznym - w celu sprawdzenia, czy przedstawiona w dokumencie księgowym operacja jest zgodna z rzeczywistością, czy treść słowna i dane liczbowe identyfikują dokładnie istotę transakcji lub rozliczenia,
    • formalnoprawnym - sprawdzenie, czy dokument odpowiada stawianym mu wymogom, co do formy (czy zawiera kompletne dane, jest właściwie sporządzony, na odpowiednim formularzu, wystawiony przez uprawnioną osobę, jest czytelny i staranny, opatrzony datą, numeracją, zawiera podpisy osób upoważnionych do zawierania dowodów księgowych, nie wykazuje śladów poprawek, zawiera właściwe pieczęcie itp.),
    • rachunkowym - w celu sprawdzenia, czy dokumentnie zawiera błędów arytmetycznych w obliczeniach,
  • pozbawiony niedopuszczalnych poprawek,
  • opatrzony w oznaczenia identyfikujące go z zapisami w księdze rachunkowej,
  • sprawdzony w języku polskim lub obcym, a dane w walucie obcej przeliczone są na walutę polską.

Klasyfikacja dowodów księgowych

Dokumenty księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej noszą nazwę ustawową dowodów źródłowych i mogą być klasyfikowane według różnych kryteriów [A. Dziuba-Burczyk, 2003, s. 63-65]:

Według jednostek wystawiających dowody księgowe

  • dowody własne - wystawione przez komórki organizacyjne jednostki gospodarczej, np. karty imienne przychodów pracowników przez sekcję wynagrodzeń, dokumenty "Kasa Przyjmie" wystawione przez kasjera,
    • wewnętrzne własne, - czyli dowody własne wystawione dla innych komórek w ramach danego podmiotu sporządzone na potrzeby jednostki gospodarczej, np. wydanie materiałów do produkcji, karta pracy pracownika,
    • zewnętrzne własne, - czyli dowody własne przedsiębiorstwa przeznaczone dla jednostek obcych, np. dla kontrahentów, faktury sprzedaży VAT,
  • dowody zewnętrzne obce - wystawione przez obce jednostki organizacyjne (banki, dostawców, inwestorów, sądy, organa administracji państwowej, samorządowej) i przekazane jednostce gospodarczej do ewidencji, np. faktury zakupu, wyciągi bankowe itp.

Według podstaw sporządzenia

  • dowody - źródłowe (pierwotne), które po raz pierwszy rejestrują określone operacje gospodarcze,
  • dowody zbiorcze - to dowody wtórne wystawione na podstawie dokumentów źródłowych. Służą do dokonywania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w nich pojedynczo wyszczególnione,
  • dowody korygujące poprzednie zapisy - polecenie księgowania storna czerwonego, bądź czarnego w przypadku błędnego zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, czy też wystawienie faktury korygującej VAT,
  • dowody zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego źródłowego dowodu księgowego
  • dowody rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy w księgach, ale uwzględniające inne kryteria klasyfikacyjne.

Zasady i terminy przechowywania dowodów księgowych

Dokumenty należy przechowywać zachowując porządek chronologiczny. Dodatkowo należy pokonać podziału na miesiące. Dokumentacja księgowa powinnam być odpowiednio zabezpieczona i tak przechowywana, aby osoby nieupoważnione nie miały do niej dostępu.

Terminy przechowywania dokumentacji są następujące:

  • zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.
  • księgi rachunkowe – 5 lat;
  • karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat;
  • dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;
  • dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;
  • dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności;
  • dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – jeden rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;
  • dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat;
  • pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat.

Podane powyżej okresy wylicza się począwszy od roku następujące po roku obrotowym, z którego dane dokumenty pochodzą.

Bibliografia

  • Dziuba-Burczyk A. Podstawy rachunkowości w świetle międzynarodowych standardów, Krakowskie Towarzystwo Edukacyjne sp. z o.o., Kraków 2003, s. 61-65
  • Gierusz B. Podręcznik samodzielnej nauki księgowania, Wydawnictwo Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr Sp. z o.o. Gdańsk 2016
  • Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591 z póź. zmianami, art. 20, 21
  • Winiarska K. Podstawy rachunkowości Dom wydawniczy ABC, Warszawa 2001, str. 26-30
  • Zeszyty metodyczne Rachunkowości nr 5 (341) z dnia 1.03.2013

Autor: Agnieszka Gancarczyk, Sabina Blok

Uwaga.png

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych.

Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.