Portal moze zapisywać w przeglądarce uzytkownika informacje związane z logowaniem oraz statystykami oglądalności. Jeśli nie zgadzasz się z tym, opuść stronę.

Proces zaopatrzenia

Z Encyklopedia Zarządzania
Skocz do: nawigacji, wyszukiwania


Proces.gif

To tylko przykład procesu.

Nie traktuj go jako idealny wzorzec, a raczej jako wersję poglądową.

Spis treści

[edytuj] Cele procesu

CELE GŁÓWNE

1) Nadzorowanie terminowości dostaw ( nietolerowanie żadnych opóźnień w ustalonych wcześniej terminach ).

2) Niedopuszczenie do braku zapasów ( nie przekroczenie określonych limitów na dane produkty ).

3) składanie zamówień.

4) Optymalne zarządzanie stanem towarów pomiędzy placówkami.

CELE DOSKONALENIA

1) Skrócenie czasu oczekiwania na raporty o brakach produktów w poszczególnych placówkach do jednego dnia

2) Skrócenie czasu oczekiwania na transport towarów "łatwo psujących się" do jednego dnia.

3) Obniżenie kosztów transportowcy o 10% ( wykorzystanie zagadnienia transportowego)


[edytuj] Charakterystyka procesu

Zadania, jakie stoją przed służbami zaopatrzenia na poziomie operacyjnym, to przede wszystkim:- wybór dostawcy,- utrzymanie stosunków z dostawcami zgodnie ze strategią firmy,- kontrola stanu zapasów,- planowanie potrzeb zaopatrzeniowych,- uzupełnianie zapasów,- wybór sposobu transportu towarów do miejsc zużycia lub sprzedaży.Wybór dostawcy jest często decyzją strategiczną, zwłaszcza dostawców najważniejszych dóbr zaopatrzeniowych, z którymi podpisane są długoterminowe umowy. Wybór dostawcy powinien uwzględniać wszystkie korzyści i straty, jakie w związku z tym wyborem ponosi firma, a nie tylko jeden element (np. cenę).Kontrola stanu zapasów pozwala na odpowiednie reagowanie na zmiany poziomu zapasów przez złożenie zamówienia na kolejną partię zakupu lub upłynnianie nadmiernych zapasów. Śledzenie zmian poziomu zapasów może być prowadzone w sposób ciągły lub okresowy, manualnie lub za pomocą systemów komputerowych.Decyzje dotyczące zamawiania towarów w odpowiedniej ilości powinny być oparte na planowaniu potrzeb zaopatrzeniowych. Planowanie powinno być elastyczne i uwzględniać zmiany popytu, harmonogramu produkcji oraz zakłócenia w funkcjonowaniu sfery zaopatrzenia i rynku dostaw (opóźnienia w dostawach, nieprawidłowo zrealizowane zamówienie, co do ilości i jakości). Proces uzupełniania zapasów rozpoczyna się od złożenia zamówienia u dostawcy. Zazwyczaj zamówienie może zostać złożone w momencie, gdy poziom zapasów spadnie poniżej bezpiecznego punktu, w ilości zgodnej ze strategią firmy. Zamówienie powinno zawierać wszystkie istotne informacje dotyczące zarówno samego dobra jak i dostawy. Zamówienie u dostawcy powinno być zarejestrowane w bazie danych, aby można było kontrolować ich realizację. Końcowy etap to zapłata za dostawę i ewentualnie naliczenie kar umownych dostawcy.Pytanie, na które muszą odpowiedzieć sobie służby zaopatrzenia to:- Co kupić?- Ile kupić?- Gdzie kupić?- Kiedy kupić?

[edytuj] Zasoby (dane wejściowe)

[edytuj] 1. Uczestnicy procesu

[edytuj] 2. Zasoby materialne

[edytuj] 3. Zasoby informacyjne

- prognozy, programy i plany sprzedaży wyrobów, towarów oraz ich elementów;

- wykazy asortymentu materiałów, indeksy materiałów, cenniki, katalogi;

- odbiorcy materiałów;

- dane dotyczące dostawców (ceny, opusty, okres realizacji zamówień, jakość, niezgodność);

[edytuj] 4. Narzędzia, metody i techniki

Metody: stosowane metody predykcji i analizy danych.

Narzędzia: komputery osobiste z drukarką, faksem oraz urządzeniem ksero, oprogramowanie wspomagające proces zaopatrzenia (System ERP CDN XL).

[edytuj] Opis procesu

[edytuj] 1. Zestawienie raportów

Specjalista do spraw zaopatrzenia jest odpowiedzialnu za zestawienie otrzymanych raportów o stanie produktów od Kierownika magazynu poszczególnej placówki i podjęcie decyzji o ewentualnych wewnętrzntch wymianach towarów lub przejście do procedury zamawiania brakujących produktów od dostawców. Efektem jest uaktualniony raport o stanie produktów w magazynie poszczególnej placówki oraz decyzja o przetransportowaniu towarów pomiędzy oddziałami.

[edytuj] 2. Określenie asortymentu i ilości zamawianych produktów

Kierownik do spraw sprzedaży uzyskuje zestawienie raportów o stanie magazynów oraz prognozę sprzedaży towarów w poszczególnych placówkach od Specjalisty do spraw zaopatrzenia. Kierownik do spraw sprzedaży tworzy zamówienia na:

a)systematyczne dostawy dla placówek z produktami o krótkim terminie ważności (planowanie z góry na krótki okres czasu).

b) towary, których ilość jest bliska wyczerpaniu.Gotowe zamówienie przekazywane jest Specjaliście ds. Zaopatrzenia, w celu dalszej realizacji zamówienia (ustalenia szczegółowych warunków zamówienia).

[edytuj] 3. Wybór dostawców oraz negocjacja warunków zamówienia (plan zamówienia).

Specjalista ds. Zaopatrzenia dokonuje analizy potencjalnych dostawców, a następnie kontaktuje się z wybranymi, w celu negocjacji warunków finansowych, technicznych, terminu. W rezultacie Kierownik ds. zaopatrzenia otrzymuje plan zamówienia.

[edytuj] 4. Kontakt z działem transportu w przypadku konieczności korzystania z transportu własnego.

Specjalista ds. Zaopatrzenia kontaktuje się z pracownikiem Działu transportu w celu przekazania informacji na temat złożonego zamównienia i konieczności zapewnienia transportu w określonym terninie. Rezultatem jest informacja zwrotna, dotycząca możliwości przetransportowania zamówienia.

[edytuj] 5. Akceptacja Planu i złożenie zamówienia.

Kierownik ds. zaopatrzenia dokonuje akceptacji planu zamówienia, po czym dokonywany jest wybór formy oraz sposobu rozliczenia się z dostawcami. W rezultacie składane jest zamównie oraz tworzony jest dokument zamówienia.

[edytuj] 6. Kontakt z magazynem.

Kierownik ds. zaopatrzenia kontaktuje się z Kierownikiem magazynu odpowiedniej placówki, oraz przesyła kopie dokumentu zamówienia.

[edytuj] 7. Nadzór przebiegu zamówienia.

Specjalista ds. zaopatrzenia tworzy raport z przebiegu zamówienia oraz zestawienie dostawców (co umożliwi eliminację niekompetentnych dostawców), które przekazywane są Kierownikowi ds. zaopatrzenia.

[edytuj] 8. Składanie reklamacji.

Kierownik ds. zaopatrzenia po wykryciu niezgodności w realizacji ( np.: nie dotrzymanie terminów), czy też w zrealizowanych zamówieniach (np.: terminowość produktów) kontaktuje się z dostawcą celem złożenia reklamacji, a następnie tworzony jest raport o reklamacjach, przekazywany

[edytuj] Wyjścia (dane wyjściowe)

[edytuj] Odpowiedzialność i uprawnieniaNa podstawie opisu zadań wypełnić tabelę, uzupełnić uprawnienia i odpowiedzialność

Stanowisko
Zadanie (numer)
Uprawniony do
Odpowiada za
Kierownik ds. zaopatrzenia
2
Wgląd do rapotrów o stane magazynów oraz prognoz sprzedaży. Systematyczne tworzenie aktualnych zamówień towarów.
Kierownik ds. zaopatrzenia
5
Wgląd do planu zamówienia i jego modyfikacji. Dokładna analiza ostatecznego planu zamówienia.

Terminowe złożenie zamówienia.

Kierownik ds. zaopatrzenia
8
Wgląd do raportu z przebiegu zamówienia oraz bazy danych dostawców Natychmiastowe składanie reklamacji i terminowe tworzenie raportu ze złożonych reklamacji
Kierownik ds. zaopatrzenia
6
Powiadomienia Kierownika Magazynu o złożonych zamównianich. Terminowe przekazanie

kopii dokumentu zamównienia do Magazynu

Specjalista ds. zaopatrzenia
1
Bazy danych poszczególnych placówek,

raportów o stanie i zapotrzebowaniu asortymentowym placówek.

Terminowe oraz klarowne zestawienie otrzymanych raportów o bieżącym stanie asortymentu w poszczególnych placówkach,

podjęcie optymalnych decyzji o wewnętrznych transferach produktów.

Specjalista ds. zaopatrzenia
3
Bazy danych dostawców,

Wewnętrznej bazy produktów.

Stworzenie kompletnego planu zamówienia (wynegocjowane warunki finansowe, techniczne, terminy).
Specjalista ds. zaopatrzenia
7
Bazy danych dostawców,

Bazy danych towarów w placówkach.

Tworzenie aktualnego raportu z przebiegu zamówienia oraz obiektywnywnego zestawienia dostawców.
Specjalista ds. zaopatrzenia
4
Powiadomienia działu transportu o potrzebie transportu zamówionych torwarów. Terminowe i rzetelne przekazywanie danych o parametrach zamówienia


[edytuj] Diagram procesu

Uczestnicy


Zadania
Kierownik do spraw zaopatrzenia
Specjalista do spraw zaopatrzenia
Kierownik Magazynu
Pracownik Działu Transportu
1. Zestawienie raportów
N
W
I
2. Określenie asortymentu i ilości zamawianych produktów
W
I
3. Wybór dostawców oraz negocjacja warunków zamówienia (plan zamówienia)
Z
W


4. Kontakt z działem transportu w przypadku konieczności korzystania z transportu własnego.
In
W
5. Akceptacja Planu i złożenie zamówienia.
W
I
6. Kontakt z magazynem.
I
N
7. Nadzór przebiegu zamówienia.


K
W
8. Składanie reklamacji.


W
I

 

Autor: Piotr Jurczyk, Paweł Kogut

Oceń treść artykułu

Aktualna ocena artykułu: 83/100 (głosów: 42)
 Musisz włączyć JavaScript, aby głosować

Źródło „http://mfiles.pl/pl/index.php?title=Proces_zaopatrzenia&oldid=17785
Osobiste
Przestrzenie nazw
Warianty
Działania
encyklopedia
Narzędzia