Formalizacja

Definicja

Formalizacja to proces polegający na określeniu w formie pisemnej zakresu zadań i odpowiedzialności poszczególnych elementów oraz organizacji jako całości, który prowadzi do wytworzenia wzorców zachowań i zależności oraz procedury działania. Formalizując strukturę tworzymy szereg przepisów, które określają:

• misję i cele systemu
• zadania podstawowych stanowisk, komórek i jednostek organizacyjnych
• podstawowe zależności organizacyjne
• zakresy uprawnień i odpowiedzialności
• wzorce działań (dotyczące istotnych procesów i procedur)

W praktyce formalizacja oznacza opracowanie takich dokumentów jak:

• schemat organizacyjny
• regulamin
• opis stanowiska pracy
• zakres czynności
• instrukcja organizacyjna
• zarządzenia
• polecenia służbowe
• okólnik, itp.

</div>

Etapy

Proces formalizacji jak dowodzi praktyka przebiega w trzech etapach:

1. zalegalizowanie przedsiębiorstwa, określenie jego misji, celów, przedmiotu działania oraz zasad funkcjonowania. Efektem pierwszego etapu jest powstanie takich dokumentów jak: statut, schemat i regulamin organizacyjny
2. opracowanie szczegółowej dokumentacji dotyczącej jednostek, komórek i stanowisk organizacyjnych oraz wzorców zachowań w konkretnych sytuacjach organizacyjnych
3. ciągłe doskonalenie dokumentacji organizacyjnej (posiada charakter permanentny), ma na celu dostosowywanie zasad do zmieniających się warunków wewnętrznych i zewnętrznych organizacji (A. Nalepka 2001, s119-120)

Pomiar

Formalizacja dotyczy każdej organizacji, jednak możemy mówić o różnym jej stopniu i zakresie. Częstym problemem dla kierownictwa jest zatem znalezienie tzw. optimum formalizacji, gdy nie zostaje ono osiągnięte mamy do czynienia z:

• przeformalizowaniem - występuje, gdy obowiązuje zbyt szeroki zakres reguł organizacyjnych, co prowadzi do braku elastyczności, czyli podatności na zamiany;
• niedoformalizowaniem - polegającym na istnieniu zbyt malej ilości przepisów lub o małym zakresie, prowadzi to do swobody działań pracowników, co z kolei skutkuje chaosem i spadkiem sprawności organizacji

Stopień formalizacji systemu może być mierzony:

• liczbą przepisów określających funkcjonowanie organizacji (cele, zadania)
• stopniem szczegółowości tych przepisów
• stopniem rygorystyczności (karami za niezastosowanie się do przepisów) (A. K. Koźmiński, W. Piotrowski 2000, s.273)

Bibliografia

• Zarządzanie Teoria i praktyka, pod red Koźmiński A. K., Piotrowski W., (wyd. 5), Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2000
• Nalepka A., Struktura organizacyjna, ANTYKWA, Kraków 2001
• Organizacja i zarządzanie Podstawy wiedzy menedżerskiej, pod red. Przybyła M. , Wydawnictwo im. Oskara Lanego we Wrocławiu, Wrocław 2001

Autor: Justyna Migdał

Oceń treść artykułu

Aktualna ocena artykułu: 79/100 (głosów: 28)

 Musisz włączyć JavaScript, aby głosować