Nadzór nad zapisami

Zapis jest to specjalny rodzaj dokumentu zawierający dowody badań lub uzyskane wyniki.

Nadzór jest to zabezpieczenie przechowywanych informacji

Zapisy stanowią potwierdzenie, że ustalenia oraz zasady jakie zostały zawarte w księdze jakości, nie są jedynie deklaracją lecz podstawą codziennej działalności organizacji. To dowód wdrożenia systemu zarządzania jakością oraz źródło wiedzy na temat jego funkcjonowania.

Cel tworzenia zapisów w zarządzaniu jakością

System zarządzania jakością w przedsiębiorstwie wymaga ustalenia zasad postępowania. Niektóre spośród przyjętych reguł są intuicyjne dla pracowników, pozostałe muszą zostać spisane. Główną przyczyną zapisu jest chęć utworzenia standardu zachowania i działania, aby było ono powtarzalne. Dodatkowo pomaga to uniknąć sytuacji, gdy po odejściu pracownika wiedza zostanie utracona.

Prowadzenie zapisu ma na celu dostarczenie dowodów zgodności z wymaganiami oraz dowodów skuteczności działania systemu. Zapisy wykorzystuje się m.in.: w działaniach zapobiegawczych, korygujących, przy potwierdzaniu weryfikowalności bądź dokumentowaniu identyfikowalności. Mogą być prowadzone zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej. Zaleca się aby zapisy odnoszące się do danej procedury umieszczać w odpowiednim rozdziale tej procedury

Przykładowe zapisy:

• raport z audytu,
• rejestr dostawców,
• protokół z przeprowadzonej kontroli,
• wypełniony formularz,
• notatka,
• arkusz kalkulacyjny,
• przegląd systemu zarządzania jakością,
• karta niezgodności,
• karta działań korygujących.

Nadzór nad zapisami

W celu udokumentowania skuteczności funkcjonowania SZJ konieczne jest prowadzenie zapisów dotyczących poziomu jakości. Podstawową kwestią nadzoru nad zapisami jest zapewnienie ich identyfikowalności, dostępności oraz ustalenie zasad przechowywania. Powinno się również określić wymagania odnośnie metod sporządzania zapisów oraz włączania ich do dokumentacji. W tym celu należy stosować udokumentowaną procedurę. Bardzo często o zdarza się, że przedsiębiorstwo łączy procedurę nadzoru nad zapisami z procedurą nadzoru nad dokumentacją w jeden dokument. Zapisy powinny być czytelne oraz łatwe do zidentyfikowania oraz oszacowania, w celu określenia nadzoru nad zapisami, obejmującego: identyfikowanie, przechowywanie, zabezpieczanie, wyszukiwanie i archiwizowanie. Sposób przechowywania powinien zapewniać do nich szybki i łatwy dostęp osobom upoważnionym i uniemożliwiać dostęp osobom postronnym

Proces tworzenia i utrzymania zapisów

W procesie tworzenia i utrzymania zapisów istotne jest uwzględnienie odpowiednich informacji. Zapisy powinny zawierać pełne i dokładne dane dotyczące procesów, działań oraz decyzji podejmowanych w ramach organizacji. Warto zwrócić uwagę na takie elementy jak daty, osoby odpowiedzialne, ważne dokumenty czy kluczowe informacje związane z danym zdarzeniem. Istnieje wiele kroków, które należy podjąć w celu zapewnienia skutecznego tworzenia i utrzymania zapisów. Wśród nich można wymienić identyfikację, gromadzenie i przechowywanie informacji w sposób uporządkowany i dostępny dla osób zaangażowanych w proces. Warto również stosować metody weryfikacji dokładności i kompletności zapisów, aby upewnić się, że są one rzetelne i wiarygodne. Odpowiedzialności za tworzenie, aktualizację i kontrolę zapisów powinny być jasno określone, aby zapewnić spójność i efektywność całego procesu.

Wymagania prawne i normatywne dotyczące nadzoru nad zapisami

Nadzór nad zapisami wiąże się z pewnymi wymaganiami prawno-normatywnymi. Obowiązujące przepisy prawne oraz normy dotyczące zarządzania zapisami określają, jakie są wymagania dotyczące zabezpieczenia, przechowywania i dostępności zapisów. Nieprzestrzeganie tych wymagań może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych. W szczególności, ochrona danych osobowych jest jednym z najważniejszych aspektów związanych z nadzorem nad zapisami. Organizacje muszą spełniać odpowiednie wymagania dotyczące przetwarzania, przechowywania i udostępniania danych osobowych, aby zapewnić ich poufność i integralność. Dodatkowo, wymagania dotyczące archiwizacji zapisów muszą być również uwzględnione, aby zapewnić długoterminowe przechowywanie i dostępność dokumentów.

Audyt nadzoru nad zapisami

Audyt odgrywa istotną rolę w zapewnianiu skutecznego nadzoru nad zapisami. Przeprowadzenie audytu pozwala na ocenę efektywności procesu tworzenia i utrzymania zapisów oraz identyfikację ewentualnych nieprawidłowości i obszarów wymagających poprawy. Etapy audytu nadzoru nad zapisami obejmują przeprowadzenie wstępnej analizy, planowanie i wykonanie audytu, a także opracowanie i przedstawienie raportu z wynikami. Kryteria oceny skuteczności nadzoru nad zapisami mogą obejmować zgodność z wymaganiami prawno-normatywnymi, kompletność i dokładność zapisów, a także skuteczność działań podjętych w celu poprawy procesu. Wytyczne dotyczące raportowania wyników audytu nadzoru nad zapisami powinny być klarowne i przejrzyste, aby umożliwić odpowiednie działania naprawcze. Po przeprowadzeniu audytu istotne jest monitorowanie i kontrolowanie nadzoru nad zapisami, aby zapewnić trwałą poprawę i skuteczność procesu.

W praktyce istnieje wiele przykładów dobrych praktyk, studiów przypadków oraz wyzwań związanych z nadzorem nad zapisami w zarządzaniu jakością. Odpowiednie wdrożenie skutecznego nadzoru nad zapisami przyczynia się do poprawy efektywności organizacji, zwiększenia przejrzystości działań oraz ochrony danych i informacji.

Nadzór nad zapisami — artykuły polecane

Nadzór nad dokumentami — Polityka bezpieczeństwa — Przegląd zarządzania — Zapisy — Dokumentowanie systemu zarządzania — Arkusz analityczny — Księga jakości — Nadzór nad wyrobem niezgodnym — Akredytacja laboratorium

Bibliografia

• Hamrol A., Mantura W. (2002), Zarządzanie jakością. Teoria i praktyka, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Polski Komitet Normalizacyjny (2006), PN-EN ISO 9000:2005, Systemy zarządzania jakością - Terminologia, Polski Komitet Normalizacyjny, Warszawa
• Sikora T. (2005), Zarządzanie jakością według norm ISO serii 9000:2000, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej, Kraków
• Sikora T. (red) (2010), Wybrane koncepcje i systemy zarządzania jakością, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, Kraków

Autor: Irena Śliwińska