Audyt logistyczny

Z Encyklopedia Zarządzania

Tab. 1. Etapy audytu logistycznego i wyróżnione ważniejsze zadania w ich zakresie

Etapy audytu logistycznego	Ważniejsze zadania
Opracowanie koncepcji audytu logistycznego	ustalenie przesłanek przeprowadzania audytu, określenie celów audytu, zaangażowanie naczelnego kierownictwa, wybór audytorów (powołanie zespołu specjalistów z badanego przedsiębiorstwa lub z zewnątrz), wyznaczenie zakresu badań uwzględniając powiązania przyczynowo – skutkowe pomiędzy logistyką a działalnością przedsiębiorstwa w innych obszarach działalności (zadanie audytorów), poinformowanie pracowników jednostek audytowanych, przygotowanie ankiety audytoryjnej, której treść powinna odpowiadać przyjętemu zakresowi badań i równocześnie uwzględniać takie obiekty badawcze jak: znaczenie logistyki w kształtowaniu założeń działalności przedsiębiorstwa, [[:Kategoria:zarządzanie zasobami ludzkimi]], innowacyjność, współpraca z dostawcami i odbiorcami, komunikacja wewnątrz badanego przedsiębiorstwa oraz w kontaktach z kooperantami, gospodarka zapasami, rozliczenia finansowe, gospodarka odpadami (zadanie audytorów)
Realizacja badań	wykorzystanie ankiety do pozyskania informacji umożliwiających identyfikację kluczowych kryteriów oceny logistyki w badanym przedsiębiorstwie, określenie stanu pożądanego działalności logistycznej, identyfikacja aktualnego stanu logistyki w badanym przedsiębiorstwie (pogłębiona analiza przy równoczesnym wykorzystaniu informacji uzyskanych dzięki ankiecie audytoryjnej), porównanie stanu bieżącego ze stanem postulowanym oraz identyfikacja różnic na podstawie przyjętych kryteriów oceny, określenie proponowanych działań korygujących rozbieżności, opracowanie raportów częściowych (jeżeli są wymagane przez zlecającego) oraz raportu końcowego, całościowego, który powinien uwzględniać cele audytu, zakres, przebieg i wyniki analizy, a także wnioski i zalecenia dotyczące eliminowania ewentualnych zakłóceń
Sprawdzenie wyników badania	ocena poprawności przebiegu postępowania badawczego, porównanie zakresu zgromadzonych informacji z potrzebami wynikającymi z przyjętych celów audytu, wskazania dla rozwoju audytu w tej dziedzinie, monitorowanie efektów usprawnień (w dłuższym okresie)

Źródło: opracowanie własne.

Ze względu na wybór audytorów w praktyce można wyróżnić dwa sposoby realizacji: we własnym zakresie (określany jako autoaudyt) lub przez specjalistów z zewnątrz [A. Pabian, 1998, s. 234]. Stosując autoaudyt należy utworzyć odpowiedni zespół zadaniowy, w którego składzie znajdą się specjaliści z poszczególnych komórek zajmujących się działalnością logistyczną. Zespół taki może zostać wyodrębniony w oparciu o modele organizacji macierzowej, w której członkowie zespołu podlegają równocześnie kierownikowi zespołu i kierownikowi jednostki macierzystej lub organizacji zadaniowej, gdzie uczestnicy wyłączeni są całkowicie ze swoich codziennych zadań na czas pracy w zespole. Po zakończeniu prac zespół taki ulega rozwiązaniu, a jego członkowie powracają na dotychczasowe stanowiska pracy. Zasadniczym mankamentem autoaudytu jest jednak trudność w zapewnieniu obiektywizmu oceny.

W przypadku powierzenia prac badawczych specjalistom z zewnątrz powinni oni uwzględnić znaczenie, jakie dla zapewnienia odpowiedniej jakości i zakresu pozyskiwanych informacji ma współuczestnictwo specjalistów z komórek zajmujących się działalnością logistyczną w badanym przedsiębiorstwie. Obok odpowiedniego doświadczenia atutem pracowników badanej jednostki jest także znajomość jej specyfiki. Należy uzupełnić, że audytorami zewnętrznymi mogą być także pracownicy przedsiębiorstw współpracujących z badaną jednostką, kiedy konieczne jest wspomniane już dostosowanie partnerów w zakresie realizowanych procedur, posiadanego wyposażenia, świadczonych usług itp.

Przyjmując, że działalność logistyczna dotyczy przepływów dóbr, informacji oraz środków finansowych przez fazy zaopatrzenia, wytwarzania i dystrybucji, każde z wymienionych zagadnień powinno zostać poddane odrębnej analizie dla uzyskania pełniejszej informacji o całości. Koniecznym jest również zapewnienie systematyczności realizacji audytu.

Wyznaczając odpowiedni punkt odniesienia można posłużyć się obowiązującymi normami w zakresie zarządzania jakością, ale nie obejmują one jednak wszystkich obszarów w zakresie logistyki przedsiębiorstwa [W. Stölzle, 2000, s. 10]. Tworząc obraz stanu pożądanego działalności logistycznej można także wykorzystać klasyczną koncepcję trójkąta Nadlera (zwanej też koncepcją systemu idealnego Nadlera).

W określaniu punktu odniesienia użyteczny jest również benchmarking. Biorąc pod uwagę odmienne warunki funkcjonowania na różnych rynkach poszukiwanie wzorców powinno jednak zostać ograniczone do tej samej branży. Zasadniczą trudność może jednak stanowić pozyskanie stosownych informacji od konkurentów. Sposobem na przekonanie potencjalnego partnera jest zapewnienie wzajemnej wymiany doświadczeń.

Zgodnie z podejściem przedstawionym w pracy B. Krokera [2006], głównymi elementami raportu końcowego powinno być przedstawienie sytuacji bieżącej w zakresie logistyki jako całości lub w wybranym zakresie działań, którego dotyczył audyt, jak również stanu rekomendowanego (docelowego), do którego powinno przedsiębiorstwo dążyć. Raport końcowy powinien zawierać także informacje o warunkach, które powinny zostać spełnione, aby rekomendowany stan docelowy osiągnąć. Warunki takie mogą dotyczyć zmian organizacyjnych, doboru odpowiednich elementów infrastruktury, szkolenie personelu, przewidywanych nakładów związanych z wprowadzaniem zmian, informacji o działaniach, które powinny zostać podjęte, aby usprawnić przepływy dóbr i informacji.

Bibliografia

• Kroker B., Mapowanie jako narzędzie audytu logistycznego, Eurologistics, nr 5/2006
• Pabian A., Audyting logistyczny przedsiębiorstwa, w: Gospodarka Materiałowa i Logistyka, nr 11/1998
• Stölzle W., Audyt logistyczny - instrument oceny partnerów w łańcuchach dostaw, część 1 i 2, Logistyka, nr 3 i 4, 2000
• Twaróg J., Koncepcja zastosowania audytu logistycznego w przedsiębiorstwie przemysłowym, w: Gospodarka Materiałowa i Logistyka, nr 7 i 8/1998

Autor: Tomasz Małkus